Checklist pour organiser une Journée de la sécurité

Une Journée de la sécurité demande une préparation structurée, car les démonstrations, les flux de visiteurs et les consignes doivent être coordonnés. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis fixez le programme avant de réserver les secours et les intervenants. Dans les dernières semaines, répartissez les bénévoles, préparez la signalétique et vérifiez chaque activité avec son matériel. Cette checklist rassemble les 69 tâches et les 57 fournitures nécessaires, dans l’ordre où vous pouvez les traiter.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu de l’événement
Fixer le programme et les activités
3 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver les services de secours et les démonstrations
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Réserver les toilettes et la collecte des déchets
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Élaborer le plan d’évacuation
2 personnes
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Coordonner le contenu des démonstrations
3 personnes
Préparer les formulaires d’inscription
Créer les questions et les cartes de quiz
2 personnes
Trier le matériel par activité
3 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Conserver les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer le matériel et les supports promotionnels
3 personnes
Imprimer la liste de contacts et les numéros d’urgence

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer le stand d'information
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre en place le parcours de sécurité routière
3 personnes
Installer les activités pour enfants
3 personnes
Préparer la démonstration de sécurité incendie
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
Faire le briefing sécurité des bénévoles
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Gérer l'accueil et l'enregistrement
4 personnes
Présenter l’ouverture et le programme
2 personnes
Fournir les informations de premiers secours
2 personnes
Encadrer le parcours de sécurité routière
3 personnes
Accompagner la démonstration de sécurité incendie
3 personnes
Donner une explication sur la prévention des cambriolages
2 personnes
Expliquer la sécurité numérique
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Animer les manches du quiz
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter les activités
5 personnes
Démonter les tentes et la signalisation
6 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Emballer les restes de nourriture en toute sécurité
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rassembler les clés du lieu et le matériel
2 personnes
Vider les équipements de refroidissement
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les produits non périssables restants
Trier les matériaux intacts
2 personnes
Suivi des informations des participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Poubellesqté 10
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Systèmes de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Mégaphone
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Extincteurs pour la démonstrationqté 3
Feux de circulationqté 2
Pompes à véloqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 10
Bouchons d'oreillesqté 100

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 20
Casques de véloqté 15
Vélosqté 6
Draisiennesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Craie de trottoirqté 12
Cerceaux d’agilitéqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 20
Bannière de bienvenue
Affiches d'activitésqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de vérifier les déclarations, l’assurance, l’alimentation électrique et la disponibilité des services de secours.
Faites valider le programme des démonstrations 4 semaines avant l’événement. Pour chaque activité, notez la durée, la zone utilisée, le responsable et les équipements de sécurité requis, notamment les extincteurs, les cônes et les gilets.
Prévoyez une équipe de bénévoles avec une répartition écrite par créneau. Remettez à chaque responsable les consignes, les numéros d’urgence et un moyen de communication, comme un talkie-walkie rechargeable.
Testez l’installation électrique et la sonorisation la veille. Repérez les rallonges et multiprises, protégez les passages avec du ruban ou des poteaux de balisage et gardez les issues d’évacuation libres.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant. Conservez les produits réfrigérés au frais, séparez le matériel par activité et imprimez une liste de contacts de secours pour l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée de la sécurité ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les services de secours et les démonstrations peuvent nécessiter plusieurs échanges avant confirmation.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de prévoir l’accueil, les repas et les besoins particuliers.
Quand préparer le plan d’évacuation et la signalétique ?: Préparez un premier plan 3 à 4 semaines avant, puis vérifiez-le sur place la veille. Les sorties, les zones de démonstration, les toilettes, les points de rassemblement et les passages réservés aux secours doivent être clairement indiqués.
Que vérifier la veille d’une Journée de la sécurité ?: Contrôlez le matériel par activité, les extincteurs, les trousses de premiers secours, les moyens de communication et la sonorisation. Faites aussi un dernier test électrique et vérifiez que les denrées réfrigérées sont conservées au frais.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.