Vaderdagmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een Vaderdagmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en een datum. Je regelt standhouders, aanmeldingen, standplaatsen, vergunningen, stroom, parkeerinformatie en communicatie met de buurt. Ook de voorraad verdient aandacht: houdbare producten kun je eerder kopen, terwijl dranken en verswaren gekoeld moeten blijven. Gebruik deze checklist om de markt stap voor stap voor te bereiden en voorkom dat praktische zaken pas op de marktdag aan het licht komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktdatum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen indelen
2 personen
Reserveringen maken
Standhouders bevestigen
Plattegrond maken
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Stroompunten inventariseren
Afvalpunten bepalen
Parkeerinformatie publiceren
Buurtbewoners informeren
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Programma opstellen
Leveranciers bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Dranken en verswaren kopen
2 personen
Gereedschap verzamelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Kassawisselgeld voorbereiden
Plattegrond en borden printen
Weersverwachting controleren
Standhouders herinneren

Event

Terrein openen voor leveranciers
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Marktkramen plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Betaalterminals testen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Opening aankondigen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koelboxen controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Programmaonderdelen aankondigen
Standhouders informeren over sluiting
Laatste consumpties serveren
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Stroomkabels verwijderen
2 personen
Routeborden ophalen
2 personen
Geleende materialen registreren
Materialen reinigen
3 personen
Materialen drogen en opslaan
2 personen
Retourmaterialen verpakken
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Facturen en bonnetjes verzamelen
Standhouders informeren over gevonden spullen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Kassatafel
Informatiebalie
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Acculampenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Oplaadadaptersaantal 4

Keuken

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks мessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Vaderdagbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Krijtbordenaantal 8
Krijtmarkersaantal 12
Bloempottenaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 10
Batterijlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Kabelbruggenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Handvegersaantal 4

Veiligheid

Verbanddozenaantal 2
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktdatum, openingstijden en aanmelddeadline direct vast en publiceer die tegelijk. Zo weten standhouders wanneer ze moeten reageren en houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken.
Maak de indeling pas definitief nadat de standhouders zijn bevestigd. Houd per stand rekening met de benodigde ruimte, een marktkraam of tafel, toegang tot stroom en voldoende loopruimte.
Controleer vergunningen en verzekeringsgegevens enkele weken vóór de markt. Wacht niet tot de opbouwdag met het inventariseren van stroompunten, afvalpunten en parkeerinformatie.
Plan de communicatie in meerdere momenten: stuur uitnodigingen, bevestig deelname en publiceer daarna de plattegrond, bereikbaarheid en praktische informatie. Vermeld ook wanneer standhouders aanwezig moeten zijn voor de opbouw.
Koop houdbare voorraad eerder en bewaar gekoelde boodschappen pas kort voor gebruik in koelboxen of een andere geschikte koeling. Controleer daarnaast vooraf koffiezetapparaten, waterkokers, betaalterminals, verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Vaderdagmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, tijden, vergunningen en het benaderen van standhouders. Plan de definitieve indeling en leveranciersbevestigingen uiterlijk 2 weken voor de markt.
Wanneer moet ik standhouders voor een Vaderdagmarkt uitnodigen?: Stuur de eerste uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf en geef ongeveer 2 weken de tijd om aan te melden. Bevestig de deelname daarna binnen 3 werkdagen, zodat je de standplaatsen kunt indelen.
Wat moet ik een week voor de Vaderdagmarkt controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de plattegrond, vergunningen, verzekeringsgegevens, stroompunten, afvalpunten en parkeerinformatie. Bevestig ook leveranciers en controleer of alle materialen en apparatuur beschikbaar zijn.
Wanneer koop ik eten en drinken voor een Vaderdagmarkt?: Koop houdbare producten enkele dagen tot een week vooraf en haal dranken en verswaren zo kort mogelijk voor de markt. Bewaar gekoelde producten direct gekoeld en controleer de voorraad opnieuw op de dag vóór de markt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.