Wat heb je nodig voor een uitwisselingsweek?

Een uitwisselingsweek vraagt meer dan alleen een programma en een slaapplek. Voor de ontvangst heb je een duidelijke balie, naamkaartjes, welkomstmappen en ruimte voor bagage nodig. Tijdens gezamenlijke maaltijden lopen servies, glazen en bestek snel op, zeker wanneer je voor meerdere scholen tegelijk organiseert. Denk daarnaast vooraf aan projectoren, opladers, routebeschrijvingen en noodcontacten. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je moet kopen, lenen of tijdig reserveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 70
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Pauzebankenaantal 6
Bagagerekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 100
Mokkenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 15
Powerbanksaantal 6
Fotocamera'saantal 4
USB-sticksaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Landenvlaggenaantal 8
Welkomstbord
Ballonnenaantal 100
Wegwijzerbordenaantal 8
Fotowand

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks‌messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Wasmandenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleybalnet
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 30

Catering

Waterkannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Buffetbakkenaantal 8
Lunchboxenaantal 70
Herbruikbare drinkflessenaantal 70
Boodschappen
- Volkorenbrood - 18 broden
- Witte bolletjes - 80 stuks
- Volkorenbolletjes - 80 stuks
- Miniwraps - 100 stuks
- Croissants - 80 stuks
- Boter - 2 kuipjes
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Goudse kaas - 3 kilogram
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Ham - 3 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Pindakaas - 4 potten
- Chocopasta - 3 potten
- Jam - 4 potten
- Eieren - 120 stuks
- Yoghurt - 12 liter
- Muesli - 5 kilogram
- Havermout - 3 kilogram
- Bananen - 12 kilogram
- Appels - 12 kilogram
- Peren - 8 kilogram
- Druiven - 8 kilogram
- Sinaasappels - 10 kilogram
- Komkommers - 20 stuks
- Tomaten - 10 kilogram
- Wortels - 8 kilogram
- Paprika's - 30 stuks
- Sla - 12 kroppen
- Avocado's - 20 stuks
- Uien - 5 kilogram
- Knoflook - 6 bollen
- Aardappelen - 20 kilogram
- Rijst - 10 kilogram
- Pasta - 10 kilogram
- Volkorenpasta - 5 kilogram
- Tomatensaus - 12 potten
- Tomatenblokjes - 16 blikken
- Kikkererwten - 12 blikken
- Kidneybonen - 12 blikken
- Mais - 10 blikken
- Groentebouillon - 3 dozen
- Kipfilet - 10 kilogram
- Vegetarische burgers - 70 stuks
- Falafel - 5 kilogram
- Geraspte kaas - 4 kilogram
- Fetakaas - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Melk - 30 liter
- Havermelk - 12 liter
- Koffie - 8 pakken
- Thee - 6 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 10 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Spa Blauw - 80 flessen
- Bruisend mineraalwater - 30 flessen
- Limonadesiroop - 6 flessen
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoute crackers - 12 pakken
- Rijstwafels - 10 pakken
- Mueslirepen - 100 stuks
- Popcorn - 6 zakken
- Koekjes - 12 pakken
- Ketchup - 4 flessen
- Mayonaise - 4 potten
- Mosterd - 3 potten
- Olijfolie - 3 flessen
- Zonnebloemolie - 3 flessen
- Zout - 2 pakken
- Zwarte peper - 2 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Italiaanse kruiden - 2 potjes
- Kerriepoeder - 2 potjes
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 120 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Handzeep - 8 navullingen
- Desinfecterende doekjes - 10 pakken
- Aluminiumfolie - 6 rollen
- Vershoudfolie - 6 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Servetten - 500 stuks
- Houten roerstaafjes - 500 stuks
- Theelepels - 200 stuks

Tips

Reken per deelnemer op één bord, één kom, één glas, één mok en een volledige set bestek. Neem voor begeleiders en organisatoren minstens 10% extra mee, zodat een gebroken of kwijtgeraakt exemplaar geen probleem wordt.
Plan de ontvangst met één ontvangstbalie, kapstokken en bagagerekken. Label bagage vóór de eerste activiteit en houd per groep een aparte plek vrij; dat voorkomt zoeken tijdens de vervoerswissels.
Test laptops, projectoren, schermen, luidsprekers en microfoons uiterlijk één dag vóór de start. Leg per gebruikte ruimte minstens één passend verlengsnoer, één stekkerdoos en de benodigde opladers klaar.
Maak voor elke deelnemer een welkomstmap met programma, routebeschrijvingen en werkbladen. Druk minstens één reserve-exemplaar per groep af en bewaar digitale kopieën op een USB-stick.
Koelproducten pas nadat de boodschappenlijst en dieetwensen zijn gecontroleerd. Zet houdbare producten apart van gekoelde maaltijden en gebruik afvalbakken op zowel de ontvangstplek als bij de eetruimte.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een uitwisselingsweek?: Zorg in elk geval voor servies, glazen, mokken en bestek voor alle deelnemers en begeleiders. Voeg ontvangstmeubilair, tafels en stoelen, bagagevoorzieningen, presentatietechniek, opladers, routebeschrijvingen en materiaal voor welkomstmappen toe.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een uitwisselingsweek?: Neem per persoon één herbruikbaar bord, één kom, één glas, één mok en één set bestek. Reken daar 10% reserve bovenop; voor 40 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 44 stuks per soort.
Wanneer moet ik apparatuur voor een uitwisselingsweek regelen?: Reserveer projectoren, schermen, luidsprekers en microfoons uiterlijk 2 weken vooraf als je ze moet lenen of huren. Test alle apparatuur en leg kabels, stekkerdozen en opladers uiterlijk 1 dag voor de ontvangst klaar.
Wat mag ik niet vergeten bij de ontvangst van een uitwisselingsweek?: Plan een ontvangstbalie, welkomstbord, naamkaartjes, kapstokken, bagagerekken en een aparte plek voor groepsinformatie. Leg per deelnemer een welkomstmap klaar en controleer noodcontacten, dieetwensen en toestemmingsformulieren vóór aankomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.