Turnwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een turnwedstrijd organiseren vraagt meer dan een sporthal en toestellen. Je moet clubs en juryleden op tijd vastleggen, inschrijvingen controleren en startgroepen, jury-indeling en wedstrijdschema op elkaar afstemmen. Plan daarnaast vrijwilligers, catering en publieksinformatie, zodat de wedstrijddag niet vastloopt op ontbrekende gegevens of materiaal. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken en controleer de laatste details uiterlijk een week vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Juryleden benaderen
2 personen
Deelnemende clubs uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Wedstrijdreglement versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen samenstellen
3 personen
Jury-indeling maken
2 personen
Wedstrijdschema publiceren
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Medailles en bekers bestellen
Sportmateriaal reserveren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Prijzengeld en prijzen klaarzetten
2 personen
Scoreformulieren printen
2 personen
Deelnemerslijsten printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen

Event

Sporthal openen
2 personen
Sportvloer controleren
3 personen
Turntoestellen plaatsen
6 personen
Valmatten leggen
5 personen
Jurytafels opstellen
3 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluid en muziek testen
2 personen
Jurybriefing houden
8 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Inturnen begeleiden
5 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Wedstrijdrondes begeleiden
8 personen
Scores verwerken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Juryformulieren innemen
2 personen
Tussenstanden aankondigen
Finales begeleiden
8 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Turntoestellen afbreken
6 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Overgebleven catering inpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
Sporthal schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Facturen en bonnetjes archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Jurytafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8

Sportmateriaal

Turnvloer
Brug ongelijke leggers
Balk
Sprongtafel
Minitrampoline
Valmattenaantal 8
Landingsmattenaantal 4
Turnmattenaantal 12
Magnesiumbakkenaantal 4
Magnesiumblokkenaantal 8
Startnummersaantal 100

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsspeakeraantal 2
Microfoon
Timeraantal 4
Rekenmachinesaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Scharenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Pennenaantal 50
Papieraantal 500
USB-sticksaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Clubvlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 120
Klembordenaantal 12

Catering

Medaillesaantal 60
Bekersaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Vuilniszakhoudersaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg de wedstrijddatum en sporthal zo vroeg mogelijk vast en benader juryleden direct daarna. Plan minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding, zodat clubs, jury en vrijwilligers nog beschikbaar zijn.
Open de inschrijving pas nadat het wedstrijdreglement klaarstaat. Controleer per deelnemer naam, club, categorie en eventuele dieetwensen; doe een laatste controle 7 dagen voor de wedstrijd.
Maak startgroepen en het wedstrijdschema op basis van de beschikbare turnvloer, brug, balk, sprongtafel en matten. Publiceer het schema uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat clubs hun aankomst en warming-up kunnen plannen.
Werk met een vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur. Bezet naast de wedstrijdvloer ook ontvangst, catering, scoreverwerking en omroep; houd per taak minstens één reserve achter de hand.
Print scoreformulieren, deelnemerslijsten en naambadges niet pas op de wedstrijddag. Print 10 procent extra exemplaren en test laptop, printer, microfoon, speaker, timer, verlengkabels en stekkerdozen de avond ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een turnwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je de datum, sporthal en jury vast; daarna volgen uitnodigingen, inschrijvingen, materiaal en vrijwilligers.
Wanneer moet de inschrijving voor een turnwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 3 weken voor de wedstrijddatum. Gebruik de laatste 2 weken om deelnemersgegevens te controleren, startgroepen te maken en het wedstrijdschema te publiceren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een turnwedstrijd?: Reken voor een kleine wedstrijd op minimaal 10 tot 15 vrijwilligers, verdeeld over ontvangst, zaal, scoreverwerking, catering en opruimen. Plan diensten van 2 tot 3 uur, zodat mensen niet de hele dag belast zijn.
Wanneer moet je turnmateriaal en prijzen regelen?: Reserveer sportmateriaal, medailles en bekers uiterlijk 4 weken vooraf. Controleer 7 dagen voor de wedstrijd of de turnvloer, toestellen, valmatten, landingsmatten, magnesium en prijzen daadwerkelijk beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.