Checklist para organizar el Mercado del Día del Padre

Organizar un Mercado del Día del Padre requiere coordinar expositores, puestos, permisos, compras y atención al público en un orden concreto. Esta checklist reúne 84 tareas y 63 materiales para que puedas avanzar desde la publicación de la fecha hasta el cierre del mercado. Incluye aspectos que suelen quedar para el último momento, como las preferencias dietéticas, los puntos de corriente, los residuos, el estacionamiento y la conservación de los productos frescos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y los horarios del mercado
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos
2 personas
Hacer reservas
Fijar los soportes de los puestos
Hacer el plano
Comprobar permisos
Comprobar los datos del seguro
Inventariar los puntos de corriente
Determinar puntos de residuos
Publicar información de estacionamiento
Informar a los vecinos
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Elaborar el programa
Confirmar proveedores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Comprar bebidas y productos frescos
2 personas
Reunir herramientas
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Preparar el cambio de caja
Imprimir plano y carteles
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los expositores

Evento

Abrir el recinto a los proveedores
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar los puestos del mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Probar los terminales de pago
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar las neveras portátiles
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Anunciar las partes del programa
Informar a los expositores sobre el cierre
Servir las últimas bebidas
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar los cables de alimentación
2 personas
Recoger los carteles de ruta
2 personas
Registrar materiales prestados
Limpiar los materiales
3 personas
Secar y guardar los materiales
2 personas
Empaquetar los materiales de devolución
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recopilar facturas y recibos
Informar a los expositores sobre los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 8
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 40
Mesa de caja
Punto de información
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Terminales de pagocant. 2
Teléfonos móvilescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Lámparas con bateríacant. 6
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Adaptadores de cargacant. 4

Cocina

Jarras de aguacant. 8
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 10
Banners para el Día del Padrecant. 4
Mantelescant. 20
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Macetascant. 12
Arreglos floralescant. 12
Decoración de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 10
Lámparas de bateríacant. 8
Baterías de repuestocant. 24
Puentes de cablecant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Escobas de manocant. 4

Seguridad

Botiquinescant. 2
Extintorescant. 2
Guantes de trabajocant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Conoscant. 12

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha, los horarios y el formulario de inscripción con varias semanas de margen. Así tendrás tiempo para gestionar las solicitudes, recoger las preferencias dietéticas y asignar los puestos sin improvisar.
Haz el plano después de confirmar los expositores y comprueba que cada puesto tenga espacio, mesa, corriente y acceso adecuados. Revisa también dónde colocarás el punto de información, la mesa de caja y los residuos.
Comprueba los permisos, los datos del seguro y la información de estacionamiento antes de anunciar el mercado. Informa a los vecinos con antelación para evitar problemas el día del montaje.
Separa las compras en dos momentos: productos no perecederos con varios días de margen y bebidas o productos frescos lo más cerca posible del evento. Guarda los refrigerados en neveras portátiles hasta que puedan colocarse en servicio.
Reserva tiempo específico para probar terminales de pago, teléfonos, micrófono, altavoces, máquinas de café y cables. Lleva adaptadores de carga y enrollacables: son elementos pequeños que suelen faltar cuando empieza el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado del Día del Padre?: Empieza al menos 6 semanas antes si participan varios expositores. Publica la fecha y abre las inscripciones al principio, y deja la última semana para confirmar proveedores, compras, permisos y materiales.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?: Ciérralas entre 10 y 14 días antes del mercado. Ese margen permite gestionar las solicitudes, asignar puestos, preparar el plano y comunicar a cada expositor sus condiciones.
¿Cuándo comprar las bebidas y los productos frescos?: Compra los productos no perecederos varios días antes y deja las bebidas y los productos frescos para las últimas 24 o 48 horas. Mantén todo lo refrigerado en frío hasta poco antes de abrir.
¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado?: El día anterior revisa el plano, los materiales, los puntos de corriente, los pagos y la lista de la compra. Confirma también los proveedores y deja preparados los productos, las herramientas y la información para los vecinos.

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