Trainingswochenende organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Trainingswochenende steht und fällt mit sauberer Vorbereitung: Teilnehmer, Unterkunft, Trainingsflächen, Verpflegung und Transport müssen zusammenpassen. Kläre früh, wer teilnimmt, welche Ernährungswünsche und Notfallkontakte vorliegen und wie die Zimmer verteilt werden. Teile das Programm rechtzeitig und plane einen festen Zeitpunkt für letzte Änderungen ein. Kurz vor der Anreise zählen Wetterprüfung, Materialkontrolle, gefüllte Kühlboxen und ein vorbereiteter Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
Trainingsprogramm festlegen
2 Personen
Trainer einplanen
Übernachtungsort reservieren
Trainingsfelder reservieren
Mahlzeiten abstimmen
2 Personen
Transport inventarisieren
Zimmeraufteilung erstellen
Programm teilen
Letzte Änderungen einarbeiten
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Sportgeräte sammeln
2 Personen
Sportmaterial prüfen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Materialien beschriften
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Schlafräume kontrollieren
2 Personen
Trainingsraum überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Programm aufhängen

Event

Teilnehmer registrieren
2 Personen
Schlüssel und Zimmer ausgeben
2 Personen
Begrüßung und Einführung geben
2 Personen
Trainingsmaterial austeilen
2 Personen
Erstes Training begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
Obst und Snacks bereitstellen
2 Personen
Pausensnack servieren
2 Personen
Trainingsmaterial aufräumen
3 Personen
Dusch- und Umkleideräume kontrollieren
Abendessen vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
Geschirr abräumen
3 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Abendsnacks servieren
2 Personen
Abendraum aufräumen
3 Personen
Ruhe und Sicherheit kontrollieren
2 Personen
Frühstück vorbereiten
3 Personen
Frühstück servieren
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
Morgentraining leiten
4 Personen
Wasserstellen kontrollieren
2 Personen
Mittagessen vorbereiten
3 Personen
Mittagessen servieren
4 Personen
Mittagsraum reinigen
3 Personen
Nachmittagstraining begleiten
4 Personen
Trainingsmaterial einsammeln
3 Personen
Abschließende Cool-down-Session anleiten
2 Personen
Abschluss und Dank aussprechen
2 Personen

Nachbereitung

Zimmerkontrolle durchführen
2 Personen
Location räumen
4 Personen
Sportmaterial einladen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Schlüssel zurückgeben
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AufbewahrungsschränkeAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 30
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
Wiederverwendbare BecherAnz. 40
KaffeetassenAnz. 30
BestecksetsAnz. 35
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 8
EssscherenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KochtöpfeAnz. 4
BratpfannenAnz. 2
AuflaufformenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KüchenwaagenAnz. 2

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 4
Etikettendrucker

Sportmaterial

TrainingsbälleAnz. 12
KegelAnz. 30
MarkierungshütchenAnz. 30
LaufleiternAnz. 4
WiderstandsbänderAnz. 20
SpringseileAnz. 12
TrainingswestenAnz. 30
PionenstangenAnz. 12
PfeifenAnz. 6
StoppuhrAnz. 3
YogamattenAnz. 20
HandtücherAnz. 30
TrinkflaschenAnz. 30
BalltaschenAnz. 4
MaterialkistenAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 8
SporttapeAnz. 6
PflasterrollenAnz. 4
ThermodeckenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
KüchenrollenAnz. 6
ToilettenpapierAnz. 48

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege spätestens drei bis vier Wochen vorher Teilnehmerliste, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte zusammen. So kannst du Mahlzeiten, Zimmeraufteilung und Transport mit belastbaren Zahlen planen.
Reserviere Unterkunft und Trainingsfelder, sobald die Teilnehmerzahl absehbar ist. Prüfe zusätzlich, ob Schlafräume, Trainingsraum und Empfang bei der Ankunft zugänglich und vorbereitet sind.
Teile das Trainingsprogramm mindestens sieben Tage vorher und verschicke eine aktualisierte Version spätestens 24 Stunden vor Beginn. Trainer, Fahrgemeinschaften und Zimmeraufteilung sollten darin eindeutig zu finden sein.
Plane Verpflegung nicht nur nach Mahlzeiten: Rechne Wasser für jede Trainingseinheit ein und fülle Kühlboxen am Vortag. Mehrweg-Geschirr, Thermoskannen, Wasserkocher und Küchenutensilien sollten gezählt und einem Verantwortlichen zugeordnet werden.
Kontrolliere Sportgeräte, Trainingsbälle, Erste-Hilfe-Material, Verlängerungskabel und Powerbanks am Tag vor der Abfahrt. Beschrifte gemeinsames Material und prüfe die Wettervorhersage spätestens sechs Stunden vor dem ersten Training.

Häufige Fragen

Wann sollte man ein Trainingswochenende organisieren?: Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen, Unterkunft und Trainingsflächen. Eine Woche vorher sollten Programm, Transport, Zimmeraufteilung und Verpflegung feststehen.
Wie viele Tage vorher muss das Trainingsprogramm verschickt werden?: Sende das erste Programm mindestens sieben Tage vor dem Trainingswochenende. Schicke letzte Änderungen spätestens 24 Stunden vor Beginn, damit Trainer und Teilnehmer ihre Anreise und Ausrüstung anpassen können.
Was muss man am Tag vor dem Trainingswochenende prüfen?: Kontrolliere am Vortag Sportmaterial, Erste-Hilfe-Material, Küchenutensilien, Kühlboxen, Stromkabel und Powerbanks. Bereite außerdem Zimmeraufteilung, Empfang und beschriftetes Material vor.
Wie plant man die Verpflegung für ein Trainingswochenende?: Plane Mahlzeiten erst nach Abschluss der Anmeldungen und erfassten Ernährungswünsche. Zähle pro Mahlzeit Teller, Schüsseln, Becher und Besteck und stelle Getränke sowie gefüllte Kühlboxen spätestens am Vorabend bereit.

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