Checklist voor een goed georganiseerd trainingsweekend

Een trainingsweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen velden en trainers reserveren. Je regelt tegelijk deelnemers, overnachting, maaltijden, vervoer, sportmateriaal en een duidelijk programma. Begin met de deelnemerslijst en inventariseer dieetwensen, noodcontacten en vervoer voordat je definitieve afspraken maakt. In de laatste week controleer je het weer, verwerk je wijzigingen en leg je materiaal, EHBO-spullen en koelboxen klaar. Zo begint de ontvangst rustig en kan de training volgens plan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Trainingsprogramma vastleggen
2 personen
Trainers inplannen
Overnachtingslocatie reserveren
Trainingsvelden reserveren
Maaltijden afstemmen
2 personen
Vervoer inventariseren
Kamerindeling maken
Programma delen
Laatste wijzigingen verwerken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Materialen labelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Slaapruimtes controleren
2 personen
Trainingsruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Programma ophangen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Sleutels en kamers uitdelen
2 personen
Welkom en uitleg geven
2 personen
Trainingsmateriaal uitdelen
2 personen
Eerste training begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
Pauzesnack serveren
2 personen
Trainingsmateriaal opruimen
3 personen
Douche- en omkleedruimtes controleren
Diner voorbereiden
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
Servies afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Avondsnacks serveren
2 personen
Avondruimte opruimen
3 personen
Stilte en veiligheid controleren
2 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
Ochtendtraining begeleiden
4 personen
Waterpunten controleren
2 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Lunchruimte schoonmaken
3 personen
Middagtraining begeleiden
4 personen
Trainingsmateriaal innemen
3 personen
Afsluitende cooling-down begeleiden
2 personen
Afsluiting en bedankje geven
2 personen

Nazorg

Kamercontrole uitvoeren
2 personen
Locatie leegmaken
4 personen
Sportmateriaal inladen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Sleutels retourneren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Opbergkastenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 35
Opscheplepelsaantal 8
Serveerkommenaantal 8
Scharen voor etenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Kookpannenaantal 4
Braadpannenaantal 2
Ovenschalenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukenweegschalenaantal 2

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Labelprinter

Sportmateriaal

Trainingsballenaantal 12
Pionnenaantal 30
Markeringshoedjesaantal 30
Loopladdersaantal 4
Weerstandsbandenaantal 20
Springtouwenaantal 12
Trainingshesjesaantal 30
Pionnenstokkenaantal 12
Fluitjesaantal 6
Stopwatchaantal 3
Yogamattenaantal 20
Handdoekenaantal 30
Drinkflessenaantal 30
Ballenzakkenaantal 4
Materiaalbakkenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 8
Sporttapeaantal 6
Pleisterrollenaantal 4
Thermodekensaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Keukenrollenaantal 6
Toiletpapieraantal 48

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de overnachtingslocatie en trainingsvelden zodra de deelnemerslijst grotendeels bekend is. Controleer daarna of de capaciteit past bij het aantal deelnemers en maak uiterlijk een week vooraf de kamerindeling.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten bij de aanmelding, niet pas tijdens het weekend. Gebruik één bijgewerkte deelnemerslijst voor trainers, maaltijden en de ontvangstbalie.
Deel het programma minimaal 7 dagen vooraf met deelnemers en trainers. Verwerk wijzigingen nog één keer na de weersverwachting en stuur daarna een definitieve versie.
Controleer sportmateriaal, EHBO-materiaal en trainingsballen uiterlijk 2 dagen vooraf. Label gedeelde spullen en laad powerbanks, draagbare speakers en andere apparatuur voordat je vertrekt.
Richt bij aankomst eerst de ontvangstbalie, slaapruimtes en trainingsruimte in. Vul koelboxen, zet thermoskannen klaar en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de eerste training begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trainingsweekend organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met deelnemers, locatie en trainingsvelden. Plan de maaltijden, kamerindeling en het vervoer uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Wanneer verstuur ik het programma voor een trainingsweekend?: Deel een eerste programma minimaal 7 dagen vooraf. Verwerk de laatste wijzigingen na de weersverwachting en stuur de definitieve versie uiterlijk 24 uur voor vertrek.
Hoeveel drank en eten heb ik nodig voor een trainingsweekend?: Tel per deelnemer per trainingsdag minimaal 2 liter drinkwater, verdeeld over de dag. Stem maaltijden en tussendoortjes af op het aantal deelnemers, hun dieetwensen en het aantal trainingsmomenten.
Wanneer controleer ik het sportmateriaal en de EHBO-spullen?: Controleer alles uiterlijk 2 dagen voor het trainingsweekend, zodat ontbrekende spullen nog kunnen worden aangevuld. Doe op locatie nog een korte controle voordat de eerste training begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.