Vakcongres organiseren: checklist en planning

Een vakcongres vraagt vooral om strakke afstemming tussen programma, sprekers, deelnemers en techniek. Leg eerst datum, zalen en programma vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je presentaties, naamkaartjes, dieetwensen en de volledige deelnemerslijst. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat gebeurt: adapters, microfoons, routebordjes, gekoelde dranken en een duidelijke briefing voor sprekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers bevestigen
Presentatietitels verzamelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van deelnemers beantwoorden
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Catering bestellen
Dranken bestellen
Techniek reserveren
Presentaties verzamelen
Programma afdrukken
2 personen
Routebordjes afdrukken
Welkomstpakket samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering bevestigen
Sprekersbriefing versturen
Locatie openen
2 personen
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte klaarzetten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Techniekhandleiding klaarleggen
Versiering ophangen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Welkomstpakket klaarleggen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Registratie bemannen
4 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Tijdschema bijhouden
Vragen uit de zaal begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dinerbuffet begeleiden
4 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Netwerktafels bijhouden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Zalen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren
Zalen schoonmaken
3 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Presentaties archiveren
Deelnemersbedankmail versturen
Foto's en materialen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 12
Statafelsaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Podiumdelenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Clickeraantal 2
Laptopladersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveertraysaantal 8

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Naamkaartjesaantal 140
Naambadgehoudersaantal 140
Programmafoldersaantal 150
Notitieblokkenaantal 140
Balpennenaantal 160
Routebordjesaantal 12
Tafeldecoratieaantal 18

Verlichting

Ledspotsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de datum, zalen en het programma. Reserveer per onderdeel genoeg ruimte voor registratie, pauzes en eventuele parallelle sessies.
Verzamel presentatietitels en bestanden niet pas op de congresdag. Vraag sprekers om hun presentatie uiterlijk 3 werkdagen vooraf aan te leveren en test alles op de presentatielaptop.
Sluit de deelnemersregistratie 3 tot 5 werkdagen voor het congres af. Gebruik de definitieve lijst voor naamkaartjes, welkomstpakketten, catering en een aparte controle van dieetwensen.
Test techniek in de zaal voordat deelnemers binnenkomen: projector, scherm, microfoons, luidsprekers, mengpaneel, clicker, HDMI-kabels en USB-C-adapters. Leg minstens één reservekabel en laptoplader klaar.
Open de locatie minimaal 2 uur voor de eerste ontvangst. Inspecteer zaal en foyer, plaats routebordjes en registratietafels, koel dranken en controleer of stoelen, tafels, glazen, kopjes en thermoskannen klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een vakcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, zalen en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra programma en aanmeldformulier klaar zijn, meestal 6 tot 8 weken voor het congres.
Wanneer moet ik de catering voor een vakcongres bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf op basis van de verwachte aanmeldingen. Bevestig aantallen, dieetwensen en levertijd nogmaals 3 tot 5 werkdagen voor de congresdag.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer ze op de presentatielaptop. Plan op de congresdag zelf nog 30 tot 60 minuten voor een laatste technische controle.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een vakcongreslocatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur vóór de ontvangst voor openen, inspectie en opbouw. Reken extra tijd als podiumdelen, veel stoelen, registratietafels of uitgebreide audiovisuele techniek geplaatst moeten worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.