Checklist pour organiser une ultra-marche

Une ultra-marche demande une préparation progressive, car le parcours, la sécurité et les points de contrôle doivent être coordonnés bien avant le départ. Commence par finaliser l’itinéraire, vérifier les autorisations et réserver les emplacements nécessaires. Ensuite, organise les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations envoyées aux participants. La dernière phase sert à répartir les bénévoles, préparer les caisses de contrôle et installer le départ sans oublier le balisage ni les moyens de communication.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser l’itinéraire
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Demander les autorisations
Réserver le lieu de départ
Réserver des emplacements de checkpoints
2 personnes
Coordonner les places de parking
Informer les services de secours
Vérifier l’assurance
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Créer la carte du parcours et le fichier GPX
2 personnes
Répartir les postes de contrôle
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Clôturer la liste des participants
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les caisses de point de contrôle
4 personnes
Tracer l’itinéraire
4 personnes
Installer le lieu de départ
6 personnes
Monter les postes de contrôle
8 personnes
Marquer les points de circulation
3 personnes
Refroidir l’eau et les aliments
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Tenir le registre des départs
2 personnes
Enregistrer les participants aux checkpoints
8 personnes
Distribuer de l'eau
8 personnes
Distribuer les aliments
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
6 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Contrôler l'itinéraire et la circulation
3 personnes
Repérer les personnes restées sur place
2 personnes
Mobiliser l’équipe de nettoyage
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Prendre en charge les finishers
4 personnes
Rendre les bagages
2 personnes
Distribuer les médailles d’arrivée
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Accompagner les derniers participants
3 personnes

Suivi

Démonter la zone d’arrivée
5 personnes
Démonter les postes de contrôle
8 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Rassembler les déchets
6 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 24
Tentes de vestiaireqté 2
Poubellesqté 12

Équipement

Glacièresqté 10
Distributeurs d’eau chaudeqté 3
Machines à caféqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 12

Matériel de sport

Flèches de directionqté 120
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Médailles de finisherqté 150
Braceletsqté 150
Cartes d'itinéraireqté 180
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Bidons d'eauqté 12
Gobelets réutilisablesqté 300
Marqueurs thermiquesqté 20
Étiquettes de bagagesqté 180
Caisses à bagagesqté 20
Lampes de pocheqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Parapluiesqté 10

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 4
Kits de réanimationqté 2
Pansementsqté 200
Ruban de sportqté 20
Pansements pour ampoulesqté 100
Gants en nitrileqté 200
Désinfectantqté 6
Compresses froidesqté 20
Couvertures de survieqté 20

Vaisselle

Gobelets thermiquesqté 150
Gobelets à caféqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteauxqté 12
Thermosqté 12
Bacs alimentairesqté 24
Pichets de serviceqté 12

Nettoyage

Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pinces à déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Finalise le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : vérifie chaque section, les zones à risque, les possibilités de stationnement et l’emplacement exact des checkpoints.
Envoie les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant l’ultra-marche, avec la carte, le fichier GPX, l’heure de départ, les points de contrôle et les consignes de sécurité.
Prépare une caisse distincte pour chaque checkpoint. Ajoute les dossards, stylos, presse-papiers, bidons d’eau, gobelets, ruban de balisage et le matériel prévu pour ce poste.
Briefe les bénévoles 3 à 7 jours avant l’événement et donne à chaque équipe un moyen de communication chargé. Prévoyez aussi des chargeurs mobiles et des lampes pour les postes installés tôt ou tard.
Fais un contrôle final la veille : météo, flèches, panneaux, cônes, tentes, tables, rallonges, multiprises, eau, médailles et étiquettes de bagages. Garde quelques exemplaires de rechange pour les dossards et les bracelets.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une ultra-marche ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de valider l’itinéraire, demander les autorisations, réserver le départ et les checkpoints, ouvrir les inscriptions et coordonner les bénévoles.
Quand faut-il demander les autorisations pour une ultra-marche ?: Dépose les demandes dès que le parcours est défini, de préférence 6 à 8 semaines avant le départ. Certaines validations peuvent conditionner la sécurité du parcours, le stationnement ou l’utilisation du lieu de départ.
Quand clôturer les inscriptions à une ultra-marche ?: Clôture la liste 5 à 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de trier les dossards, préparer les bracelets, adapter les besoins alimentaires et transmettre les dernières consignes.
Que faut-il vérifier la veille d’une ultra-marche ?: La veille, vérifie la météo, le balisage complet, les caisses de checkpoints, les moyens de communication et l’installation du départ. Contrôle aussi les quantités d’eau, les gobelets, les lampes et les documents participants.

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