Que faut-il prévoir pour une semaine d’échange ?

Une semaine d’échange demande plus que des repas et des documents. Il faut équiper l’accueil, les salles de travail, les déplacements et les temps de pause pour des groupes souvent nombreux. Prévoyez la vaisselle réutilisable, le matériel de présentation, les rallonges et les supports d’identification avant l’arrivée des participants. Cette liste rassemble les 60 fournitures du plan, afin de faire les courses et de vérifier le matériel sans rien oublier.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 70
Accueil
Porte-manteauxqté 4
Nappesqté 12
Poubellesqté 8
Bancs de pauseqté 6
Porte-bagagesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Tassesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 15
Batteries externesqté 6
Appareils photoqté 4
Clés USBqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Drapeaux des paysqté 8
Panneau d’accueil
Ballonsqté 100
Panneaux directionnelsqté 8
Mur photo

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 4

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Paniers à lingeqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Filet de volley-ball
Cerceauxqté 12
Cônesqté 30

Catering

Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à buffetqté 8
Lunch-boxqté 70
Bouteilles d’eau réutilisablesqté 70
Courses
- Pain complet - 18 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Miniwraps - 100 pièces
- Croissants - 80 pièces
- Beurre - 2 barquettes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage de Gouda - 3 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Pâte à tartiner au chocolat - 3 pots
- Confiture - 4 pots
- Œufs - 120 pièces
- Yaourt - 12 litres
- Muesli - 5 kilogrammes
- Flocons d’avoine - 3 kilogrammes
- Bananes - 12 kilogrammes
- Pommes - 12 kilogram
- Poires - 8 kilogrammes
- Raisins - 8 kilogrammes
- Oranges - 10 kilogrammes
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 10 kilogrammes
- Carottes - 8 kilogrammes
- Poivrons - 30 pièces
- Salade - 12 laitues
- Avocats - 20 pièces
- Oignons - 5 kilogrammes
- Ail - 6 têtes
- Pommes de terre - 20 kilogram
- Riz - 10 kilogrammes
- Pâtes - 10 kilogrammes
- Pâtes complètes - 5 kilogrammes
- Sauce tomate - 12 pots
- Tomates en dés - 16 boîtes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Haricots rouges - 12 boîtes
- Maïs - 10 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 boîtes
- Blanc de poulet - 10 kilogrammes
- Burgers végétariens - 70 pièces
- Falafel - 5 kilogrammes
- Fromage râpé - 4 kilogrammes
- Fromage feta - 2 kilogram
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Lait - 30 litres
- Lait d’avoine - 12 litres
- Café - 8 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 10 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Spa Blauw - 80 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 30 bouteilles
- Sirop de limonade - 6 bouteilles
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Biscuits salés - 12 paquets
- Galettes de riz - 10 paquets
- Barres de céréales - 100 pièces
- Popcorn - 6 sachets
- Biscuits - 12 paquets
- Ketchup - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 4 pots
- Moutarde - 3 pots
- Huile d’olive - 3 bouteilles
- Huile de tournesol - 3 bouteilles
- Sel - 2 paquets
- Poivre noir - 2 petits pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Herbes italiennes - 2 pots
- Poudre de curry - 2 pots
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs-poubelle - 120 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 8 recharges
- Lingettes désinfectantes - 10 paquets
- Papier aluminium - 6 rouleaux
- Film alimentaire - 6 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Cuillères à thé - 200 pièces

Conseils

Comptez une assiette, un bol, un verre, une tasse et un jeu de couverts par participant, puis ajoutez environ 10 % de réserve pour les accompagnateurs et la casse.
Préparez le matériel d’accueil au moins 24 heures avant l’arrivée : panneau d’accueil, badges, tables, chaises, porte-manteaux et porte-bagages doivent être installés dans le hall.
Prévoyez au minimum un ordinateur portable et un chargeur par poste de travail prévu, ainsi qu’un projecteur, un écran et des haut-parleurs pour chaque salle utilisée en parallèle.
Emportez plusieurs rallonges et multiprises pour chaque salle, en vérifiant leur longueur avant le jour J ; les prises sont rarement placées exactement près des tables.
Réservez un espace distinct pour les produits réfrigérés et faites les courses juste avant leur stockage : les repas, besoins alimentaires et horaires de transport doivent être confirmés avant l’achat.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle faut-il prévoir pour une semaine d’échange ?: Prévoyez un exemplaire de chaque élément de vaisselle par participant et par service. Ajoutez 10 % de réserve, soit 55 pièces pour un groupe de 50 personnes, afin de couvrir les accompagnateurs et les remplacements.
Quand faut-il acheter le matériel pour une semaine d’échange ?: Achetez ou rassemblez le mobilier et l’équipement au moins 24 heures avant l’accueil. Faites les courses alimentaires le jour précédent ou le matin même si des produits réfrigérés sont prévus.
Quel équipement prévoir pour les présentations ?: Comptez un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection, des haut-parleurs et un microphone pour chaque salle utilisée simultanément. Ajoutez au moins une rallonge, une multiprise et un chargeur par poste ou espace technique.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Installez un panneau d’accueil, des tables, des chaises, des porte-manteaux et des porte-bagages avant l’arrivée du premier groupe. Préparez aussi les badges nominatifs et les dossiers d’accueil au moins la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.