Trainingskamp organiseren: checklist en planning
Een trainingskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een trainingsprogramma. Je regelt tegelijk de locatie, deelnemers, begeleiding, maaltijden, sportmateriaal en praktische voorzieningen. Begin met datum en verblijfslocatie, verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, route, boodschappen en materiaalvoorraad. Op de dag zelf werk je met een vaste opbouw: locatie openen, velden uitzetten, aanmeldtafel inrichten en het eet- en drinkpunt klaarmaken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
Trainingsprogramma opstellen
2 personen
Deelnemerslijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Reservering bevestigen
Trainers en begeleiders inplannen
Maaltijden afstemmen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekend materiaal bestellen
Definitieve deelnemerslijst maken
Programma en route delen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en koeling voorbereiden
2 personen
Trainingsmateriaal klaarzetten
2 personen
Deelnemersbadges maken
Maaltijden voorbereiden
3 personen
Locatie openen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Trainingsvelden uitzetten
3 personen
Aanmeldtafel inrichten
Eet- en drinkpunt inrichten
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Programma en huisregels toelichten
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Techniektraining begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
Partijvormen begeleiden
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondtraining begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Cooling-down begeleiden
2 personen
Avondsnacks serveren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Trainingsmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
Materiaal droog en compleet opbergen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
Restanten gekoeld opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 32
- Tafelkledenaantal 6
Sportmateriaal
- Trainingsballenaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Markeringshoedjesaantal 32
- Trainingshesjesaantal 32
- Mini-doelenaantal 4
- Weerstandsbandenaantal 12
- Trainingsmattenaantal 16
- Ballennetaantal 2
- Balpompaantal 2
- EHBO-koffer
- IJscompressenaantal 6
Apparatuur
- Stopwatchesaantal 4
- Fluitjesaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 2
- Powerbanksaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 2
- Opscheplepelsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
Catering
- Waterkannenaantal 4
- Buffetbakkenaantal 6
- Koelelementenaantal 12
- Drankdispensersaantal 2
- Boodschappen
Tips
- Plan de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die lijst voor de maaltijdhoeveelheden, badges, groepsindeling en het aantal trainingshesjes.
- Controleer sportmateriaal minstens 5 dagen voor vertrek. Tel ballen, pionnen, markeringshoedjes, mini-doelen en trainingsmatten afzonderlijk en bestel ontbrekende spullen nog op tijd.
- Verzamel dieetwensen en noodcontacten vóór je de maaltijden definitief afstemt. Een aparte lijst voorkomt dat informatie alleen in losse berichten of bij één trainer staat.
- Maak het programma en de route uiterlijk 3 dagen vooraf deelbaar. Zet daarin ook aanmeldtijd, trainingslocaties, maaltijdmomenten en een contactpersoon voor wijzigingen.
- Zet op de opbouwdag eerst stroom en logistiek klaar: tafels, stoelen, koeling, waterkannen en drankdispensers. Test daarna stopwatches, fluitjes, de Bluetoothspeaker en verlengsnoeren voordat de deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een trainingskamp organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor het kamp de meeste aanmeldingen en dieetwensen binnen hebt.
- Wat moet ik een week voor een trainingskamp regelen?
- Maak 7 dagen vooraf de definitieve deelnemerslijst, bevestig de reservering en plan trainers en begeleiders in. Controleer ook de materiaalvoorraad en werk de boodschappenlijst bij.
- Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig voor een trainingskamp?
- Dat hangt af van het aantal deelnemers en de trainingsvorm. Tel al het materiaal 5 dagen vooraf en leg per trainingsveld klaar wat nodig is, inclusief ballen, pionnen, hesjes, markeringshoedjes en een balpomp.
- Wanneer moet ik maaltijden en dieetwensen vastleggen?
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding op en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het trainingskamp. Stem de maaltijden daarna af op de definitieve deelnemerslijst en controleer die opnieuw 3 dagen vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!