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Veganes Foodfestival organisieren: die Checkliste

Ein veganes Foodfestival steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Ständen, Küche und Gelände. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Anschlüsse, bevor du Foodtrucks oder Marktstände fest reservierst. Danach folgen Anmeldungen, Menü- und Allergenkarten, Helferplanung sowie die Beschaffung von Geschirr und Kühltechnik. Kurz vor dem Termin entscheidet eine letzte Wetter-, Liefer- und Einkaufskontrolle, ob vor Ort alles einsatzbereit ist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Lieferanten festlegen

    2 Personen

  • Foodtrucks und Stände reservieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse und Wasser regeln

  • Geländeplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Lieferanteninformationen versenden

  • Menü- und Allergenkarten erstellen

    2 Personen

  • Speisekarten drucken lassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkäufe bestellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Anweisungen für Freiwillige versenden

  • Frische Einkäufe abholen

    3 Personen

  • Trockene Lebensmittel kontrollieren

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    4 Personen

  • Saucen und Dressings zubereiten

    3 Personen

  • Marinaden und Gewürzmischungen herstellen

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Kühlwaren portionieren

    2 Personen

  • Kochgeräte testen

    2 Personen

  • Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Essensstände aufstellen

    4 Personen

  • Kochstationen einrichten

    5 Personen

  • Strom und Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Buffet-Tische eindecken

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Allergeninformationen aushängen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Gerichte fertigstellen

    6 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Probierportionen prüfen

    3 Personen

  • Kasse und Bezahlstationen testen

    2 Personen

  • Zugang und Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Gerichte servieren

    8 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet rechtzeitig auffüllen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische zwischendurch reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Fragen zu Allergenen beantworten

    2 Personen

  • Bestand zwischendurch prüfen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen bearbeiten

    5 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    4 Personen

  • Kochgeräte ausschalten

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geräte reinigen

    4 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Lieferantenmaterialien zurückgeben

    2 Personen

  • Leihmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Geschirr spülen und trocknen

    4 Personen

  • Vorräte zurückstellen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Rechnungen und Belege sammeln

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 8
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 20
  • BuffetischeAnz. 8
  • KassentischeAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 250
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 150
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • WeingläserAnz. 100
  • GabelnAnz. 250
  • MesserAnz. 250
  • LöffelAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 30
  • ServierlöffelAnz. 30

Ausstattung

  • InduktionskochplattenAnz. 8
  • Elektrische BratplattenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 12
  • KühlschränkeAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • MixerAnz. 2
  • KontaktgrillsAnz. 3
  • KartenterminalsAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 12
  • KüchenmesserAnz. 12
  • RührschüsselnAnz. 16
  • MessbecherAnz. 8
  • KüchenzangenAnz. 12
  • SpatelAnz. 12
  • KellenAnz. 12
  • KüchenwaagenAnz. 4
  • LebensmittelboxenAnz. 40
  • FrischhaltefolieAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 6
  • EtikettenAnz. 300

Dekoration

  • MenükartenAnz. 12
  • AllergenkartenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 20
  • WimpelkettenAnz. 12
  • PflanzenAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LED-LaternenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfalltrennbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 8
  • WischmopsAnz. 8
  • BesensetsAnz. 6
  • HandfegerAnz. 6
  • ReinigungshandschuheAnz. 20
  • HandwaschstationenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strom- und Wasserbedarf fest, bevor du den Geländeplan abschließt. Induktionskochplatten, Bratplatten, Kühlschränke und Kaffeemaschinen brauchen eigene Anschlüsse und ausreichend Verlängerungskabel.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Allergene nicht erst am Veranstaltungstag. Verschicke die Lieferanteninformationen frühzeitig und drucke Menü- und Allergenkarten mit genügend Vorlauf.
  • Plane die Ausgabe getrennt von der Zubereitung: Buffetische, Kassentische, Servierschalen und Mehrweg-Geschirr müssen so stehen, dass sich Schlangen nicht vor den Kochstellen bilden.
  • Bestätige Lieferungen kurz vor dem Festival und teile den Freiwilligen ihre Aufgaben schriftlich mit. Eine kurze Anweisung mit Einsatzzeit, Standort und Zuständigkeit verhindert Rückfragen während der Ausgabe.
  • Teile frische und trockene Vorbereitungen auf die letzten Tage auf. Gemüse, Saucen, Marinaden, Desserts und Kühlwaren brauchen unterschiedliche Zeitpläne; prüfe außerdem am Vortag die Wettervorhersage.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein veganes Foodfestival organisieren?
Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Foodtrucks, Stromanschlüsse und Anmeldungen brauchen meist mehr Vorlauf als Einkäufe und Vorbereitungen.
Was braucht man für ein veganes Foodfestival an Ausstattung?
Plane mindestens Koch- und Kühltechnik, Warmhaltebehälter, Markt- oder Buffetische, Kassentische sowie Mehrweg-Teller, Schüsseln, Becher und Besteck ein. Prüfe den genauen Bedarf pro Stand spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin.
Wann sollte man Allergenkarten für ein veganes Foodfestival erstellen?
Erstelle sie, sobald Menüs und Lieferanten feststehen, idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher. So bleibt Zeit, Angaben zu Zutaten und Allergenen zu prüfen und die Speisekarten drucken zu lassen.
Wie viele Helfer braucht ein veganes Foodfestival?
Als grobe Planung kannst du pro Stand mindestens 2 Helfer für Ausgabe und Nachschub einteilen, zusätzlich 1 bis 2 Personen für Kasse, Gelände und Koordination. Bestätige die Einteilung spätestens 7 Tage vorher.

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