Checklist pour organiser votre réception de mariage

Une réception de mariage se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et les prestataires, puis les commandes, le matériel et l’installation. Cette checklist regroupe 74 tâches et 64 fournitures pour ne pas oublier les réponses alimentaires, les verres, les tables de buffet ou l’éclairage. Prévoyez aussi les retraits de dernière minute : boissons, fleurs et gâteau. Le jour J, répartissez l’installation entre plusieurs personnes afin de vérifier la salle avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser la liste des invités
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les prestations de catering
Confirmer la commande de gâteau
Commander des fleurs
Composer la playlist musicale
Faire les réservations
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Récupérer les fleurs
Aller chercher le gâteau
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Libérer les places de parking
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le linge de table
2 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Remplir les paniers à pain
Conserver le gâteau au frais
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les poubelles
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Fournir la musique
Gérer le micro
Vérifier l'éclairage
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vider les poubelles
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger les dernières boissons
2 personnes
Vider le buffet
3 personnes
Stocker les aliments au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les verres
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Démonter les tables
3 personnes
Ranger les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Emballer le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 3
Tables à mangerqté 6
Chaises pliantesqté 85
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 85
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 90
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12
Couteau à gâteau
Fourchettes à gâteauqté 90

Décoration

Vases à fleursqté 12
Compositions floralesqté 12
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 6
Cartes de menuqté 90
Cartes de placementqté 90
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampions en papierqté 20
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Livre d’or
Stylos pour le livre d'orqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Présentoir à gâteaux

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Boîtes de rangementqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Conteneurs à déchetsqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite pour les réponses aux invitations, puis relancez les invités sans réponse au moins 10 jours avant la réception. Vous pourrez ainsi transmettre au traiteur le nombre de convives et les besoins alimentaires définitifs.
Comptez la vaisselle par invité et prévoyez une petite marge : assiettes, verres à eau, verres à vin, couverts et tasses à café doivent être disponibles au même endroit avant le début du service.
Organisez les retraits séparément le jour de la réception : les boissons, les fleurs et le gâteau ne se récupèrent pas au même moment. Confirmez chaque horaire la veille et désignez une personne responsable de chaque trajet.
Commencez l’installation plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Les tentes, tables, chaises, nappes, tables de buffet et éclairages prennent plus de temps lorsqu’ils doivent être montés et vérifiés sur place.
Préparez un contrôle final de 15 minutes avant l’ouverture : places de parking libérées, plan de table visible, cartes de menu posées, gâteau récupéré et sonorisation branchée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception de mariage ?: Envoyez-les généralement 8 à 12 semaines avant la réception. Fixez une date limite de réponse environ 4 semaines avant, afin de confirmer le traiteur, les besoins alimentaires et le plan de table.
Combien de temps faut-il pour installer une réception de mariage ?: Prévoyez au moins 3 heures avec plusieurs personnes pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, poser le linge de table, la décoration et l’éclairage. Ajoutez 15 à 30 minutes pour le contrôle final.
Quand confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Transmettez un nombre provisoire 6 à 8 semaines avant, puis confirmez le nombre définitif 10 à 14 jours avant la réception. Vérifiez à ce moment les allergies, régimes particuliers et repas spécifiques.
Que faut-il récupérer le jour du mariage ?: Prévoyez le retrait des boissons, des fleurs et du gâteau le jour même ou la veille selon les consignes des prestataires. Confirmez chaque horaire au moins 24 heures à l’avance et attribuez un responsable à chaque collecte.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.