Fachkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fachkongress braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Referenten, Räume und Technik voneinander abhängen. Lege zuerst Datum und Ablauf fest, reserviere anschließend Location und Ausstattung und öffne dann die Anmeldung. In den letzten Wochen zählen vor allem Teilnehmerdaten, Präsentationen, Diätwünsche und ein belastbarer Techniktest. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Redner und Moderatoren bestätigen
2 Personen
Location und Räume reservieren
Catering und Diätoptionen buchen
2 Personen
Technischen Bedarf festlegen
2 Personen
Website und Registrierung öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
Präsentationen und Porträtfotos sammeln
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Badges und Teilnehmermappen erstellen
3 Personen
Programm drucken lassen
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Sprecherbriefing versenden
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
Letzte Teilnehmerbestätigung verschicken
Cateringbestellung bestätigen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Sprecherraum einrichten
2 Personen
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
Beschilderung anbringen
2 Personen
Badges und Ordner bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Wasser und Erfrischungsgetränke kühlen
2 Personen
Buffet und Snacks bereitstellen
4 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
Zeitplan pro Session einhalten
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Kaffeepause aufräumen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Teilnehmende an die Breakout-Sessions verweisen
2 Personen
Teilsessions unterstützen
4 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Buffet und Tische im Blick behalten
3 Personen
Benutztes Geschirr abräumen
3 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
Letzte Präsentation begleiten
2 Personen
Abschluss und Dankeswort begleiten
2 Personen
Abreise der Teilnehmer begleiten
2 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Präsentationsmaterialien sichern
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
Raum aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Abfallcontainer leeren
2 Personen
Veranstaltungsort vollständig reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
KongresstischeAnz. 16
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
StehtischeAnz. 12
Umkleideraumausstattung
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

PräsentationslaptopAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KlickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
BuffetschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 20
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
LanyardsAnz. 120
TeilnehmermappenAnz. 110
NotizblöckeAnz. 110
KugelschreiberAnz. 120
ProgrammflyerAnz. 120
Namensschilder für TischeAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungsschwämmeAnz. 10
MüllsackhalterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Vortragslängen und Pausen zuerst fest. Bestätige Referenten und Moderatoren möglichst mehrere Wochen vor dem Kongress, damit du Ersatz und Briefings einplanen kannst.
Öffne die Registrierung erst, wenn Räume, Teilnahmeablauf und Catering-Grundlage feststehen. Aktualisiere die Teilnehmerliste laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der letzten Anmeldebestätigung.
Prüfe jede Präsentation vor dem Veranstaltungstag auf dem vorgesehenen Präsentationslaptop. Teste Projektoren, Leinwände, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Adapter und den Klicker gemeinsam statt nur einzeln.
Plane den Aufbau mit einem festen Zeitfenster am Vortag oder frühen Veranstaltungstag. Registrierungstheke, Beschilderung, Sitzordnung, Sprecherraum und Garderobe müssen vor dem Eintreffen der ersten Gäste einsatzbereit sein.
Bestätige Catering und Technik kurz vor dem Kongress noch einmal schriftlich. Vergessen werden häufig Wasser am Rednertisch, passende Gläser, Verlängerungskabel, Powerbanks und eine Lösung für unterschiedliche Ernährungswünsche.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fachkongress organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Die Anmeldung sollte spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress geöffnet sein.
Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Setze eine Frist von 7 bis 14 Tagen vor dem Kongress. So bleibt Zeit, Dateien zu sammeln, technisch zu prüfen und bei fehlenden Formaten nachzufassen.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Fachkongress?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für Pausen und Vortragstische ein. Die genaue Menge hängt von Kongressdauer, Catering und Raumtemperatur ab.
Wann sollte die Teilnehmerliste finalisiert werden?: Erstelle 7 Tage vorher einen vorläufigen Stand und verschicke die letzte Teilnehmerbestätigung 2 bis 3 Tage vor Beginn. Für Badges, Teilnehmermappen und Catering solltest du danach nur noch notwendige Änderungen übernehmen.

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