Triatlon organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een triatlon organiseren vraagt meer dan een zwem-, fiets- en loopparcours uitzetten. Je regelt vergunningen, zwemveiligheid, verkeersafzetting, tijdregistratie, drinkposten en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. Begin met de locatie en routes, open daarna de inschrijving en werk toe naar een vaste wedstrijddagplanning. Deze checklist bevat 76 taken en 95 spullen, zodat je ook zaken als reservebinnenbanden, routepijlen, badmutsen en finishlinten op tijd controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parcourslocatie reserveren
Vergunning aanvragen
Zwemwater controleren
2 personen
Fiets- en looproute vastleggen
3 personen
Startnummers bestellen
Tijdregistratie regelen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnamebevestigingen versturen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Verkeersafzetting reserveren
Drinkposten bepalen
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
Routekaart maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Parcours opnieuw inspecteren
3 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startpakketten samenstellen
5 personen
Parcoursborden klaarzetten
3 personen

Event

Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Terrein inspecteren
4 personen
Zwemboeien uitzetten
4 personen
Zwemstart afzetten
3 personen
Fietswisselzone opbouwen
6 personen
Loopwisselzone opbouwen
5 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Drinkposten inrichten
6 personen
Inschrijftafel inrichten
3 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
EHBO-post inrichten
3 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Startpakketten uitdelen
4 personen
Fietsen controleren
3 personen
Zwemveiligheid controleren
4 personen
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
Startsein geven
2 personen
Zwemparcours bewaken
8 personen
Wisselzone bewaken
6 personen
Fietsparcours bewaken
10 personen
Loopparcours bewaken
8 personen
Deelnemers afvinken
3 personen
Drinkposten bevoorraden
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Finishermedailles uitdelen
3 personen
Fruit en snacks serveren
4 personen
Tijdwaarnemingen controleren
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Laatste deelnemers opvangen
4 personen

Nazorg

Finishgebied afbouwen
5 personen
Zwemboeien uit het water halen
4 personen
Routepijlen verwijderen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Afval langs route verzamelen
8 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Materiaal sorteren
4 personen
Materiaal schoonmaken
4 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugsturen
Facturen verzamelen
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 4
Biertafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Kleedruimtetentenaantal 4
Kledingrekkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 20

Sportmateriaal

Zwemboeienaantal 10
Zwemlijnenaantal 4
Zwemveiligheidsboeienaantal 12
Finishlintenaantal 6
Fietsenrekkenaantal 220
Startnummersaantal 220
Startnummerbandenaantal 220
Badmutsenaantal 220
Finishermedaillesaantal 220
Stopwatchesaantal 12
Pionnenaantal 80
Routepijlenaantal 100
Kilometerbordenaantal 30
Rondebordenaantal 12
Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Fietspompenaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 12
Basisgereedschapssetsaantal 4
Verkeershesjesaantal 40
Fluitjesaantal 30
Drinkbekers voor postenaantal 1500
Drinkbekers herbruikbaaraantal 300
Waterjerrycansaantal 20
Koelboxenaantal 12
Heuptassenaantal 12
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 6
Peddelsaantal 4
Noodverlichtingaantal 12
Zaklampenaantal 12
Regenponcho'saantal 50
Thermische dekensaantal 30
EHBO-koffersaantal 4
AED
Nekkoordenaantal 250
Polsbandjesaantal 300
Prijstrofeeënaantal 12
Start- en finishklokkenaantal 4
Routekaartenaantal 250
Klembordenaantal 20
Markeerstiftenaantal 30
Watervaste pennenaantal 30
Meetlintenaantal 4
Afzetlintaantal 20
Tie-wrapsaantal 500
Zandzakkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 60
Verkeershekkenaantal 80
Startmattenaantal 2
Rubberen loopmattenaantal 30
Handdoekenaantal 100

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Tabletsaantal 4
Portofoonsaantal 20
Portofoonheadsetsaantal 12
Mobiele opladersaantal 12
Omroepinstallatie
Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Batterijenaantal 60
Mobiele koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Koelzakkenaantal 20
Voedselbakkenaantal 20

Decoratie

Finishdoek
Vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 6
Pijlbordenaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Trolleyaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de parcourslocatie en vraag de vergunning vroeg aan; controleer ook of het zwemwater geschikt en veilig is voordat je de inschrijving opent.
Leg de zwem-, fiets- en looproute vast en maak een routekaart met routepijlen, kilometerborden en rondeborden. Inspecteer het volledige parcours opnieuw voordat de deelnemersinformatie uitgaat.
Plan vrijwilligers per onderdeel: inschrijving, zwemveiligheid, drinkposten, verkeersafzetting, tijdregistratie en finish. Houd een briefing klaar met tijden, fluitjes, verkeershesjes en een aanspreekpunt per post.
Controleer het materiaal minstens één keer bij ontvangst en nogmaals kort voor de start. Tel onder meer startnummers, badmutsen, zwemboeien, fietsenrekken, fietspompen, reservebinnenbanden en bekers.
Doe de boodschappen pas nadat het aantal deelnemers en vrijwilligers bekend is. Koel de dranken vooraf en bepaal per drinkpost wie vult, uitdeelt en lege bekers of afval afvoert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een triatlon organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden voor de wedstrijddag met de locatie, vergunning en routes. Plan de inschrijving en vrijwilligerswerving daarna, zodat je uiterlijk in de laatste weken deelnemersinformatie, indeling en materiaalcontrole kunt afronden.
Wat moet ik regelen voor het zwemonderdeel van een triatlon?: Controleer het zwemwater, leg zwemlijnen uit en plaats zwemboeien en zwemveiligheidsboeien. Regel daarnaast toezicht, badmutsen en een duidelijke briefing over de start en de uitgang van het water.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een triatlon?: Het exacte aantal hangt af van de route en het aantal deelnemers, maar verdeel vrijwilligers minimaal over inschrijving, zwemveiligheid, verkeersposten, drinkposten, tijdregistratie en finish. Maak de indeling uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd en geef iedereen vooraf een briefing.
Wat moet ik op de wedstrijddag klaarzetten voor een triatlon?: Zet vóór de deelnemers aankomen de inschrijftafels, startnummers, fietsenrekken, routeaanduiding, drinkposten en tijdregistratie klaar. Controleer ook de veiligheidsboeien, verkeershesjes, fluitjes, fietspompen, reservebinnenbanden en finishlinten voordat de start begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.