Visite du jardin : la checklist pour tout organiser
Une visite du jardin demande plus qu’un espace agréable et quelques boissons. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le parcours, l’accueil et l’installation du buffet. Cette checklist de 42 tâches et 35 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier le plan prévu en cas de pluie. Gardez la liste des participants à jour jusqu’à la veille et prévoyez une personne au bureau d’accueil le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu de jardin
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier le parcours et le stationnement
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier le jardin et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Installer le buffet et le coin café
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Événement
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Faire la visite guidée du jardin
2 personnes
Encadrer les places assises
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir le café et le dessert
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le jardin et le site
3 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 45
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables de buffetqté 2
- Chaises pliantes pour l’encadrementqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 60
- Assiettesqté 60
- Assiettes à dessertqté 50
- Couvertsqté 50
- Louchesqté 6
Cuisine
- Thermosqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
- Pinces de serviceqté 6
- Glacièresqté 4
- Pains de glaceqté 12
Décoration
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 50
- Décorations de tableqté 8
- Guirlandes en papierqté 6
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Équipement
- Microphone portable
- Enceinte portable
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 3
- Balais à mainqté 2
- Pinces à déchetsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis demandez une réponse au plus tard 7 jours avant la visite. Vous pourrez ainsi adapter les quantités d’en-cas, de vaisselle et de boissons.
- Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant l’événement et confirmez le plan de repli. Les tentes de réception, les rallonges et l’éclairage doivent être disponibles avant le montage, pas au dernier moment.
- Traitez séparément les besoins alimentaires dès les inscriptions. Notez les réponses dans la liste des participants et prévoyez des ustensiles de service distincts si nécessaire.
- Contrôlez le parcours, le stationnement, le jardin et les toilettes la veille. Ce passage permet de repérer les zones glissantes, les obstacles et les indications manquantes avant l’arrivée des visiteurs.
- Installez le buffet, le coin café et les boissons fraîches avant l’ouverture de l’accueil. Comptez au minimum une tasse, un verre et une assiette par personne, avec une marge de 10 % pour les remplacements.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une visite du jardin ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant afin de finaliser les besoins alimentaires, les achats et la liste des participants.
- Que prévoir pour une visite du jardin en cas de pluie ?
- Définissez le plan de repli au moins 48 heures avant la visite et communiquez-le aux personnes concernées. Vérifiez que les tentes de réception, l’éclairage et les branchements nécessaires peuvent être installés sans danger.
- Combien de temps faut-il pour installer une visite du jardin ?
- Prévoyez 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, les tentes, le buffet, le coin café et la signalétique. Faites le contrôle du jardin, des toilettes et du stationnement la veille pour éviter de perdre du temps le jour J.
- Quand préparer le buffet et le café ?
- Installez la vaisselle et le buffet avant l’accueil, puis mettez les boissons au frais dès la fin du montage. Préparez le café et le thé environ 15 à 20 minutes avant l’arrivée des premiers visiteurs.
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