Organiser un congrès sur la sécurité, étape par étape
Un congrès sur la sécurité se prépare d’abord autour du programme, des intervenants et des contraintes du lieu. Bloquez ces éléments avant d’ouvrir les inscriptions, puis prévoyez un suivi précis des participants et de leurs besoins alimentaires. Les oublis arrivent souvent dans les derniers jours : présentations non testées, badges mal triés, informations de parking envoyées trop tard ou câbles manquants. Ce plan vous aide à enchaîner les préparatifs jusqu’à l’ouverture de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Confirmer les intervenants
2 personnes
- 3
Réserver le lieu
- 4
Réserver le catering
- 5
Réserver la technique
- 6
Concevoir l’invitation
- 7
Créer le formulaire d’inscription
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Envoyer les infos de parking
- 12
Envoyer le programme aux intervenants
- 13
Rassembler les présentations
- 14
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
- 15
Imprimer la liste des participants
- 16
Trier les badges
2 personnes
- 17
Vérifier le matériel
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Récupérer les produits frais
2 personnes
- 20
Tester les présentations
2 personnes
- 21
Charger le matériel technique
2 personnes
- 22
Récupérer les clés du lieu
- 23
Ouvrir la salle
2 personnes
- 24
Installer les chaises
4 personnes
- 25
Installer les tables
3 personnes
- 26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 27
Aménager l’espace podium
3 personnes
- 28
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
- 29
Brancher les microphones
2 personnes
- 30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 31
Préparer les présentations
2 personnes
- 32
Mettre en place le point café
2 personnes
- 33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 34
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
- 35
Installer la signalisation
2 personnes
Événement
- 36
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 37
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
- 38
Accueillir les participants
3 personnes
- 39
Distribuer les badges
2 personnes
- 40
Servir le café et le thé
3 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
- 43
Présenter les intervenants
- 44
Animer les présentations
- 45
Veiller au planning
- 46
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
- 47
Préparer la pause café
3 personnes
- 48
Ranger la pause café
2 personnes
- 49
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
- 50
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
2 personnes
- 51
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 52
Ranger le buffet du déjeuner
3 personnes
- 53
Animer la table ronde
2 personnes
- 54
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
- 55
Servir les amuse-bouches
3 personnes
- 56
Servir le cocktail networking
3 personnes
- 57
Animer le discours de clôture
- 58
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 59
Rassembler les déchets
3 personnes
- 60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 61
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 62
Démonter l'équipement technique
3 personnes
- 63
Démonter le mobilier
4 personnes
- 64
Nettoyer la salle
4 personnes
- 65
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 66
Remettre le lieu en état
2 personnes
- 67
Rapporter le matériel
2 personnes
- 68
Retourner le matériel loué
2 personnes
- 69
Stocker la restauration restante
2 personnes
- 70
Remercier les participants
- 71
Renvoyer les présentations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises de conférenceqté 110
- Tables pliantesqté 12
- Table de prise de parole
- Tables de bièreqté 8
- Tables hautesqté 10
- Tabouretsqté 20
- Portantsqté 3
- Chaises des intervenantsqté 6
Équipement
- Vidéoprojecteurqté 2
- Écran de projectionqté 2
- Ordinateur portableqté 2
- Câbles HDMIqté 4
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Clic-clacqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 10
- Batteries externesqté 4
- Cliqueur de présentationqté 2
- Routeur wifi
- Talkies-walkiesqté 6
- Ruban d’isolation phoniqueqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 16
- Pichets à caféqté 6
- Carafes d’eauqté 12
- Pinces à glaçonsqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Louchesqté 8
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 8
- Poubellesqté 8
- Pains de glaceqté 20
Décoration
- Bannières de congrèsqté 4
- Panneau d’accueil
- Panneaux de directionqté 10
- Nappesqté 20
- Porte-nomsqté 12
- Panneaux pour les intervenantsqté 6
- Compositions floralesqté 6
- Fond de scène
Éclairage
- Barres lumineuses LEDqté 6
- Lampadairesqté 4
- Éclairage de secoursqté 2
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 3
- Serpillièresqté 3
- Aspirateur
- Balais à mainqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirmez les intervenants avant de concevoir l’invitation. Gardez une marge d’au moins 2 à 3 semaines pour les changements de contenu.
- Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable et relancez les personnes qui n’ont pas terminé leur formulaire. Arrêtez le suivi des besoins alimentaires environ 7 jours avant le congrès pour transmettre un chiffre fiable au traiteur.
- Demandez les présentations aux intervenants plusieurs jours avant l’événement et testez chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les adaptateurs, le cliqueur et les microphones, car ces petits éléments bloquent rapidement une session.
- Préparez les badges nominatifs et la liste des participants la veille, puis triez les badges dans l’ordre d’accueil. Envoyez les informations de parking et le programme final aux participants et aux intervenants au plus tard 48 heures avant l’ouverture.
- Le jour J, prévoyez un créneau d’installation d’au moins 90 minutes pour les chaises, les tables et la technique. Récupérez les clés, ouvrez la salle, testez le son et la projection avant l’arrivée du premier participant.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur la sécurité ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les intervenants, le catering et la technique. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les présentations et les informations pratiques.
- Quand faut-il envoyer les invitations à un congrès ?
- Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme prévisionnel sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Faites une relance 2 à 3 semaines avant la date limite d’inscription.
- Quand tester la technique d’un congrès ?
- Faites un premier test complet au moins 3 jours avant le congrès avec les présentations reçues. Refaites un contrôle sur place 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public, notamment pour le son, la projection et les connexions.
- Quand préparer les badges des participants ?
- Imprimez les badges la veille, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires vérifiés. Préparez également la liste des participants et classez les badges pour réduire l’attente à l’accueil.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !