Checklist pour organiser un tournoi d’ultimate frisbee

Un tournoi d’ultimate frisbee demande plus qu’un terrain et quelques disques. Il faut coordonner les inscriptions, le calendrier des matchs, les arbitres, les bénévoles et l’accueil des équipes, puis vérifier le matériel avant l’arrivée des joueurs. Cette checklist de 73 tâches et 63 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : lignes de terrain, panneaux de score, repas, boissons et informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver les terrains de sport
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Contacter les arbitres
2 personnes
Prévoir un secouriste
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'équipe
Mettre à jour la liste des participants
Publier le programme des matchs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Commander les prix
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les terrains et les lignes
2 personnes
Rassembler le matériel de tournoi
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Imprimer les cartes de compétition
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Charger le matériel rechargeable
Préparer les informations de stationnement
Contrôler le site
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les aires de compétition
6 personnes
Installer les numéros de terrain
2 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les équipes
3 personnes
Expliquer les règles du match
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Distribuer le matériel de compétition
2 personnes
Gérer les points d'eau
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Enregistrer les blessures
Vérification du site et des toilettes
2 personnes
Annoncer la finale
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prononcer le discours de clôture

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Laisser les terrains propres
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Effectuer l’inspection du site
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Informer les participants du résultat

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tables pliantesqté 3
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Ultimate frisbeesqté 16
Frisbees de réserveqté 6
Cônesqté 80
Marquage au solqté 12
Drapeaux de terrainqté 24
Panneaux de numérotation des terrainsqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Siffletsqté 10
Chronomètresqté 8
Chasubles d’entraînementqté 40
Mètres rubansqté 3
Cartons d’arbitreqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Ruban de sportqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Parapluiesqté 6

Équipement

Haut-parleurqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Imprimante
Ordinateur portableqté 2
Pied de micro de table

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8

Cuisine

Brûleurs à gazqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Décoration

Bannièresqté 8
Panneaux de directionqté 12
Dossardsqté 100
Trophéesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Conseils

Commencez par réserver les terrains et fixer le format de la compétition, puis prévoyez un délai d’au moins 4 semaines pour les inscriptions et les invitations. Le nombre de terrains disponibles détermine directement la durée du tournoi.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et envoyer les confirmations d’équipe. Publiez le programme des matchs dès qu’il est stable, idéalement 3 à 5 jours avant le tournoi.
Prévoyez un arbitre ou une personne référente par terrain et répartissez les bénévoles avant le jour J. Un briefing de 15 minutes permet de clarifier les règles, les horaires et la gestion des scores.
Vérifiez les terrains la veille : lignes visibles, drapeaux, cônes, panneaux de numérotation et matériel de secours. Comptez au moins un frisbee de réserve par terrain, en plus des disques utilisés pendant les matchs.
Ne repoussez pas la logistique d’accueil au matin du tournoi. Installez les tentes, tables, chaises, glacières et panneaux de direction avant l’arrivée des équipes, puis refroidissez les boissons et préparez les sandwichs à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’ultimate frisbee ?: Prévoyez 4 à 8 semaines pour un tournoi avec plusieurs équipes. Les terrains, les arbitres et les inscriptions doivent être confirmés au moins 3 semaines avant la date, afin de pouvoir construire le programme des matchs.
Quand publier le programme des matchs ?: Publiez une première version dès que les inscriptions sont traitées, puis envoyez la version définitive 3 à 5 jours avant le tournoi. Gardez une copie imprimée des cartes de compétition pour les responsables sur place.
Combien de frisbees faut-il prévoir pour un tournoi ?: Prévoyez au minimum un frisbee de jeu par terrain et un frisbee de réserve par terrain. Pour 6 terrains, cela représente donc au moins 12 frisbees, sans compter ceux utilisés à l’échauffement.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi d’ultimate frisbee ?: Vérifiez les terrains, les lignes, les cônes, les drapeaux, les panneaux de score et les chronomètres. Préparez aussi les documents imprimés, rechargez les batteries externes et placez les boissons dans les glacières pour gagner du temps le matin.

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