Zo organiseer je een veiligheidscongres

Begin met het programma en de datum, en werk daarna pas de locatie, sprekers en techniek uit. Voor een veiligheidscongres moeten presentaties, microfoons en projectie ruim vóór de congresdag getest zijn. Verzamel dieetwensen en parkeerinformatie via het aanmeldformulier, zodat je deelnemers niet op het laatste moment hoeft na te bellen. Plan de opbouw zo dat stoelen, tafels, badges en audiovisuele apparatuur gecontroleerd klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers bevestigen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
5
Techniek reserveren
6
Uitnodiging ontwerpen
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Programma naar sprekers sturen
13
Presentaties verzamelen
14
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Badges sorteren
2 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Koelproducten ophalen
2 personen
20
Presentaties testen
2 personen
21
Techniek laden
2 personen
22
Locatiesleutels ophalen
23
Zaal openen
2 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Podiumplek inrichten
3 personen
28
Projector en scherm plaatsen
2 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
31
Presentaties klaarzetten
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
35
Signalisatie ophangen
2 personen

Event

36
Sprekers ontvangen
2 personen
37
Registratiebalie bemannen
3 personen
38
Deelnemers verwelkomen
3 personen
39
Badges uitdelen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
43
Sprekers introduceren
44
Presentaties bedienen
45
Tijdschema bewaken
46
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
47
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
48
Koffiepauze opruimen
2 personen
49
Lunchbuffet openen
3 personen
50
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Lunchbuffet opruimen
3 personen
53
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
54
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
55
Borrelhapjes serveren
3 personen
56
Netwerkborrel bedienen
3 personen
57
Afsluitende toespraak begeleiden
58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Techniek demonteren
3 personen
63
Meubilair afbreken
4 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Toiletten controleren
2 personen
66
Locatie opleveren
2 personen
67
Materialen terugbrengen
2 personen
68
Huurapparatuur retourneren
2 personen
69
Overgebleven catering opslaan
2 personen
70
Deelnemers bedanken
71
Presentaties nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 12
Spreektafel
Biertafelsaantal 8
Statafelsaantal 10
Krukkenaantal 20
Garderoberekkenaantal 3
Sprekersstoelenaantal 6

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Klikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router
Portofoonsaantal 6
Geluidsisolatietapeaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 16
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
IJsblokjestangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Congresbanierenaantal 4
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Naambordhoudersaantal 12
Sprekersbordjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Podiumachterwand

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6
Staande lampenaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Handvegersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en bevestig sprekers daarna schriftelijk. Stuur het definitieve programma uiterlijk één week vooraf naar alle sprekers, zodat presentaties en wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Reserveer locatie, catering en techniek als één samenhangend geheel. Controleer of de zaal plaats biedt aan congresstoelen, spreektafel, projectiescherm en voldoende stroompunten voor beamer, laptop, mengpaneel en luidsprekers.
Maak het aanmeldformulier meteen compleet met dieetwensen, parkeerinformatie en eventuele contactgegevens. Verstuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen voor het congres; dat voorkomt losse vragen op de ochtend zelf.
Verzamel presentaties niet pas bij binnenkomst. Vraag ze uiterlijk 2 werkdagen vooraf op en test iedere presentatie met de gebruikte laptop, HDMI-adapters, klikker en beamer.
Plan de opbouw met een vaste controlevolgorde: eerst stoelen en tafels, daarna kabels en techniek, vervolgens badges en deelnemerslijst. Open de zaal minimaal 90 minuten voor aanvang en houd de eerste 30 minuten voor een volledige soundcheck vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veiligheidscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Plan sprekers, catering en techniek uiterlijk 6 weken vooraf; zo blijft er tijd voor aanmeldingen en wijzigingen.
Wanneer moet je de presentaties voor een veiligheidscongres verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 2 werkdagen voor het congres op. Test ze daarna op de congreslaptop met de beamer, HDMI-kabels, adapters en presentatieklikker.
Hoeveel tijd heb je nodig om een veiligheidscongres op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw en technische controle. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een soundcheck met draadloze microfoons, luidsprekers en het mengpaneel.
Wanneer verstuur je parkeerinformatie naar deelnemers?: Stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen voor het veiligheidscongres mee. Vermeld die informatie ook in de bevestiging of praktische deelnemersmail, zodat bezoekers niet op de congresdag hoeven te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.