Checklist para organizar un torneo de ultimate frisbee

Organizar un torneo de ultimate frisbee requiere coordinar campos, equipos, árbitros y material en un orden concreto. Empieza fijando la fecha y reservando los campos; después define el formato, abre las inscripciones y cierra el calendario. Durante las últimas semanas tendrás que confirmar participantes, voluntarios, asistencia sanitaria y necesidades dietéticas. Esta checklist reúne 73 tareas y 63 artículos para que no llegues al primer partido sin discos de reserva, líneas marcadas o bebidas frías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del torneo
2 personas
Reservar campos deportivos
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Establecer las reglas del torneo
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Contactar a los árbitros
2 personas
Reservar a un socorrista
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar las confirmaciones del equipo
Actualizar la lista de participantes
Publicar el horario de la competición
Asignar voluntarios
2 personas
Instruir a los árbitros
2 personas
Encargar premios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Comprobar campos y líneas
2 personas
Reunir el material del torneo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Imprimir tarjetas del concurso
Hacer carteles de ruta
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Cargar el equipo recargable
Dejar lista la información de aparcamiento
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar los campos de competición
6 personas
Colocar números de campo
2 personas
Montar la mesa de competición
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir el registro
3 personas
Recibir a los equipos
3 personas
Explicar las reglas del concurso
2 personas
Dar el discurso de apertura
Supervisar las competiciones
8 personas
Registrar las puntuaciones
2 personas
Repartir el material de competición
2 personas
Gestionar los puntos de agua
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Repartir los almuerzos
3 personas
Registrar lesiones
Comprobar el recinto y los baños
2 personas
Anunciar la final
Coordinar la final
4 personas
Entregar premios
3 personas
Preparar el discurso de clausura

Seguimiento

Recoger el material de competición
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Dejar los campos deportivos limpios
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Recoger objetos perdidos
Realizar una inspección del recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Informar a los participantes sobre el resultado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillascant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Mesas plegablescant. 3
Percheroscant. 4

Material deportivo

Discos de ultimate frisbeecant. 16
Frisbees de reservacant. 6
Conoscant. 80
Marcaje de líneascant. 12
Banderas de campocant. 24
Carteles con números de campocant. 8
Marcadorescant. 8
Silbatoscant. 10
Cronómetroscant. 8
Chalecos de entrenamientocant. 40
Cintas métricascant. 3
Tarjetas para árbitroscant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Cinta deportivacant. 8
Chalecos reflectantescant. 12
Paraguascant. 6

Equipo

Altavozcant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Impresora
Portátilcant. 2
Soporte de micrófono de mesa

Catering

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Jarras de aguacant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Compras

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 12
Cucharones para sopacant. 4
Pinzascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8

Cocina

Quemadores de gascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Paños de limpiezacant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Decoración

Bannerscant. 8
Carteles de flechascant. 12
Tarjetas con número de dorsalcant. 100
Troféos de premiocant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Consejos

Reserva los campos antes de publicar la inscripción y comprueba cuántos partidos caben realmente en cada jornada. Deja tiempo entre encuentros para cambios de campo, retrasos y descansos.
Cierra las inscripciones con varios días de margen para elaborar el calendario y enviar la confirmación de cada equipo. Actualiza la lista de participantes hasta el día anterior, porque las bajas de última hora afectan a los grupos.
Prepara un paquete de material por campo: discos, frisbees de reserva, conos, marcadores, silbatos, cronómetros y tarjetas para árbitros. Comprueba también las líneas y coloca los carteles con los números de campo antes de que lleguen los equipos.
Asigna voluntarios a funciones concretas y explícales el horario antes del torneo. Los árbitros deben recibir las reglas, las tarjetas y el sistema de resultados con tiempo suficiente para resolver dudas antes del primer partido.
Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible. Cuenta las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones, prepara los sándwiches y lleva neveras portátiles, jarras de agua y termos para evitar colas largas entre partidos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de ultimate frisbee?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar los campos, contactar con árbitros y socorrista, abrir inscripciones, encargar premios y preparar el calendario sin improvisar.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un torneo de ultimate frisbee?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del torneo. Así puedes confirmar el número de equipos, revisar las preferencias dietéticas, asignar los partidos y enviar el horario definitivo.
¿Qué material de ultimate frisbee hay que preparar para un torneo?: Prepara al menos un disco de juego por campo y varios frisbees de reserva, además de conos, material para marcar líneas, banderas, marcadores, silbatos y cronómetros. Añade carteles con los números de campo y tarjetas para árbitros.
¿Cuándo se prepara la comida y la bebida para el torneo?: Haz la compra y revisa las necesidades dietéticas entre 1 y 2 días antes. Enfría las bebidas la víspera y prepara los sándwiches el mismo día, manteniéndolos en neveras portátiles hasta el momento de servirlos.

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