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Vaisakhi-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Vaisakhi-Feier braucht früh klare Zuständigkeiten: Raum, Genehmigung, Programm und Musiker müssen stehen, bevor Einladungen verschickt werden. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Freiwillige und die genaue Cateringmenge. Plane außerdem Zeit für Küche, Technik und Registrierung ein – Reis, Linsen, Roti-Teig und warme Gerichte lassen sich nicht erst kurz vor Beginn erledigen. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Genehmigung prüfen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musiker bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Küchenausrüstung überprüfen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Musikdateien bereitlegen

  • Programm drucken

  • Registrierungsliste drucken

  • Gemüse waschen

    4 Personen

  • Gemüse schneiden

    5 Personen

  • Reis und Linsen vorbereiten

    3 Personen

  • Teig für Roti zubereiten

    3 Personen

  • Kräuter und Saucen bereitstellen

    2 Personen

  • Warme Gerichte zubereiten

    6 Personen

  • Roti backen

    4 Personen

  • Salate zubereiten

    3 Personen

  • Desserts portionieren

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    4 Personen

  • Gebetsraum einrichten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Eingang beschildern

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Kirtan begleiten

    4 Personen

  • Vaisakhi-Rede halten

  • Kinderaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Bhangra-Workshop begleiten

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    3 Personen

  • Langar servieren

    8 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr abholen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Musikprogramm organisieren

    2 Personen

  • Gastauftritte ankündigen

  • Dankeswort sprechen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste kühlen

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    5 Personen

  • Raum reinigen

    5 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Materialien trocken lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 14
  • KlappstühleAnz. 140
  • BuffetischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • TischdeckensetsAnz. 20
  • KleiderständerAnz. 2
  • SchiebetischeAnz. 12

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 160
  • Tiefe SchalenAnz. 160
  • TrinkgläserAnz. 180
  • TassenAnz. 100
  • MesserAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • LöffelAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 24

Küche

  • Große KochtöpfeAnz. 8
  • BratpfannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 8
  • Kochmesser-SetsAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 24
  • WarmhaltebehälterAnz. 12
  • MessbecherAnz. 6
  • KüchenwaagenAnz. 2
  • GasbrennerAnz. 4
  • GasflaschenAnz. 4

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Mobile LadegeräteAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • Vaisakhi-FlaggenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TischblumendekorationAnz. 14
  • Willkommensschild
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 160
  • StifteAnz. 20
  • MalvorlagenAnz. 60

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und kläre sofort, ob für Musik, Kochen mit Gasbrennern oder eine größere Versammlung eine Genehmigung nötig ist.
  • Setze einen Anmeldeschluss etwa 10 Tage vor der Feier. So kannst du Portionen berechnen, Ernährungswünsche erfassen und Diätmahlzeiten eindeutig kennzeichnen.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch direkt am Eingang ein und drucke die Teilnehmerliste spätestens am Vortag. Rechne zusätzlich mit 1 bis 2 Personen, die verspätete Gäste aufnehmen.
  • Teste Tonanlage, Funkmikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor Beginn. Lege Musikdateien und das gedruckte Programm ebenfalls vor dem Einlass bereit.
  • Teile Küchenaufgaben in feste Zeitblöcke ein: Gemüse waschen und schneiden, Reis und Linsen vorbereiten, Roti-Teig ansetzen und warme Gerichte kochen. Prüfe Kochtöpfe, Pfannen, Warmhaltebehälter und Gasflaschen am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Vaisakhi-Feier planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Genehmigung und Programm. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor der Feier verschickt werden.
Wann sollte der Anmeldeschluss für eine Vaisakhi-Feier sein?
Setze den Anmeldeschluss ungefähr 10 Tage vor dem Termin. Dann bleiben noch 7 bis 9 Tage, um Cateringmengen und Ernährungswünsche auszuwerten.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung des Essens?
Plane für Gemüse, Reis, Linsen, Roti-Teig und warme Gerichte mindestens 4 bis 6 Stunden Küchenzeit ein. Die benötigten Geräte und Gasflaschen sollten bereits am Vortag geprüft werden.
Wann sollte die Technik bei einer Vaisakhi-Feier getestet werden?
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Kabel mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Für die Registrierung und den Soundcheck sollten die verantwortlichen Freiwilligen zu diesem Zeitpunkt bereits vor Ort sein.

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