Organiser une course de vélo urbaine sans rien oublier

Une course de vélo urbaine demande de coordonner le parcours, la circulation, la sécurité et l’accueil des participants. Commence par obtenir les autorisations et vérifier l’assurance avant d’annoncer l’événement. Ensuite, ouvre les inscriptions, réserve le chronométrage et répartis les bénévoles sur les points sensibles. Cette checklist suit l’ordre de préparation jusqu’à l’inspection du trajet et au contrôle des vélos le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Concevoir le parcours
3 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Fixer le lieu de départ
2 personnes
Demander des mesures de circulation
Réserver les premiers secours et la sécurité
Réserver le chronométrage
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Concevoir les dossards
2 personnes
Publier le plan de route
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Composer le lot de médailles et de prix
2 personnes
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Inspecter le trajet à l’avance
3 personnes

Événement

Balisage des zones de départ et d’arrivée
6 personnes
Mettre en place les barrières du parcours
10 personnes
Signaler les virages et les obstacles
6 personnes
Monter l’arche de départ
4 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Monter le point de restauration
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
3 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Tenir les postes de circulation
10 personnes
Activer le chronométrage
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Orienter le public vers les zones de sécurité
4 personnes
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
Enregistrer le déroulement de la course
3 personnes
Surveiller la sécurité le long du parcours
10 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les collations et les repas
5 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Fournir une assistance technique
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer de l’eau et des boissons de récupération
3 personnes
Préparer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
Remettre les prix et les médailles
4 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

Retirer les barrières du parcours
8 personnes
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Informer les sponsors
Partager des photos et des vidéos
2 personnes
Collecter les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Barrières de fouleqté 80
Cônes de signalisationqté 60
Flèches de directionqté 40
Panneaux d'avertissementqté 20
Ceintures de dossardqté 150
Pompes à véloqté 4
Boîtes à outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Chaînes de véloqté 4
Serre-câblesqté 500
Ruban de balisageqté 10
Tapis de solqté 6
Vélos de réserveqté 2
Rubans de médailleqté 150
Trophéesqté 12
Numéros de départqté 150
Marqueursqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Système de pointage
Talkies-walkiesqté 15
Téléphones portablesqté 4
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 5
Plastifieuse
Pochettes à plastifierqté 100
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de chantierqté 6
Brassards lumineuxqté 150

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Couvertures de survieqté 10
Brancard

Décoration

Arche de départ
Éléments de podiumqté 4
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières sponsorsqté 12
Bannières fléchéesqté 20
Nappe pour table des prix
Panneaux d'informationqté 12
Affiches du programmeqté 20
Fond de scène

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacières à roulettesqté 4
Porte-serviettesqté 8
Porte-étiquettesqté 12
Cartes des allergènesqté 20
Caisses d’eauqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6

Conseils

Fais valider le parcours et les mesures de circulation avant d’envoyer les invitations : les changements de dernière minute compliquent les inscriptions et la signalisation.
Réserve les secours, la sécurité et le chronométrage au moins 6 à 8 semaines avant la course, surtout si l’épreuve a lieu un week-end.
Prévois un bénévole par point de croisement ou zone à risque, puis distribue les talkies-walkies et imprime le déroulé pour chaque responsable.
Inspecte le trajet à l’avance avec les cônes, flèches et panneaux en tête : repère notamment les travaux, les virages peu visibles et les endroits où une barrière sera nécessaire.
Contrôle les vélos et le matériel avant le départ, avec au minimum des pompes, des chambres à air de rechange, des serre-câbles et un vélo de réserve accessibles rapidement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de vélo urbaine ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, réserver les secours et le chronométrage, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de vélo urbaine ?: Ouvre-les environ 6 semaines avant l’événement, une fois le parcours et le lieu de départ confirmés. Ferme-les 3 à 7 jours avant la course pour vérifier les participants et imprimer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de vélo en ville ?: Le nombre dépend du parcours, mais compte au minimum une personne par point de circulation ou zone dangereuse, plus une équipe pour l’accueil, les inscriptions, le ravitaillement et l’arrivée. Fais la répartition définitive 7 jours avant.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant la course ?: Prépare au moins une pompe, une boîte à outils, des chambres à air de rechange, des chaînes et des serre-câbles. Place ce matériel à un point d’assistance et vérifie son contenu la veille, avec un vélo de réserve disponible si nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.