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Trainingslager organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Trainingslager steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Termin und Ort fest, dann planst du Training, Unterbringung, Verpflegung und Betreuung. Rechne früh mit Rückmeldungen, Ernährungswünschen und Notfallkontakten, statt diese Angaben kurz vor der Abfahrt einzusammeln. In den letzten Tagen prüfst du Teilnehmerzahl, Material und Einkauf. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan für Trainingsfelder, Anmeldung, Essen und Getränke.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Trainingsprogramm erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Reservierung bestätigen

  • Trainer und Betreuer einplanen

  • Mahlzeiten abstimmen

    2 Personen

  • Materialbestand überprüfen

    2 Personen

  • Fehlendes Material bestellen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Programm und Route teilen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke und Kühlung vorbereiten

    2 Personen

  • Trainingsmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerausweise erstellen

  • Mahlzeiten vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Trainingsfelder abstecken

    3 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

  • Essens- und Getränkestand einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitsmaterial bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Programm und Hausregeln erläutern

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Technikschulung begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausensnacks verteilen

    2 Personen

  • Partien betreuen

    3 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abendtraining leiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Cool-down begleiten

    2 Personen

  • Abendsnacks servieren

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Trainingsmaterial sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

  • Material trocken und vollständig verstauen

    2 Personen

  • Geliehenes Material zurückgeben

  • Reste gekühlt aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 32
  • TischdeckenAnz. 6

Sportmaterial

  • TrainingsbälleAnz. 12
  • KegelAnz. 40
  • MarkierungshütchenAnz. 32
  • TrainingswestenAnz. 32
  • MinitoreAnz. 4
  • WiderstandsbänderAnz. 12
  • TrainingsmattenAnz. 16
  • BallennetzAnz. 2
  • BallpumpeAnz. 2
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • KühlkompressenAnz. 6

Ausstattung

  • StoppuhrenAnz. 4
  • PfeifenAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 3

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8

Catering

  • WasserkannenAnz. 4
  • BuffetbehälterAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 2
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor Beginn fest. Dann kannst du Mahlzeiten, Ausweise, Sitzplätze und Getränke anhand einer verlässlichen Zahl vorbereiten.
  • Sammle Ernährungswünsche und Notfallkontakte direkt mit der Anmeldung und prüfe die Angaben mindestens 3 Tage vor dem Trainingslager noch einmal. Fehlende Daten lassen sich später nur schwer nachfordern.
  • Kontrolliere Trainingsmaterial nicht nur auf Vollständigkeit, sondern auch auf Funktion: Prüfe Bälle, Ballpumpe, Stoppuhren, Pfeifen und Lautsprecher spätestens 2 Tage vorher.
  • Bereite Getränke und Kühlung am Vorabend vor. Stelle Kühlboxen, Kühlelemente, Wasserkannen und Getränkespender gemeinsam bereit, damit am ersten Training keine Suche entsteht.
  • Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein. Trainingsfelder, Tische, Stühle, Anmeldetisch sowie Essens- und Getränkestand sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmer fertig sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Trainingslager organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Trainingsprogramm. So bleiben mindestens 4 Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und die Reservierungsbestätigung.
Wann muss die Teilnehmerliste für ein Trainingslager feststehen?
Eine vorläufige Liste brauchst du spätestens 4 Wochen vorher. Die endgültige Teilnehmerzahl sollte 7 Tage vor Beginn feststehen, damit du Verpflegung, Ausweise und Material passend vorbereiten kannst.
Wie viel Getränke braucht man für ein Trainingslager?
Plane pro Person und Trainingstag mindestens 2 bis 3 Liter Getränke ein, bei Hitze oder mehreren Einheiten mehr. Teile die Menge auf Trinkwasser für die Einheiten und Getränke zu den Mahlzeiten auf.
Wann sollte man das Trainingsmaterial prüfen?
Führe die erste Bestandsprüfung etwa 2 Wochen vorher durch und bestelle fehlendes Material spätestens 7 Tage vor Beginn. Eine kurze Funktionskontrolle von Bällen, Pumpen, Stoppuhren und Lautsprecher gehört zusätzlich auf die Vorabend-Checkliste.

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