Urbanbikerace organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Urbanbikerace müssen Strecke, Verkehr und Sicherheit früher geklärt sein als Anmeldung und Werbung. Plane zuerst Route und Startort, beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung. Danach folgen Zeitmessung, Erste Hilfe, Helfer, Teilnehmerverwaltung und Beschilderung. Kurz vor dem Rennen zählen eine Streckeninspektion, getestete Fahrräder und ein klarer Ablauf für Start, Ziel und Zwischenfälle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Parcours ausarbeiten
3 Personen
Genehmigung beantragen
Versicherung prüfen
Startort festlegen
2 Personen
Verkehrsmaßnahmen beantragen
Erste Hilfe und Sicherheitsdienst buchen
Zeitmessung reservieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Werbematerial verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startnummern entwerfen
2 Personen
Routenplan veröffentlichen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startnummern drucken
2 Personen
Medaillen- und Preispaket zusammenstellen
2 Personen
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Strecke im Voraus inspizieren
3 Personen

Event

Start- und Zielbereich absperren
6 Personen
Streckenabsperrungen aufstellen
10 Personen
Kurven und Hindernisse markieren
6 Personen
Startbogen aufbauen
4 Personen
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
Cateringpunkt aufbauen
4 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Stromversorgung testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Teilnehmer anmelden
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Fahrradkontrolle durchführen
3 Personen
Teilnehmerbriefing geben
3 Personen
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
Zeitmessung aktivieren
2 Personen
Musik und Durchsage testen
2 Personen
Publikum in sichere Bereiche leiten
4 Personen
Startprozedur durchführen
4 Personen
Rennverlauf erfassen
3 Personen
Sicherheit entlang der Strecke überwachen
10 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks und Mahlzeiten servieren
5 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Zwischenstände veröffentlichen
2 Personen
Technische Hilfe leisten
3 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Wasser und Regenerationsnahrung ausgeben
3 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preise und Medaillen überreichen
4 Personen
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
Strecke freigeben
4 Personen

Nachbereitung

Straßensperren entfernen
8 Personen
Start- und Zielzone abbauen
6 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
5 Personen
Material inventarisieren
2 Personen
Gemietetes Material zurückgeben
3 Personen
Wegweiser entfernen
4 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Sponsoren informieren
Fotos und Videos teilen
2 Personen
Abrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

AbsperrgitterAnz. 80
VerkehrskegelAnz. 60
WegweiserAnz. 40
WarnschilderAnz. 20
StartnummernbänderAnz. 150
FahrradpumpenAnz. 4
WerkzeugkofferAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 20
FahrradkettenAnz. 4
KabelbinderAnz. 500
AbsperrbandAnz. 10
BodenmattenAnz. 6
ErsatzfahrräderAnz. 2
MedaillenbänderAnz. 150
TrophäenAnz. 12
StartnummernAnz. 150
StifteAnz. 20

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
Zeitmesssystem
FunkgeräteAnz. 15
MobiltelefoneAnz. 4
Mobile Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
Drucker
DruckerpapierAnz. 5
Laminiergerät
LaminierhüllenAnz. 100
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
ArbeitslampenAnz. 6
LeuchtarmbänderAnz. 150

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
AED
RettungsdeckenAnz. 10
Trage

Dekoration

Startbogen
BühnenelementeAnz. 4
WimpelkettenAnz. 12
SponsorenbannerAnz. 12
PfeilbannerAnz. 20
Tischdecke für den Preistisch
InfotafelnAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
Bühnenrückwand

Catering

Einkäufe
GetränkespenderAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
Kühlboxen mit RollenAnz. 4
ServiettenhalterAnz. 8
EtikettenhalterAnz. 12
AllergiekärtchenAnz. 20
WasserkistenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandfegerAnz. 6

Tipps

Lege die Strecke mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Rennen fest. Beantrage danach Genehmigungen für Verkehr und Nutzung der Strecke, bevor du Einladungen verschickst.
Buche Zeitmessung, Erste Hilfe und Sicherheitsdienst frühzeitig und bestätige die Einsatzzeiten spätestens 14 Tage vor dem Rennen. Ohne diese Rückmeldungen sollte die Anmeldung nicht endgültig geöffnet werden.
Teile Helfer nicht erst am Veranstaltungstag ein: Erstelle mindestens 7 Tage vorher Einsatzpläne für Start, Ziel, Kreuzungen und Verpflegung. Gib jeder Gruppe Funkgerät oder eine erreichbare Telefonnummer.
Veröffentliche den Routenplan spätestens 10 Tage vor dem Rennen und prüfe die Strecke in derselben Woche noch einmal. Kontrolliere dabei Absperrgitter, Verkehrskegel, Wegweiser und Warnschilder an allen kritischen Stellen.
Teste am Vortag Zeitmesssystem, Laptop, Tablets, Beschallung und Funkgeräte. Stelle Getränke kalt, lade Powerbanks auf und lege Fahrradpumpen, Werkzeug, Ersatzschläuche und Ersatzketten am Start bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Urbanbikerace anmelden?: Starte die Planung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen, Versicherung und Sicherheitsdienst brauchen oft mehr Vorlauf als Einladungen und Teilnehmerlisten.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Urbanbikerace?: Die Zahl hängt von Strecke und Kreuzungen ab, aber plane pro betreuter Kreuzung mindestens eine Person ein. Zusätzlich brauchst du Helfer für Start, Ziel, Zeitmessung und Wechsel- oder Verpflegungspunkte; teile alle Aufgaben spätestens 7 Tage vorher ein.
Wann soll ich die Strecke für die Urbanbikerace veröffentlichen?: Veröffentliche den Routenplan etwa 10 Tage vor dem Rennen. So können Teilnehmer Anreise und Startort planen, während du noch Zeit für letzte Änderungen und eine erneute Streckeninspektion hast.
Was muss am Renntag für Fahrradpannen bereitliegen?: Lege mindestens eine Fahrradpumpe, einen Werkzeugkoffer, Ersatzschläuche, Fahrradketten, Kabelbinder und passende Ersatzfahrräder bereit. Kontrolliere das Material am Vortag und verteile es an Start, Ziel und besonders abgelegene Streckenabschnitte.

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