Veeteeltbeurs organiseren: checklist en planning

Een veeteeltbeurs vraagt om meer voorbereiding dan alleen stands en bezoekers. Je regelt tegelijk exposanten, dierenregistraties, verzorging, veiligheid, verkeer en catering. Begin met datum, locatie en exposantenlijst en werk daarna toe naar registratie, standindeling en het programma. Plan de dierenarts, afvalinzameling en stroomvoorziening ruim vooraf; die onderdelen worden vaak pas zichtbaar als de opbouw al begint. Gebruik deze checklist om alle 82 taken en 72 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bezoekersregistratie openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standruimte toewijzen
2 personen
Dierenregistraties verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
Dierenarts vastleggen
Catering bestellen
Afvalinzameling afspreken
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Bezoekersinformatie publiceren
Naambadges voorbereiden
2 personen
Standnummers printen
Routeborden printen
Deelnemerslijst printen
Dierenlabels voorbereiden
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Koelapparatuur controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Hekken en dierenpennen opbouwen
6 personen
Bodembedekking aanbrengen
4 personen
Voer- en drinkbakken plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Exposantenstands opbouwen
6 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Dieren aanvoeren
6 personen
Dieren controleren
3 personen
Dierenpennen vullen
4 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste schoonmaak uitvoeren
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Badges uitdelen
2 personen
Standhouders begeleiden
2 personen
Dierenverblijven controleren
3 personen
Dieren water geven
3 personen
Dieren voeren
3 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Informatiepunten bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Onveilige situaties afzetten
2 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Dieren klaarmaken voor vertrek
4 personen
Dieren terugladen
6 personen
Exposantenstands afbreken
6 personen
Hekken en pennen afbreken
6 personen
Voer en bodembedekking verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringrestanten opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Dierenverblijven reinigen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto- en deelnemersbestanden archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Baliebalie
Kledingrekkenaantal 4
Afzethekkenaantal 24

Dierenverzorging

Veepanelenaantal 30
Veegangenaantal 8
Voerbakkenaantal 20
Drinkbakkenaantal 20
Wateremmersaantal 20
Hooiruivenaantal 12
Halstersaantal 20
Touwenaantal 20
Kruiwagensaantal 4
Scheppenaantal 6
Hooivorkenaantal 6
Borstelsaantal 12
Dierenlabelsaantal 100
Vervoerkrattenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Portofoonsaantal 8
Handlampenaantal 6
Steekwagensaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Beursdoekenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Bloemstukkenaantal 8
Informatiebordenaantal 12
Standnummerhoudersaantal 30
Pijlbordenaantal 20

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Schenkkannenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Raamtrekkersaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Gehoorbeschermingaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 12

Registratie

Naambadgehoudersaantal 150
Polsbandjesaantal 300
Kassaboxenaantal 2
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 40
Tijdelijke bewegwijzeringaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de dierenregistraties niet pas bij binnenkomst. Verzamel de gegevens vooraf en maak dierenlabels klaar, zodat dieren en standplaatsen bij aankomst snel te koppelen zijn.
Maak de plattegrond nadat de standruimte is toegewezen en controleer daarna alle stroompunten. Zo voorkom je dat koelkasten, koffiezetapparaten of andere apparatuur op de verkeerde plek terechtkomen.
Regel dierenverzorging naast de standbouw: voorzie per verzorgingszone voer- en drinkbakken, wateremmers, hooiruiven en voldoende loopruimte voor kruiwagens.
Stuur exposanteninformatie en bezoekersinformatie op twee momenten: zodra de inschrijving opent en opnieuw uiterlijk één week voor de beurs. Vermeld daarin route, parkeren, standnummer en aankomsttijd.
Print opbouwmateriaal minimaal één werkdag vooraf. Leg standnummers, routeborden, deelnemerslijst, naambadges en dierenlabels per zone klaar, zodat je op locatie niet meer hoeft te sorteren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een veeteeltbeurs organiseren?: Start minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en exposantenlijst. Open de bezoekersregistratie ongeveer 8 weken vooraf en leg dierenarts, catering en verkeersplan uiterlijk 4 weken voor de beurs vast.
Wanneer moet ik dierenregistraties voor een veeteeltbeurs verzamelen?: Vraag dierenregistraties direct na aanmelding van een deelnemer op en sluit de verzameling uiterlijk 2 weken voor de beurs. Gebruik de laatste week om ontbrekende gegevens en dierenlabels te controleren.
Hoeveel voorbereidingstijd heb ik nodig voor de opbouw?: Reserveer minimaal één volledige opbouwdag wanneer je veepanelen, veegangen, stands, afzethekken en apparatuur plaatst. Plan daarnaast enkele uren op de beursdag voor een laatste controle van water, voer, stroom, routeborden en registratiebalie.
Wanneer moet ik catering voor een veeteeltbeurs bestellen?: Bestel catering uiterlijk 3 weken vooraf, zodra het verwachte bezoekers- en exposantenaantal bekend is. Verzamel dieetwensen eerder en geef de definitieve aantallen uiterlijk 7 dagen voor de beurs door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.