Checklist voor een vegan foodfestival organiseren

Een vegan foodfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen foodtrucks en marktkramen reserveren. Je moet vergunningen, stroom en water, allergeneninformatie, aanmeldingen en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, leg daarna leveranciers vast en werk vanaf de evenementdag terug naar leveringen, verse boodschappen en mise-en-place. Met deze checklist houd je overzicht over de 72 taken en 59 benodigdheden in het plan, van partytenten en herbruikbaar servies tot koeling en betaalterminals.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Leveranciers vastleggen
2 personen
Foodtrucks en kramen reserveren
2 personen
Stroompunten en water regelen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Leveranciersinformatie versturen
Menu en allergenenkaarten maken
2 personen
Menuborden laten drukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappen bestellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Vrijwilligersinstructies versturen
Verse boodschappen ophalen
3 personen
Droge boodschappen controleren
2 personen
Groenten wassen en snijden
4 personen
Sauzen en dressings bereiden
3 personen
Marinades en kruidenmixen maken
2 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Koelwaren portioneren
2 personen
Kookapparatuur testen
2 personen
Koelkasten en koelboxen vullen
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Foodkramen plaatsen
4 personen
Kookstations inrichten
5 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Buffettafels dekken
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Gerechten afmaken
6 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Proefporties controleren
3 personen
Kassa en betaalpunten testen
2 personen
Toegang en bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Gerechten serveren
8 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet tijdig aanvullen
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussendoor schoonmaken
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Allergenen vragen beantwoorden
2 personen
Voorraad tussentijds controleren
2 personen
Laatste bestellingen verwerken
5 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
4 personen
Kookapparatuur uitschakelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Apparatuur reinigen
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Leveranciersmaterialen retourneren
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Servies afwassen en drogen
4 personen
Voorraad terugplaatsen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Facturen en bonnen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 20
Buffettafelsaantal 8
Kassatafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 250
Herbruikbare kommenaantal 150
Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 100
Vorkenaantal 250
Messenaantal 250
Lepelsaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 30
Opscheplepelsaantal 30

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 8
Elektrische bakplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 12
Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Blendersaantal 2
Contactgrillsaantal 3
Betaalterminalsaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koks messenaantal 12
Mengkommenaantal 16
Maatbekersaantal 8
Keukentangenaantal 12
Spatelsaantal 12
Pollepelsaantal 12
Keukenweegschalenaantal 4
Voedselbakkenaantal 40
Vershoudfolieaantal 6
Aluminiumfolieaantal 6
Etikettenaantal 300

Decoratie

Menubordenaantal 12
Allergenenkaartenaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Plantenaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
LED-lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Emmersaantal 8
Dweilenaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Handvegersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 20
Handwasstationsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en locatievoorzieningen voordat je leveranciers vastlegt. Noteer per kraam hoeveel stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen en wateraansluitingen nodig zijn, zodat je niet in de laatste week moet improviseren.
Open online aanmeldingen zodra datum, locatie en programma vaststaan. Verzamel dieetwensen en allergieën uiterlijk 7 dagen vooraf en verwerk die informatie op menu- en allergenenkaarten.
Maak de plattegrond minimaal 2 weken voor het festival. Plan foodtrucks, marktkramen, kassatafels, buffettafels, koelingen en afvalpunten zo dat bezoekers en leveringen elkaar niet kruisen.
Bevestig leveringen en vrijwilligersindeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Stuur daarna de instructies met starttijd, taakverdeling en contactpersoon; zo weet iedereen wie ontvangst, opbouw en uitgifte coördineert.
Plan verse boodschappen en voorbereidingen niet allemaal op de festivaldag. Haal verse ingrediënten op tijd op, controleer droge voorraad, bereid sauzen, dressings, marinades en desserts vooraf en portioneer koelwaren gekoeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vegan foodfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Reserveer foodtrucks en kramen zo vroeg mogelijk; de laatste 2 weken gebruik je voor aanmeldingen, drukwerk, vrijwilligers en logistieke controles.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vegan foodfestival?: Maak minimaal 3 dagen vooraf een indeling voor opbouw, ontvangst van leveranciers, publieksbegeleiding, uitgifte en afbouw. Het benodigde aantal hangt af van bezoekersaantal en het aantal kramen, maar plan per taak een verantwoordelijke plus een kleine reserve voor pauzes en uitval.
Wanneer moet ik allergenenkaarten en menuborden maken?: Verzamel leveranciersinformatie en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Maak daarna de menu- en allergenenkaarten en laat de menuborden drukken, zodat je vóór de opbouw kunt controleren of elk gerecht correct en zichtbaar is vermeld.
Wanneer moet ik de boodschappen en apparatuur voor een vegan foodfestival regelen?: Bestel houdbare boodschappen en controleer inductiekookplaten, bakplaten, warmhoudbakken, koelkasten, betaalterminals en kabels uiterlijk 7 dagen vooraf. Haal verse boodschappen kort voor het festival op en bevestig leveringen nogmaals 3 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.