Veiligheidsdag organiseren: checklist en planning

Een Veiligheidsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen demonstraties en informatiestands plannen. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, hulpdiensten, vrijwilligers en een duidelijke veiligheidsinstructie. Op de dag zelf moeten bezoekersstromen, stroom, communicatie, EHBO en ontruiming kloppen. Met deze checklist werk je van datum en programma naar inschrijvingen, materialen, boodschappen en de laatste controle op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Evenementdatum en locatie bevestigen
Programma en activiteiten vastleggen
3 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Hulpdiensten en demonstraties boeken
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Toiletten en afvalinzameling reserveren
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Veiligheidsinstructie opstellen
2 personen
Ontruimingsroute uitwerken
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Demonstraties inhoudelijk afstemmen
3 personen
Inschrijfformulieren voorbereiden
Prijsvragen en quizkaarten maken
2 personen
Materialen per activiteit sorteren
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Koelproducten gekoeld bewaren
2 personen
Materialen en promotiemiddelen klaarzetten
3 personen
Contactlijst en noodnummers printen

Event

Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Informatiestand inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Verkeersveiligheidsparcours uitzetten
3 personen
Kinderactiviteiten klaarzetten
3 personen
Brandveiligheidsdemonstratie voorbereiden
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
Veiligheidsbriefing vrijwilligers geven
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Inloop en registratie begeleiden
4 personen
Opening en programma toelichten
2 personen
EHBO-informatie verzorgen
2 personen
Verkeersveiligheidsparcours begeleiden
3 personen
Brandveiligheidsdemonstratie begeleiden
3 personen
Inbraakpreventie uitleg geven
2 personen
Digitale veiligheid uitleg geven
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Quizrondes begeleiden
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Activiteiten afbouwen
5 personen
Tenten en bewegwijzering afbreken
6 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Locatiesleutels en materialen verzamelen
2 personen
Koelmaterialen leegmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven houdbare producten opslaan
Onbeschadigde materialen sorteren
2 personen
Deelnemersinformatie opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallaties
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Megafoon
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Brandblussers voor demonstratieaantal 3
Verkeerslichtenaantal 2
Fietspompenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Reddingsdekensaantal 10
Oordoppenaantal 100

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 20
Fietshelmenaantal 15
Fietsenaantal 6
Loopfietsenaantal 6
Springtouwenaantal 8
Stoepkrijtaantal 12
Behendigheidshoepelsaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Informatiebordenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Welkomstbanner
Activiteitenpostersaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de demonstraties vroeg vast en stem per activiteit af hoeveel ruimte, stroom, tafels en begeleiding nodig zijn. Zo ontdek je niet pas op de opbouwdag dat een beamer, geluidsinstallatie of verlengsnoer ontbreekt.
Maak naast een plattegrond ook een aparte ontruimingsroute. Markeer afzetpalen, afzetlint, verkeerskegels, nooduitgangen en verzamelpunten; print de plattegrond en contactlijst met noodnummers voor de organisatie.
Plan vrijwilligers in blokken en geef iedereen vóór de opening een korte veiligheidsinstructie. Zorg dat per activiteit minimaal één aanspreekpunt herkenbaar is met een veiligheidshesje en dat portofoons of een megafoon zijn getest.
Controleer stroompunten en kabelroutes vóór je apparatuur neerzet. Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, laptop, tablets, beamer en projectiescherm samen en leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo vast dat bezoekers er niet over struikelen.
Bewaar houdbare boodschappen apart van koelproducten en controleer de koelboxen op tijd. Sorteer materialen per activiteit, inclusief fietshelmen, fietspompen, werkhandschoenen, EHBO-koffers en oordoppen, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken tijdens het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Veiligheidsdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Boek hulpdiensten en demonstraties zodra het programma staat en stuur uitnodigingen nadat de belangrijkste onderdelen zijn bevestigd.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een Veiligheidsdag?: Plan minimaal EHBO-koffers, veiligheidshesjes, zaklampen, reddingsdekens en werkhandschoenen voor de organisatie. Voor afzettingen zijn afzetpalen, afzetlint en verkeerskegels nodig; stem aantallen af op de plattegrond en het aantal activiteiten.
Wanneer moet ik vrijwilligers indelen voor een Veiligheidsdag?: Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week vooraf en bevestig de diensten enkele dagen later nog een keer. Reserveer op de dag zelf tijd voor een gezamenlijke veiligheidsinstructie voordat bezoekers binnenkomen.
Hoe bereid ik een demonstratie voor op een Veiligheidsdag?: Leg per demonstratie vooraf de inhoud, duur, benodigde ruimte en materialen vast. Plan minimaal 1 technische test vóór de opening en controleer daarbij stroom, geluid, afzetting en de route voor bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.