Tuinbezoek organiseren: checklist en planning
Een tuinbezoek vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en stoelen buiten zetten. Je moet bezoekers op tijd uitnodigen, dieetwensen verzamelen en een alternatief bij slecht weer klaar hebben. Controleer ook route en parkeren, want die informatie wordt vaak pas op de dag zelf gemist. Met deze checklist werk je van reservering en deelnemerslijst naar boodschappen, inrichting en ontvangst, zodat je op tijd klaarstaat wanneer de eerste bezoekers aankomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Tuinlocatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Weersverwachting controleren
Slechtweerscenario bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Route en parkeren controleren
Materialen verzamelen
2 personen
Tuin en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels aankleden
3 personen
Buffet en koffiehoek inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Rondleiding door de tuin geven
2 personen
Zitplaatsen begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Koffie en dessert serveren
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tuin en terrein schoonmaken
3 personen
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 45
- Partytentenaantal 2
- Buffettafelsaantal 2
- Klapstoelen voor begeleidingaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Dessertbordjesaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Serveertangenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 50
- Tafeldecoratiesaantal 8
- Papieren slingersaantal 6
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Apparatuur
- Draagbare microfoon
- Draagbare speaker
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasbakkenaantal 3
- Handvegersaantal 2
- Vuilnisgrijpersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het slechtweerscenario uiterlijk een week vooraf vast. Controleer daarna 3 dagen en nogmaals 1 dag voor het tuinbezoek de weersverwachting, zodat partytenten of een binnenlocatie niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen direct in één bijgewerkte deelnemerslijst. Controleer de aantallen uiterlijk 3 dagen vooraf en pas daarna de boodschappen, hapjes, naamkaartjes en zitplaatsen aan.
- Plan de opbouw met minimaal 2 personen en begin 3 uur voor ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen en partytenten neer; richt daarna buffet, koffiehoek en ontvangsttafel in.
- Zet gekoelde dranken en koelboxen minstens 2 uur voor de start klaar. Houd aparte ruimte voor water, koffie en thee, zodat bezoekers niet allemaal bij hetzelfde buffet wachten.
- Test microfoon, speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de ontvangst. Leg naamkaartjes, route-informatie en een lijst met dieetwensen bij de bemande ontvangsttafel, niet in een doos op afstand.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een tuinbezoek versturen?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 2 weken voor het tuinbezoek, zodat je aantallen, dieetwensen en naamkaartjes tijdig kunt verwerken.
- Wanneer controleer ik het weer voor een tuinbezoek?
- Controleer de verwachting 3 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor de start. Bevestig uiterlijk 1 dag vooraf of de partytenten of het slechtweerscenario nodig zijn.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een tuinbezoek op te bouwen?
- Reken op ongeveer 3 uur voor tafels, stoelen, partytenten, buffet, koffiehoek, dranken en ontvangsttafel. Laat minimaal 30 minuten over voor een laatste controle van toiletten, route, materialen en techniek.
- Hoeveel drank en hapjes moet ik voorzien voor een tuinbezoek?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van de duur van het programma. Voor hapjes kun je bij een bezoek van 2 tot 3 uur uitgaan van ongeveer 6 tot 8 kleine porties per persoon, naast koffie, thee en water.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!