Checklist voor een ultrawandeltocht organiseren

Een ultrawandeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een lange route uitzetten. Je regelt onderweg veilige checkpoints, bevoorrading, communicatie en verlichting, terwijl deelnemers vooraf duidelijke informatie nodig hebben. Begin met route, vergunningen en locaties en werk daarna toe naar inschrijvingen, vrijwilligers en materiaal. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen en de startdag gecontroleerd op te bouwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route definitief uitwerken
2 personen
Route op veiligheid controleren
3 personen
Vergunningen aanvragen
Startlocatie reserveren
Checkpointlocaties reserveren
2 personen
Parkeerplaatsen afstemmen
Hulpdiensten informeren
Verzekering controleren
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Routekaart en GPX-bestand maken
2 personen
Checkpointbezetting indelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afsluiten
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Checkpointkratten samenstellen
4 personen
Route uitzetten
4 personen
Startlocatie opbouwen
6 personen
Checkpointposten opbouwen
8 personen
Verkeerspunten markeren
3 personen
Water en voeding koelen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage innemen
2 personen
Startsein geven
2 personen
Startregistratie bijhouden
2 personen
Checkpointdeelnemers registreren
8 personen
Water uitdelen
8 personen
Voeding uitdelen
8 personen
Dranken bijvullen
6 personen
EHBO verlenen
2 personen
Route en verkeer controleren
3 personen
Achterblijvers signaleren
2 personen
Sweepteam inzetten
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Finishers verzorgen
4 personen
Bagage teruggeven
2 personen
Finishmedailles uitdelen
2 personen
Warme drank serveren
3 personen
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

Finishlocatie afbouwen
5 personen
Checkpointposten afbouwen
8 personen
Routepijlen verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
6 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemersbedankje versturen
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 24
Kleedruimtetentenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 10
Warmwaterdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Portofoonsaantal 12
Mobiele opladersaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafonenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 12

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 120
Routebordenaantal 20
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Finishmedaillesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Routekaartenaantal 180
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 12
Waterjerrycansaantal 12
Drinkbekers herbruikbaaraantal 300
Thermodekensaantal 20
Bagagelabelsaantal 180
Bagagekrattenaantal 20
Handlampenaantal 12
Reflectievestenaantal 20
Paraplu'saantal 10

EHBO

EHBO-koffersaantal 4
Reanimatiesetsaantal 2
Pleistersaantal 200
Sporttapeaantal 20
Blarenpleistersaantal 100
Nitrilhandschoenenaantal 200
Desinfectiemiddelaantal 6
Koude kompressenaantal 20
Reddingsdekensaantal 20

Servies

Thermobekersaantal 150
Koffiebekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Thermoskannenaantal 12
Voedselbakkenaantal 24
Schenk kannenaantal 12

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Afvalgrijpersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route ruim vooraf definitief vast en controleer elk deel op veiligheid. Maak daarna een routekaart en GPX-bestand, zodat deelnemers en begeleiding dezelfde versie gebruiken.
Reserveer startlocatie en checkpointlocaties voordat je inschrijvingen opent. Stem ook parkeerplaatsen en hulpdiensten af; wijzigingen in locaties komen anders pas bij deelnemers binnen als alles al gedeeld is.
Plan per checkpoint minimaal één verantwoordelijke en leg vast wie de portofoon, waterjerrycans, drinkbekers en thermodekens beheert. Instrueer vrijwilligers vóór de tocht over bevoorrading, route en noodsituaties.
Sluit de deelnemerslijst niet pas op de startdag af. Sorteer startnummers vooraf, verzamel dieetwensen en stuur deelnemersinformatie met routekaart, GPX-bestand en praktische startinformatie.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur voor de start en pas je voorbereiding daarop aan. Zet routepijlen, routeborden, afzetlint en verkeerskegels op tijd klaar en controleer verlichting voor een tocht die in het donker kan eindigen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ultrawandeltocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route uitwerken, vergunningen aanvragen, locaties reserveren, vrijwilligers indelen en deelnemersinformatie tijdig versturen.
Wat moet er bij een checkpoint van een ultrawandeltocht liggen?: Voorzie elk checkpoint van waterjerrycans, herbruikbare drinkbekers, route-informatie en communicatie via een portofoon. Leg ook thermodekens en een duidelijke indeling klaar, zodat vrijwilligers direct weten waar materiaal en deelnemersregistratie zijn.
Wanneer moet ik de route van een ultrawandeltocht uitzetten?: Controleer de routepijlen en zet de route zo dicht mogelijk voor de start uit, meestal op de dag ervoor of dezelfde ochtend. Loop kritieke kruisingen daarna nog één keer na, vooral bij slecht weer of openbare weg.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een ultrawandeltocht?: Tel per checkpoint minimaal één vaste vrijwilliger en plan daarnaast mensen voor start, finish en routecontrole. Voeg een reserve toe van ongeveer 10% van je geplande bezetting voor uitval of langere shifts.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.