Checklist pour organiser un triathlon sans rien oublier

Organiser un triathlon demande de coordonner la natation, le vélo et la course à pied, mais aussi les autorisations, les bénévoles et la sécurité. Cette checklist regroupe 76 tâches et 95 fournitures, dans l’ordre où elles doivent être préparées. Tu y trouveras notamment le contrôle de l’eau, le chronométrage, les ravitaillements, les dossards et le matériel de dépannage vélo. Utilise-la dès la réservation du parcours et garde-la jusqu’au briefing final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le site du parcours
Demander une autorisation
Contrôler l'eau de baignade
2 personnes
Définir l'itinéraire vélo et piéton
3 personnes
Commander les dossards
Gérer le suivi du temps
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations de participation
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Réserver les barrières de circulation
Définir les points de ravitaillement
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Réinspecter le parcours
3 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Composer les kits de démarrage
5 personnes
Installer les panneaux du parcours
3 personnes

Événement

Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Inspecter le site
4 personnes
Installer les bouées de natation
4 personnes
Balisage du départ de natation
3 personnes
Installer la zone de relais vélo
6 personnes
Installer la zone de relais
5 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer les points d’eau
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les kits de départ
4 personnes
Vérifier les vélos
3 personnes
Vérifier la sécurité de la baignade
4 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Surveiller le parcours de natation
8 personnes
Surveiller la zone de transition
6 personnes
Surveiller le parcours vélo
10 personnes
Surveiller le parcours
8 personnes
Cocher les participants
3 personnes
Réapprovisionner les points de boisson
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Remettre les médailles de finisher
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
Vérifier les chronométrages
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Accueillir les derniers participants
4 personnes

Suivi

Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
Sortir les bouées de nage de l’eau
4 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Collecter les déchets le long du parcours
8 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Trier le matériel
4 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Renvoyer les objets trouvés
Rassembler les factures
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaisesqté 40
Tentes de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 8
Poubellesqté 20

Matériel de sport

Bouées de natationqté 10
Lignes de nageqté 4
Bouées de sécurité pour la baignadeqté 12
Rubans d’arrivéeqté 6
Râteliers à vélosqté 220
Numéros de départqté 220
Bracelets de dossardqté 220
Bonnets de bainqté 220
Médailles de finisherqté 220
Chronomètresqté 12
Cônesqté 80
Flèches de directionqté 100
Bornes kilométriquesqté 30
Assiettes rondesqté 12
Supports de réparation de véloqté 2
Pompes à véloqté 6
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 12
Kits d’outils de baseqté 4
Gilets de signalisationqté 40
Siffletsqté 30
Gobelets pour les postesqté 1500
Gobelets réutilisablesqté 300
Bidons d'eauqté 20
Glacièresqté 12
Sacs bananeqté 12
Bouées de sauvetageqté 6
Cordes de sauvetageqté 6
Pagaiesqté 4
Éclairage de secoursqté 12
Lampes de pocheqté 12
Ponchos de pluieqté 50
Couvertures thermiquesqté 30
Trousses de premiers secoursqté 4
DAE
Tours de couqté 250
Braceletsqté 300
Trophéesqté 12
Horloges de départ et d’arrivéeqté 4
Cartes d'itinéraireqté 250
Presse-papiersqté 20
Marqueursqté 30
Stylos indélébilesqté 30
Mètres rubansqté 4
Ruban de balisageqté 20
Attaches-câblesqté 500
Sacs de sableqté 40
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de circulationqté 80
Tapis de départqté 2
Tapis de course en caoutchoucqté 30
Serviettesqté 100

Équipement

Système de pointage
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 20
Casques pour talkie-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 12
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Pilesqté 60
Glacières mobilesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Planches à découperqté 6
Couteauxqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Sacs isothermesqté 20
Bacs alimentairesqté 20

Décoration

Tissu d’arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 6
Panneaux indicateursqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 6
Chariotqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le site et demande les autorisations au moins 3 à 6 mois avant la date prévue : les délais dépendent souvent de la commune, de la circulation et du contrôle de l’eau.
Traite les inscriptions par vagues : ferme-les idéalement 7 à 10 jours avant la course pour pouvoir trier les dossards, envoyer les confirmations et prévoir les besoins alimentaires.
Prévois un responsable pour chaque zone, avec un briefing de 30 à 45 minutes la veille ou le matin même. Les bénévoles doivent connaître leur poste, les horaires et la procédure en cas d’incident.
Réinspecte le parcours dans les 48 heures précédant l’épreuve. Vérifie les bouées, les flèches, les cônes, les barrières et les supports de réparation vélo, car un balisage déplacé suffit à désorienter les participants.
Calcule les ravitaillements à partir du nombre d’inscrits et des postes : prévois plusieurs gobelets par participant et garde les boissons au frais avant l’ouverture. Consulte aussi la météo la veille pour adapter l’eau, les abris et le plan de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un triathlon ?: Prévois au minimum 3 mois pour un petit triathlon et plutôt 6 mois si le parcours nécessite des autorisations, des fermetures de circulation ou un contrôle de l’eau. Les inscriptions, les bénévoles et le matériel doivent être finalisés dans les 2 dernières semaines.
Quand ouvrir les inscriptions d’un triathlon ?: Ouvre-les environ 8 à 12 semaines avant la course afin de connaître progressivement le nombre de participants. Ferme le formulaire 7 à 10 jours avant le départ pour préparer les dossards, les bonnets et les ravitaillements.
Combien de bénévoles faut-il pour un triathlon ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartis les bénévoles par zone : natation, transition, vélo, course, ravitaillement, inscriptions et sécurité. Établis la répartition au moins 7 jours avant et prévois 10 à 15 % de renforts pour les absences.
Que faut-il vérifier la veille d’un triathlon ?: Contrôle le stock de matériel, les dossards, le chronométrage, les bouées, le balisage, les barrières et les postes de ravitaillement. Fais une dernière inspection du parcours dans les 24 à 48 heures et vérifie les prévisions météo avant le briefing des bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.