Vaisakhi-viering organiseren: checklist en planning

Een Vaisakhi-viering vraagt om meer dan een programma en eten alleen. Je regelt de locatie, controleert de vergunning, verdeelt vrijwilligers en stemt muziek, registratie en catering op elkaar af. Vooral dieetwensen, warme gerechten en geluidsapparatuur lopen snel vertraging op als je ze pas in de laatste week controleert. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in volgorde te plannen en op de dag zelf met duidelijke rollen te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunning controleren
Programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muzikanten bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Keukenmateriaal controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Versiering inkopen
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Muziekbestanden klaarzetten
Programma afdrukken
Registratielijst afdrukken
Groenten wassen
4 personen
Groenten snijden
5 personen
Rijst en linzen voorbereiden
3 personen
Deeg voor roti maken
3 personen
Kruiden en sauzen klaarzetten
2 personen
Warme gerechten bereiden
6 personen
Roti afbakken
4 personen
Salades bereiden
3 personen
Desserts portioneren
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Gebedsruimte inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Entree bewegwijzeren
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Kirtan begeleiden
4 personen
Vaisakhi-toespraak verzorgen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Bhangraworkshop begeleiden
3 personen
Buffet openen
3 personen
Langar serveren
8 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies ophalen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Gastoptredens aankondigen
Dankwoord uitspreken
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten koelen
3 personen
Buffet afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Keuken schoonmaken
5 personen
Ruimte schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Materialen droog opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 140
Buffettafelsaantal 6
Registratietafel
Tafelkleedsetsaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Schoottafelsaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 160
Diepe kommenaantal 160
Drinkglazenaantal 180
Kopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 24

Keuken

Grote kookpannenaantal 8
Braadpannenaantal 4
Snijplankenaantal 8
Koksmesetsaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Warmhoudbakkenaantal 12
Maatbekersaantal 6
Keukenweegschalenaantal 2
Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Vaisakhi-vlaggenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Tafelbloemversieringaantal 14
Welkomstbord
Programmabordenaantal 6
Naambordjesaantal 160
Pennenaantal 20
Kleurplatenaantal 60

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie en vergunning minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen of koken, gasbranders, geluidsversterking en het plaatsen van buffettafels zijn toegestaan.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 10 dagen vooraf en verzamel tegelijk dieetwensen. Bereken daarna de cateringhoeveelheden, label dieetmaaltijden en maak een aparte boodschappenlijst voor verse producten.
Plan de keuken in tijdsblokken: groenten wassen en snijden, rijst en linzen voorbereiden, roti-deeg maken en warme gerechten bereiden. Begin met de voorbereidingen die kunnen wachten en houd de laatste 60 tot 90 minuten vrij voor opwarmen en uitserveren.
Wijs vrijwilligers per taak toe en geef de registratielijst, het programma en de indeling minstens 30 minuten voor opening aan de verantwoordelijken. Reserveer daarnaast iemand voor het aanvullen van servies, drinken en buffetschalen.
Test speakers, microfoons, statieven, mengpaneel en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor met het volledige programma. Zet muziekbestanden klaar op één afgesproken apparaat en leg een reservekabel en reserve-oplossing voor afspelen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Vaisakhi-viering organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en het programma. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 10 dagen voor de viering aantallen en dieetwensen kunt vastleggen.
Wanneer moet ik de catering voor Vaisakhi berekenen?: Maak de eerste berekening zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en werk die 10 dagen vooraf bij op basis van de aanmeldingen. Controleer de hoeveelheden opnieuw na het sluiten van de registratie en plan verse boodschappen pas kort voor de viering.
Wanneer controleer ik de geluidsapparatuur voor een Vaisakhi-programma?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf met de microfoons, speakers, het mengpaneel en de muziekbestanden. Doe op de dag zelf nog een korte test van ongeveer 30 minuten voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de Vaisakhi-locatie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, buffetten, versiering en geluidsapparatuur. Begin met de opstelling en techniek; houd daarna minstens 30 minuten over voor een laatste controle van programma, eten en dieetlabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.