Checklist pour organiser un Salon de l’élevage

Un Salon de l’élevage demande une préparation plus précise qu’un simple événement professionnel : il faut coordonner les exposants, les visiteurs, les animaux et les équipements. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, l’attribution des stands et le plan de circulation. Les enregistrements des animaux, la présence d’un vétérinaire et les points d’eau doivent être réglés avant l’installation. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer l’espace de stand
2 personnes
Rassembler les enregistrements des animaux
2 personnes
Faire les réservations
Faire appel à un vétérinaire
Commander le catering
Organiser la collecte des déchets
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Publier les informations aux visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les numéros de stand
Imprimer les panneaux de direction
Imprimer la liste des participants
Préparer les étiquettes pour animaux
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier le matériel de réfrigération
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les barrières et les enclos pour animaux
6 personnes
Installer le revêtement de sol
4 personnes
Installer les gamelles et abreuvoirs
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands des exposants
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
Acheminer les animaux
6 personnes
Vérifier les animaux
3 personnes
Remplir les enclos pour animaux
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer le nettoyage final
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Encadrer les exposants
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
Abreuver les animaux
3 personnes
Nourrir les animaux
3 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Tenir les points d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Balisage des zones dangereuses
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
3 personnes

Suivi

Préparer les animaux pour le départ
4 personnes
Recharger les animaux
6 personnes
Démonter les stands des exposants
6 personnes
Démonter les clôtures et les piquets
6 personnes
Retirer la nourriture et la litière
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les restes du traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les enclos des animaux
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les photos et les fichiers des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Accueil
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 24

Soins aux animaux

Panneaux pour bovinsqté 30
Allées de circulationqté 8
Gamellesqté 20
Bacs à boissonsqté 20
Seaux d'eauqté 20
Râteliers à foinqté 12
Licolsqté 20
Cordesqté 20
Brouettesqté 4
Pellesqté 6
Fourches à foinqté 6
Brossesqté 12
Étiquettes pour animauxqté 100
Caisses de transportqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Diablesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières de salonqté 8
Nappesqté 24
Compositions floralesqté 8
Panneaux d'informationqté 12
Supports pour numéros de standqté 30
Panneaux indicateursqté 20

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de rangementqté 12
Carafesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de vitresqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 6

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Protection auditiveqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 12

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 300
Caissesqté 2
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Signalétique temporaireqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan des stands avant d’envoyer les informations aux exposants. Prévoyez les accès, les allées de circulation et les barrières de sécurité avant de numéroter les emplacements.
Traitez les inscriptions des visiteurs et des exposants au fil de l’eau, puis imprimez la liste des participants quelques jours avant l’ouverture. Gardez une version actualisée à l’accueil pour les changements de dernière minute.
Pour les animaux, ne vous limitez pas aux enregistrements : vérifiez les panneaux, les licols, les cordes, les seaux d’eau, les mangeoires à foin et les caisses de transport. Faites intervenir le vétérinaire suffisamment tôt pour confirmer les conditions d’accueil.
Commandez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires. Contrôlez aussi le nombre de gobelets, tasses, assiettes et couverts, ainsi que les machines à café, bouilloires, réfrigérateurs et glacières nécessaires.
Imprimez les badges, les numéros de stand, les panneaux de direction et les étiquettes pour animaux avant le montage. Prévoyez une marge d’au moins 10 % pour les inscriptions, exposants ou animaux ajoutés après l’impression.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de l’élevage ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Confirmez d’abord le lieu et la date, puis enchaînez avec les exposants, les inscriptions, les réservations et les besoins spécifiques liés aux animaux.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions visiteurs ?: Ouvrez les inscriptions 4 à 8 semaines avant le Salon de l’élevage. Cela vous laisse le temps de traiter les demandes, de recueillir les besoins alimentaires et d’estimer les quantités de restauration et de matériel d’accueil.
Quand faut-il finaliser le plan des stands ?: Finalisez-le idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors attribuer les espaces, imprimer les numéros de stand et envoyer aux exposants les informations pratiques concernant l’installation et la circulation.
Quel matériel prévoir pour les animaux le jour du salon ?: Prévoyez notamment des panneaux pour bovins, des allées de circulation, des gamelles, des seaux d’eau, des râteliers à foin, des licols, des cordes et des outils de nettoyage. Faites une vérification complète au moins 48 heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.