Organiser une Journée de la sécurité étape par étape

Une Journée de la sécurité se prépare d’abord comme un événement à risques maîtrisés, puis comme une journée d’animations. Commencez par confirmer la date, le lieu et le programme avant de réserver les secours, les démonstrations et les équipements. Les autorisations, l’assurance, l’électricité et le plan d’évacuation doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, organisez les inscriptions, les bénévoles, la signalétique et le matériel par activité pour éviter les retards le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu de l’événement
2
Fixer le programme et les activités
3 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Réserver les services de secours et les démonstrations
2 personnes
5
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
6
Réserver les toilettes et la collecte des déchets
7
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
13
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
14
Élaborer le plan d’évacuation
2 personnes
15
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
16
Coordonner le contenu des démonstrations
3 personnes
17
Préparer les formulaires d’inscription
18
Créer les questions et les cartes de quiz
2 personnes
19
Trier le matériel par activité
3 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
23
Conserver les produits réfrigérés au frais
2 personnes
24
Préparer le matériel et les supports promotionnels
3 personnes
25
Imprimer la liste de contacts et les numéros d’urgence

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Contrôler le site
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Installer le stand d'information
2 personnes
31
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
32
Mettre en place le parcours de sécurité routière
3 personnes
33
Installer les activités pour enfants
3 personnes
34
Préparer la démonstration de sécurité incendie
3 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Aménager le point de restauration
4 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
39
Faire le briefing sécurité des bénévoles
3 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Gérer l'accueil et l'enregistrement
4 personnes
42
Présenter l’ouverture et le programme
2 personnes
43
Fournir les informations de premiers secours
2 personnes
44
Encadrer le parcours de sécurité routière
3 personnes
45
Accompagner la démonstration de sécurité incendie
3 personnes
46
Donner une explication sur la prévention des cambriolages
2 personnes
47
Expliquer la sécurité numérique
2 personnes
48
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
49
Animer les manches du quiz
2 personnes
50
Remettre les prix
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

57
Démonter les activités
5 personnes
58
Démonter les tentes et la signalisation
6 personnes
59
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
60
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
61
Emballer les restes de nourriture en toute sécurité
2 personnes
62
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Rassembler les clés du lieu et le matériel
2 personnes
65
Vider les équipements de refroidissement
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Stocker les produits non périssables restants
68
Trier les matériaux intacts
2 personnes
69
Suivi des informations des participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Poubellesqté 10
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Systèmes de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Mégaphone
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Extincteurs pour la démonstrationqté 3
Feux de circulationqté 2
Pompes à véloqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 10
Bouchons d'oreillesqté 100

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 20
Casques de véloqté 15
Vélosqté 6
Draisiennesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Craie de trottoirqté 12
Cerceaux d’agilitéqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 20
Bannière de bienvenue
Affiches d'activitésqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant de construire le programme : prévoyez au moins 8 semaines pour vérifier les autorisations, l’assurance, les déclarations et les prestataires de secours.
Séparez chaque démonstration dans une zone clairement balisée. Prévoyez les extincteurs, cônes, ruban de signalisation, gilets et trousses de premiers secours avant l’arrivée du public.
Testez l’électricité sur place au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez la puissance disponible pour la sonorisation, les microphones, le vidéoprojecteur, les ordinateurs et les multiprises.
Préparez le plan d’évacuation et la signalétique avant d’envoyer les invitations. Le jour J, imprimez les numéros d’urgence et donnez un talkie-walkie aux responsables des principales zones.
Triez le matériel par activité la veille, plutôt que de tout regrouper dans un même stock. Gardez les produits réfrigérés dans des glacières et rangez les denrées non périssables dans un espace identifié.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée de la sécurité ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, réserver les secours et les démonstrations, recruter les bénévoles et finaliser le plan d’évacuation.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la journée, après avoir fixé le programme et préparé les formulaires d’inscription. Fermez les inscriptions environ 5 jours avant afin d’estimer les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles.
Que faut-il vérifier pour les démonstrations de sécurité ?: Vérifiez au moins 2 semaines avant les zones de démonstration, les autorisations, l’alimentation électrique et le matériel de protection. Confirmez aussi les horaires et le contenu avec chaque intervenant 7 jours avant.
Comment répartir les bénévoles le jour de l’événement ?: Désignez un responsable par zone et prévoyez au minimum 2 bénévoles par activité accueillant du public. Envoyez la répartition et les consignes de sécurité 3 jours avant, puis faites un briefing de 30 minutes le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.