Vakcongres organiseren: checklist voor elke fase

Een vakcongres organiseren vraagt vooral om strakke opvolging tussen programma, sprekers, locatie, techniek en registratie. Leg eerst datum, zalen en programma vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en deelnemersinformatie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar presentaties, badges, catering en technische controles. Op de congresdag zelf bepalen een voorbereide registratiebalie, duidelijke bewegwijzering en een complete sprekersruimte hoeveel rust je team houdt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers en moderators bevestigen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Catering en dieetopties reserveren
2 personen
Technische benodigdheden vastleggen
2 personen
Website en registratie openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Presentaties en portretfoto's verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Badges en deelnemersmappen maken
3 personen
Programma laten drukken
Presentaties technisch controleren
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Laatste deelnemersbevestiging versturen
Cateringbestelling bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Sprekersruimte inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons en speakers testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Badges en mappen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Water en frisdrank koelen
2 personen
Buffet en borrelhapjes klaarzetten
4 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Tijdschema per sessie bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffiepauze opruimen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Deelnemers naar deelsessies verwijzen
2 personen
Deelsessies ondersteunen
4 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Buffet en tafels bijhouden
3 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
Laatste presentatie begeleiden
2 personen
Afsluiting en bedankwoord begeleiden
2 personen
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Presentatiematerialen veiligstellen
2 personen

Nazorg

Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Zaal opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Locatie volledig schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Deelnemersbedankmail versturen
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Congrestafelsaantal 16
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Statafelsaantal 12
Kleedkamervoorziening
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Presentatielaptopaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Klikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Buffetschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Keukentangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Deelnemersmappenaantal 110
Notitieblokkenaantal 110
Balpennenaantal 120
Programmaflyersaantal 120
Naamkaartjes tafelsaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

LED-staande lampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaaksponzenaantal 10
Vuilniszakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle uiterlijk één week voor het congres. Test per zaal de presentatielaptop, projector, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en klikker met de bestanden van alle sprekers.
Vraag dieetwensen direct bij de registratie uit en sluit de cateringbestelling niet eerder dan nodig, maar wel volgens de deadline van de cateraar. Neem de definitieve deelnemerslijst mee naar de bevestiging van aantallen.
Verstuur de sprekersbriefing minimaal 7 dagen vooraf. Zet daarin aanlevertijd, zaal, spreektijd, bestandsformaat en contactpersoon; zo voorkom je dat presentaties pas bij de registratiebalie binnenkomen.
Maak badges en deelnemersmappen pas nadat de deelnemerslijst een laatste controle heeft gehad. Reken op extra lege badges en controleer namen, organisaties en eventuele functietitels voordat het programma wordt gedrukt.
Reserveer opbouwtijd vóór de ontvangst van deelnemers. Zet zaalindeling, registratiebalie, stoelen, congrestafels, bewegwijzering en sprekersruimte klaar en controleer tegelijk stroompunten, verlengsnoeren en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vakcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Open de registratie zodra de kern van het programma vaststaat, zodat je daarna meerdere weken hebt voor aanmeldingen en deelnemerscommunicatie.
Wanneer moet ik sprekers voor een vakcongres bevestigen?: Bevestig sprekers en moderators idealiter 3 tot 6 maanden voor het congres. Vraag presentaties en portretfoto’s uiterlijk 2 weken vooraf op en stuur de definitieve briefing minimaal 7 dagen voor aanvang.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vakcongres?: Plan minimaal 3 uur voor een congres met meerdere zalen, techniek en catering. Bij projectoren, microfoons en een aparte registratiebalie is een technische controle vóór de deelnemers binnenkomen noodzakelijk.
Wanneer moet de laatste deelnemersbevestiging voor een vakcongres eruit?: Verstuur de laatste bevestiging 3 tot 5 werkdagen vooraf. Vermeld daarin aanvangstijd, locatie, programma, route of parkeren en eventuele praktische informatie over dieetwensen of badges.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.