Checklist voor een goed georganiseerde trouwreceptie

Een trouwreceptie vraagt om meer dan een gastenlijst en een mooie tafel. Je moet bevestigingen, dieetwensen, catering, taart, bloemen, muziek en de inrichting op elkaar afstemmen. Begin met de gasten en leveranciers, werk daarna toe naar boodschappen en opbouw. Op de dag zelf draait veel om timing: locatie controleren, tafels en stoelen plaatsen, buffet en decoratie klaarzetten en apparatuur testen. Met deze checklist zie je wat je vooraf regelt en wat op de laatste dag niet mag blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst definitief maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringafspraken bevestigen
Taartbestelling bevestigen
Bloemen bestellen
Muziek afspeellijst samenstellen
Reserveringen maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken ophalen
2 personen
Bloemen ophalen
Taart ophalen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Parkeerplaatsen vrijmaken
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Broodmanden vullen
Taart koel bewaren
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken plaatsen
Welkomsttafel inrichten

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Microfoon beheren
Licht controleren
Toiletten tussentijds controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Laatste dranken opruimen
2 personen
Buffet leegmaken
3 personen
Eten gekoeld opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Glazen verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels afbreken
3 personen
Stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Huurmaterialen verpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Eettafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 85
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Stoelhoezenaantal 85
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12
Taartmes
Taartvorkjesaantal 90

Decoratie

Bloemvazenaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 6
Menukaartenaantal 90
Plaatskaartjesaantal 90
Lichtslingersaantal 8
Papieren lampionnenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Gastenboek
Pennen voor gastenboekaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Taartstandaard

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Opbergdozenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalcontainersaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week voor de receptie. Geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de catering en pas de hoeveelheden drank, servies en stoelen daarop aan.
Plan ophalen en bezorgen niet allemaal op hetzelfde moment. Regel bloemen en taart op de dag zelf alleen als iemand ze kan ophalen én direct kan controleren; bewaar de taart koel en zet bloemstukken pas na het opbouwen neer.
Begin minimaal 4 uur voor ontvangst met de opbouw. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer, breng daarna tafellinnen aan en richt het buffet in; zo voorkom je dat decoratie beschadigt tijdens het sjouwen.
Tel servies per gebruiksmoment, niet alleen per gast. Voorzie naast diner- en dessertborden ook koffie- en champagneglazen, taartvorkjes, serveertangen en een taartmes.
Test muziek en verlichting vóór de gasten arriveren. Sluit de apparatuur minstens 60 minuten vooraf aan en controleer of lichtslingers, microfoon en afspeellijst werken waar de receptie plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de gastenlijst voor een trouwreceptie definitief maken?: Maak de gastenlijst uiterlijk 6 tot 8 weken voor de receptie definitief en verstuur daarna de uitnodigingen. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 1 week voor het feest, zodat catering en inrichting nog kunnen worden aangepast.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een trouwreceptie op te bouwen?: Reken op minimaal 4 uur voor de volledige opbouw met partytenten, tafels, stoelen, buffet, decoratie en muziek. Laat de laatste controle 60 minuten voor aanvang uitvoeren, inclusief verlichting en geluidsapparatuur.
Wanneer regel ik de taart en bloemen voor een trouwreceptie?: Bevestig taart en bloemen uiterlijk 2 weken vooraf en leg de ophaaltijd nogmaals vast in de laatste week. Plan op de dag zelf minstens 30 minuten voor het ophalen en controleren van beide, zodat beschadigingen of ontbrekende onderdelen niet pas tijdens de receptie opvallen.
Hoeveel glazen en servies heb ik nodig voor een trouwreceptie?: Tel voor elk gepland gebruiksmoment minimaal 1 bord en 1 glas per gast, plus 10 procent reserve. Voor een receptie met koffie, taart en champagne heb je dus afzonderlijk dessertborden, koffiekopjes, champagneglazen, taartvorkjes en extra bestek nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.