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Fachkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fachkongress braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Programm, Räume und Referenten hängen voneinander ab. Öffne die Anmeldung erst, wenn Titel, Ablauf und Teilnahmebedingungen feststehen. In den letzten zwei Wochen prüfst du Technik, Präsentationen, Catering und Namensschilder parallel. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Saalbesichtigung am Veranstaltungstag und hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationstitel sammeln

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Fragen der Teilnehmenden beantworten

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Catering bestellen

  • Getränke bestellen

  • Technik reservieren

  • Präsentationen sammeln

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Wegweiser drucken

  • Willkommenspaket zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering bestätigen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Foyer inspizieren

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich vorbereiten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Technikhandbuch bereitlegen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Willkommenspaket bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Registrierung besetzen

    4 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Sprecher technisch unterstützen

    2 Personen

  • Zeitplan einhalten

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Abendbuffet betreuen

    4 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Netzwerktische betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Säle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering verpacken

    2 Personen

  • Leihmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Präsentationen archivieren

  • Dankesmail an die Teilnehmer versenden

  • Fotos und Materialien teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 140
  • TischeAnz. 18
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • BarhockerAnz. 12
  • StehtischeAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 18
  • BühnenelementeAnz. 4

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • USB-C-AdapterAnz. 3
  • ClickerAnz. 2
  • Laptop-LadegeräteAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 140
  • WassergläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 140
  • TellerAnz. 160
  • BestecksetsAnz. 160
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 140
  • NamensschildhalterAnz. 140
  • ProgrammhefteAnz. 150
  • NotizblöckeAnz. 140
  • KugelschreiberAnz. 160
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 18

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MüllbeutelhalterAnz. 8
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Referenten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress fest. Sammle Präsentationstitel früh, damit Einladungen und Anmeldeformular vollständige Informationen enthalten.
  • Plane die Anmeldung nicht nur technisch: Prüfe eingehende Anmeldungen täglich und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin für das Catering.
  • Fordere Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn an und verschicke danach ein Sprecherbriefing. So lassen sich fehlende Dateien, Adapter oder besondere Mikrofonwünsche noch klären.
  • Bereite Namensschilder, Teilnehmerliste, Programm und Wegweiser am Vortag vor. Drucke bei erwarteten Änderungen einige zusätzliche Exemplare und halte die digitale Teilnehmerliste griffbereit.
  • Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem ersten Programmpunkt. Kontrolliere Saal und Foyer, stelle Registrierungstische auf und teste Projektor, Präsentationslaptop, Mikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und USB-C-Adapter.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fachkongress organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Räume, Referenten und Programm sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Einladungen und Anmeldung rechtzeitig starten können.
Wann sollte die Anmeldung für einen Fachkongress geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular, sobald Datum, Programm, Referenten und Teilnahmeinformationen bestätigt sind – meist 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress. Ernährungswünsche solltest du bis spätestens 7 Tage vorher abfragen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Fachkongress?
Plane für die Ankunft und die erste Kaffeepause etwa 0,5 Liter Wasser pro Person ein. Für einen halben Kongresstag sind insgesamt ungefähr 1 bis 1,5 Liter Getränke pro Person ein realistischer Ausgangspunkt; bei warmen Räumen entsprechend mehr.
Wann sollte die Technik für einen Fachkongress geprüft werden?
Teste die komplette Technik am Vortag, wenn möglich mit dem Präsentationslaptop und einer echten Präsentation. Am Veranstaltungstag folgt mindestens 60 Minuten vor Beginn ein kurzer Funktionstest von Bild, Ton, Mikrofonen, Clicker und Anschlüssen.

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