Checklist pour organiser un Marché de la Fête des pères

Un Marché de la Fête des pères demande surtout une bonne coordination entre exposants, accueil et logistique. Cette checklist de 84 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’annonce de la date jusqu’au rangement du matériel. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, emplacements, alimentation électrique, déchets, stationnement et informations aux riverains. Préparez les achats et le matériel suffisamment tôt pour éviter les courses de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires du marché
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les emplacements
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les exposants
Créer le plan
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Recenser les points d’alimentation électrique
Déterminer les points de déchets
Publier les informations de stationnement
Informer les riverains
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Élaborer le programme
Confirmer les fournisseurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Acheter des boissons et des produits frais
2 personnes
Rassembler les outils
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Préparer la monnaie de caisse
Imprimer le plan et les panneaux
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les exposants

Événement

Ouvrir le site aux fournisseurs
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les glacières
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Annoncer les éléments du programme
Informer les exposants de la fermeture
Servir les dernières consommations
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer les câbles électriques
2 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
2 personnes
Enregistrer le matériel emprunté
Nettoyer le matériel
3 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Emballer le matériel de retour
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures et les reçus
Informer les exposants des objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Table de caisse
Bureau d’information
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Téléphones portablesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Lampes sur batterieqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Adaptateurs de chargeqté 4

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Bannières pour la fête des pèresqté 4
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Pots de fleursqté 12
Compositions floralesqté 12
Décoration de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Lampes à batterieqté 8
Piles de rechangeqté 24
Passages de câblesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gants de travailqté 8
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date, les horaires et le formulaire d’inscription dès que possible : prévoyez au moins 3 semaines pour recueillir les réponses des exposants et traiter les besoins alimentaires.
Confirmez les exposants après avoir réparti les emplacements. Gardez un plan à jour avec les stands, les tables, le bureau d’information et les points d’alimentation électrique.
Vérifiez les autorisations et les informations d’assurance avant toute communication finale. Faites cette vérification au moins 2 semaines avant le marché afin de pouvoir corriger un dossier incomplet.
Ne vous limitez pas aux stands : prévoyez aussi les tables hautes, chaises, caisses de rangement, gobelets réutilisables et vaisselle pour l’accueil et le service. Contrôlez le matériel quelques jours avant l’installation.
Achetez les produits longue conservation en avance, puis les boissons et produits frais peu avant le marché. Stockez immédiatement les produits frais au frais et vérifiez les terminaux de paiement, rallonges, multiprises et adaptateurs de charge.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Marché de la Fête des pères ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de publier les horaires, ouvrir les inscriptions, contacter les exposants, vérifier les autorisations et finaliser le plan.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez le formulaire ouvert pendant environ 2 semaines, puis gardez 7 jours pour traiter les inscriptions et confirmer les exposants. Vous pourrez ainsi répartir les emplacements et recueillir les besoins alimentaires sans précipitation.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les produits longue conservation plusieurs jours à l’avance. Les boissons et produits frais peuvent être achetés 1 à 2 jours avant le marché, puis stockés au frais jusqu’à l’installation.
Que vérifier la veille d’un Marché de la Fête des pères ?: La veille, contrôlez le plan, les emplacements, les autorisations, le matériel et les réservations. Testez aussi les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises, les machines à café et les lampes sur batterie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.