Trekkingkamp organiseren: checklist en planning

Een trekkingkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en een wandelroute. Je regelt vooraf de deelnemersgegevens, medische informatie, toegankelijkheid van de route, vervoer en een alternatief bij slecht weer. In de laatste dagen controleer je materiaal, verpak je maaltijden per eetmoment en laad je verlichting en powerbanks op. Op locatie draait een goede start om registratie, slaapplaatsen en bagageverdeling voordat de groep vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische gegevens verzamelen
2 personen
Kampeerterrein reserveren
Wandelroute vastleggen
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Vervoer naar locatie reserveren
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
Kampeermateriaal inspecteren
3 personen
Zaklampen en powerbanks opladen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Eten per maaltijd verpakken
3 personen
Deelnemersmappen klaarmaken
2 personen
Routekaarten printen
Transport inladen
4 personen
Kampeerterrein controleren
3 personen
Tenten opzetten
6 personen
Kookplaats inrichten
3 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage en slaapplaatsen verdelen
4 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Groepen indelen
3 personen
Wandelmateriaal uitdelen
3 personen
Trekking starten
6 personen
Waterpunten aanvullen
2 personen
Groepen bij aankomst controleren
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Avondmaaltijd koken
5 personen
Tafels dekken
3 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Kampvuurplek voorbereiden
3 personen
Kampvuur begeleiden
4 personen
Avondsnacks uitdelen
2 personen
Avondprogramma afronden
3 personen
Deelnemers naar tenten begeleiden
6 personen
Kampterrein afsluiten
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Kookmateriaal schoonmaken
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Terrein schoon opleveren
5 personen
Materialen terugladen
4 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Materiaal drogen en opbergen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsetsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Slaapmateriaal

Tenten voor twee personenaantal 15
Slaapzakkenaantal 36
Slaapmatjesaantal 36
Tenthamersaantal 6
Grondzeilenaantal 15

Sportmateriaal

Kompasaantal 8
Routekaartenaantal 12
Fluohesjesaantal 12
Wandelstokkenaantal 12
Drinkflessenaantal 40
Rugzakkenaantal 36
Regenponcho'saantal 40
Fluitjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 3

Apparatuur

Walkietalkiesaantal 8
Powerbanksaantal 8
Zaklampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 4
Oplaadstekkerdozenaantal 4

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 6
Kookpannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 45
Herbruikbare kommenaantal 45
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 45
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Handvegers en blikkenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen en medische gegevens uiterlijk 2 weken voor vertrek. Dan kun je maaltijden aanpassen en bijzonderheden gericht doorgeven aan de begeleiding.
Controleer de wandelroute minimaal 1 week vooraf op toegankelijkheid en maak meteen een alternatieve route. Print de routekaarten en bewaar digitale versies op minstens 2 opgeladen apparaten.
Plan het vervoer met ruimte voor bagage én kampeermateriaal. Houd bij het inladen tenten, slaapzakken, kookmateriaal en EHBO-koffers bereikbaar in plaats van onderin de transportlading.
Laad zaklampen, walkietalkies en powerbanks de avond voor vertrek volledig op. Neem op het kampeerterrein ook oplaadstekkerdozen, verlengsnoeren en een vaste plek voor het laden mee.
Zet bij aankomst eerst de aanmeldtafel, registratie en slaapplaatsverdeling klaar. Controleer daarna het terrein, zet de tenten op en richt de kookplaats in; zo weet iedereen binnen het eerste uur waar hij moet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trekkingkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen, terrein en vervoer. Leg de route en deelnemersinformatie uiterlijk 2 weken voor vertrek vast.
Hoeveel tenten heb ik nodig voor een trekkingkamp?: Reken één tent voor twee personen en tel het aantal deelnemers daarna naar boven af. Neem bij een groep van 17 deelnemers bijvoorbeeld 9 tweepersoonstenten mee, plus grondzeilen en tenthamers.
Wat moet ik 24 uur voor een trekkingkamp controleren?: Controleer de weersverwachting, alternatieve route, kampeermateriaal en boodschappen. Laad zaklampen en powerbanks op en verpak het eten per maaltijd voordat je het transport inlaadt.
Hoe deel ik deelnemers en bagage in bij aankomst?: Registreer eerst de aanwezigheid en deel daarna bagage en slaapplaatsen uit. Reserveer hiervoor ongeveer 30 minuten bij aankomst, langer als de groep groter is dan 20 personen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.