Urbanbikerace organiseren: checklist en planning
Een urbanbikerace vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersmaatregelen, veiligheid, deelnemersregistratie en materiaal voor onderweg. Begin met het parcours en de startlocatie, zodat aanvragen en reserveringen op tijd kunnen gebeuren. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, druk je startnummers en inspecteer je de route opnieuw. Gebruik deze checklist als volgorde voor de voorbereiding en als controle op de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Parcours uitwerken
3 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Startlocatie vastleggen
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
EHBO en beveiliging boeken
Tijdregistratie reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers ontwerpen
2 personen
Routeplan publiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers printen
2 personen
Medaille- en prijzenpakket samenstellen
2 personen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Route vooraf inspecteren
3 personen
Event
Start- en finishzone afzetten
6 personen
Routeafzettingen plaatsen
10 personen
Bochten en obstakels markeren
6 personen
Startboog opbouwen
4 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Cateringpunt opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietscontrole uitvoeren
3 personen
Deelnemersbriefing geven
3 personen
Verkeersposten bemannen
10 personen
Tijdregistratie activeren
2 personen
Muziek en omroep testen
2 personen
Publiek naar veilige zones leiden
4 personen
Startprocedure uitvoeren
4 personen
Raceverloop registreren
3 personen
Veiligheid langs parcours bewaken
10 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes en maaltijden serveren
5 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Technische hulp bieden
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Water en herstelvoeding uitdelen
3 personen
Prijzenceremonie voorbereiden
3 personen
Prijzen en medailles uitreiken
4 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Parcours vrijgeven
4 personen
Nazorg
Routeafzettingen verwijderen
8 personen
Start- en finishzone afbreken
6 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
3 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Sponsoren informeren
Foto's en video's delen
2 personen
Declaraties verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 6
- Statafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Dranghekkenaantal 80
- Verkeerskegelsaantal 60
- Routepijlenaantal 40
- Waarschuwingsbordenaantal 20
- Startnummerriemenaantal 150
- Fietspompenaantal 4
- Gereedschapskoffersaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Fietskettingenaantal 4
- Kabelbindersaantal 500
- Afzetlintaantal 10
- Vloermattenaantal 6
- Reservefietsenaantal 2
- Medaillelintenaantal 150
- Trofeeënaantal 12
- Startnummersaantal 150
- Stiftenaantal 20
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Tijdregistratiesysteem
- Portofoonsaantal 15
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Mobiele geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Printer
- Printerpapieraantal 5
- Laminator
- Lamineerhoezenaantal 100
- USB-sticksaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Werklampenaantal 6
- Lichtgevende armbandenaantal 150
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Schenkkannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
EHBO
- EHBO-koffersaantal 3
- AED
- Reddingsdekensaantal 10
- Brancard
Decoratie
- Startboog
- Podiumdelenaantal 4
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Sponsorbannersaantal 12
- Pijlbannersaantal 20
- Prijzentafelkleed
- Informatiebordenaantal 12
- Programmapostersaantal 20
- Podiumachterwand
Catering
- Boodschappen
- Drankdispensersaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koelboxen met wielenaantal 4
- Servettenhoudersaantal 8
- Etikettenhoudersaantal 12
- Allergenenkaartjesaantal 20
- Waterkrattenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Handvegersaantal 6
Tips
- Werk het parcours minimaal 8 weken vooraf uit en controleer kruisingen, smalle passages en plekken waar dranghekken, verkeerskegels of routepijlen nodig zijn. Een tweede route-inspectie in de laatste week voorkomt verrassingen.
- Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen direct aan zodra de route en startlocatie vaststaan. Houd rekening met meerdere weken behandeltijd en voeg een duidelijk routeplan toe.
- Plan tijdregistratie, EHBO, beveiliging en portofoons niet als losse eindjes. Test het tijdregistratiesysteem en de communicatie uiterlijk één dag vooraf, inclusief laptop, tablets, verlengkabels en powerbanks.
- Maak vrijwilligersindeling met minimaal één verantwoordelijke per belangrijke post en geef iedereen het draaiboek. Tel bovendien startnummers, startnummerriemen, routepijlen en waarschuwingsborden voordat de opbouw begint.
- Reserveer de laatste dag voor controlewerk: fietsen en gereedschap nakijken, reservebinnenbanden en reservefietsen klaarzetten, dranken koud zetten en de route nog één keer fietsen of nalopen. Zo hoef je op de wedstrijddag niet meer te improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een urbanbikerace organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je het parcours uitwerken, vergunningen aanvragen, verkeersmaatregelen regelen en EHBO, beveiliging en tijdregistratie boeken.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een urbanbikerace aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra het parcours en de startlocatie definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken voor de race. Controleer de lokale behandeltijd, want zonder goedkeuring kun je verkeersmaatregelen en routeafzetting niet definitief plannen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een urbanbikerace?
- Plan minimaal één vrijwilliger per controle- of bevoorradingspost, plus aparte mensen voor start, finish, registratie en materiaal. Tel daar 10 tot 15 procent reserve bij op voor uitval op de dag zelf.
- Wanneer moet ik de route van een urbanbikerace controleren?
- Inspecteer de route bij voorkeur twee keer: een eerste keer tijdens de voorbereiding en opnieuw 1 tot 3 dagen voor de race. Controleer dan wegwerkzaamheden, ontbrekende routepijlen, gevaarlijke bochten en de plaats van dranghekken en waarschuwingsborden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!