Checklist pour organiser une compétition de gymnastique

Une compétition de gymnastique demande une coordination précise entre les clubs, le jury, les bénévoles et la salle. Commencez par fixer la date et réserver le gymnase, puis ouvrez les inscriptions et envoyez le règlement. Dans les semaines suivantes, vérifiez les participants, répartissez les groupes de départ et préparez le planning du jury. Les derniers jours servent surtout à contrôler le matériel, imprimer les documents, refroidir les boissons et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le gymnase
Contacter les membres du jury
2 personnes
Inviter les clubs participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer le règlement du concours
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations au public
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Former les groupes de départ
3 personnes
Établir la répartition du jury
2 personnes
Publier le programme des matchs
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Commander des médailles et des coupes
Réserver le matériel sportif
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Préparer les gains et les prix
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
Imprimer les listes de participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes

Événement

Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le revêtement de sport
3 personnes
Installer les agrès de gymnastique
6 personnes
Installer les tapis de réception des chutes
5 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Tester le son et la musique
2 personnes
Organiser le briefing du jury
8 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accompagner l’échauffement
5 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les manches du concours
8 personnes
Saisir les scores
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
Annoncer les résultats intermédiaires
Encadrer les finales
8 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter les appareils de gymnastique
6 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Emballer les restes du catering
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Classer les factures et les reçus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Tables du juryqté 6
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Plancher de gymnastique
Pont à longerons inégaux
Bar
Table de saut
Mini-trampoline
Tapis de chuteqté 8
Tapis d’atterrissageqté 4
Tapis de gymqté 12
Bacs à magnésieqté 4
Blocs de magnésiumqté 8
Numéros de départqté 100

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleurqté 2
Microphone
Minuterieqté 4
Calculatricesqté 4
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 6
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12
Stylosqté 50
Papierqté 500
Clés USBqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Drapeaux du clubqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Presse-papiersqté 12

Catering

Médaillesqté 60
Gobeletsqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Porte-sacs-poubelleqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Bloquez le gymnase plusieurs mois à l’avance et confirmez rapidement les membres du jury : leur disponibilité conditionne la date et le programme.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les données, former les groupes de départ et publier les horaires.
Prévoyez un responsable pour chaque zone : jury, accueil, vestiaires, matériel et restauration. Un planning écrit avec des créneaux de 2 à 3 heures évite les postes laissés vacants.
Contrôlez le matériel sportif avant l’installation : praticable, barres, table de saut, mini-trampoline, tapis et magnésie doivent être disponibles et placés avant l’arrivée des gymnastes.
Imprimez les feuilles de score, listes de participants, badges et numéros de départ au plus tard la veille. Préparez aussi les boissons et les en-cas pour ne pas gérer les achats pendant les épreuves.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une compétition de gymnastique ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. La réservation du gymnase, la disponibilité du jury et les invitations des clubs doivent être réglées en premier.
Quand fermer les inscriptions à une compétition de gymnastique ?: Fermez les inscriptions environ 3 semaines avant le concours. Ce délai permet de vérifier les informations, de constituer les groupes de départ et de finaliser le programme.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une compétition de gymnastique ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par zone essentielle, puis renforcez l’accueil et la restauration selon le nombre de participants. Pour une journée complète, planifiez des relais de 2 à 3 heures afin d’éviter la fatigue.
Quand préparer le matériel et les documents du concours ?: Vérifiez le matériel sportif et les branchements 1 à 2 jours avant. Imprimez les feuilles de score, listes, badges et numéros de départ au plus tard la veille, puis faites un dernier contrôle le matin.

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