Ultimatefrisbeetoernooi organiseren: checklist

Een ultimatefrisbeetoernooi organiseren vraagt vooral om een strakke planning rond velden, teams en wedstrijdbegeleiding. Leg eerst de datum, sportvelden, regels en inschrijving vast; daarna werk je toe naar het schema, de vrijwilligers en de deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je het weer, de veldlijnen en al het sportmateriaal. Op de wedstrijddag zelf helpen duidelijke veldnummers, scoreborden, wedstrijdkaarten en een vaste plek voor EHBO en catering om vertraging te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sportvelden reserveren
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Scheidsrechters benaderen
2 personen
EHBO'er vastleggen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teambevestigingen versturen
Deelnemerslijst bijwerken
Wedstrijdschema publiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Prijzen bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Velden en lijnen controleren
2 personen
Toernooimateriaal verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdkaarten printen
Routebordjes maken
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Oplaadbare apparatuur laden
Parkeerinformatie klaarleggen
Terrein controleren
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
6 personen
Veldnummers plaatsen
2 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

Registratie openen
3 personen
Teams ontvangen
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Openingswoord verzorgen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Scores registreren
2 personen
Wedstrijdmateriaal uitdelen
2 personen
Waterpunten beheren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Blessures registreren
Terrein en toiletten controleren
2 personen
Finale aankondigen
Finale begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Slotwoord verzorgen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Sportvelden schoon achterlaten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Terreininspectie uitvoeren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Deelnemers informeren over uitslag

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Ultimatefrisbeesaantal 16
Reservefrisbeesaantal 6
Pionnenaantal 80
Lijnmarkeringaantal 12
Veldvlaggenaantal 24
Veldnummerbordenaantal 8
Scorebordenaantal 8
Fluitjesaantal 10
Stopwatchesaantal 8
Trainingshesjesaantal 40
Meetlintenaantal 3
Scheidsrechterskaartenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Sporttapeaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Paraplu'saantal 6

Apparatuur

Geluidsspeakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Printer
Laptopaantal 2
Tafelmicrofoonstandaard

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8

Keuken

Gasbrandersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6

Decoratie

Baniersaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Startnummerkaartenaantal 100
Prijstrofeeënaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Tips

Reserveer de sportvelden minimaal 8 weken vooraf en controleer meteen hoeveel speelvelden, kleedruimtes en stroompunten beschikbaar zijn. Zo weet je ook hoeveel veldvlaggen, pionnen en veldnummerborden je nodig hebt.
Publiceer het inschrijfformulier uiterlijk 6 weken voor het toernooi en stuur teambevestigingen zodra een team compleet is. Vraag daarbij direct naar dieetwensen en contactgegevens van de teamcaptain.
Maak het wedstrijdschema uiterlijk 1 week vooraf en publiceer een definitieve versie zodra de inschrijvingen sluiten. Print daarnaast wedstrijdkaarten en leg per veld een scorebord, fluitje, stopwatch en scheidsrechterskaart klaar.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur, met aparte mensen voor wedstrijdbegeleiding, ontvangst, catering en materiaal. Instrueer scheidsrechters en vrijwilligers uiterlijk 2 dagen vooraf over regels, veldnummers en het melden van uitslagen.
Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, veldlijnen en reservefrisbees. Koel dranken, bereid broodjes voor en laad speaker, microfoon, printer, laptop en powerbanks op voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ultimatefrisbeetoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste week de velden, leg de toernooiregels vast en open daarna de inschrijving; zo houd je nog 2 weken over voor het definitieve schema en de deelnemersinformatie.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een ultimatefrisbeetoernooi?: Maak een voorlopig schema zodra je weet hoeveel teams meedoen en publiceer het definitieve schema ongeveer 7 dagen voor het toernooi. Print de wedstrijdkaarten uiterlijk de dag ervoor, zodat je op locatie niet meer hoeft te improviseren.
Hoeveel frisbees heb je nodig voor een ultimatefrisbeetoernooi?: Leg minimaal 1 frisbee per speelveld klaar en neem per veld minstens 1 reservefrisbee mee. Bij 4 velden betekent dat dus minimaal 8 frisbees, naast extra materiaal voor warming-up of beschadiging.
Wat regel je de dag voor een ultimatefrisbeetoernooi?: Controleer de velden en lijnen, maak routebordjes, verzamel het sportmateriaal en laad alle apparatuur op. Zet ook de dranken koud en bereid de broodjes voor; reserveer op de wedstrijddag zelf minstens 60 minuten voor opbouw en ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.