Zo organiseer je een trailwandeling

Begin met de route: leg afstand, startlocatie en rustpunt vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer daarna of een routevergunning nodig is en open een aanmeldformulier waarin je ook dieetwensen verzamelt. Deel de route digitaal, loop hem vooraf na en markeer gevaarlijke punten. Op de dag zelf draait alles om duidelijke registratie, een korte veiligheidsbriefing, goed zichtbare routepijlen en voldoende water. De takenlijst onderaan helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Routevergunning controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Route digitaal delen
9
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemers informeren over weer
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Route vooraf nalopen
2 personen
14
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
15
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

16
Startlocatie controleren
2 personen
17
Tafels en tent opbouwen
4 personen
18
Routepijlen plaatsen
3 personen
19
Rustpunt inrichten
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Startmateriaal uitdelen
2 personen
25
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
26
Trailwandeling begeleiden
4 personen
27
Achterblijvers controleren
2 personen
28
Rustpunt bemannen
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Routepijlen verwijderen
3 personen
34
Tafels en tent afbreken
4 personen
35
Servies afwassen
2 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Startlocatie schoonmaken
3 personen
38
Materialen inventariseren
2 personen
39
Geleende spullen retourneren
2 personen
40
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Markeerlintaantal 6
Startnummersaantal 60
Routekaartenaantal 70
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Fluitjesaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 10
Kompasaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 8
Zaklampenaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Naambadgesaantal 70

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Opscheptangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handdesinfectieaantal 4
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole niet pas de dag ervoor. Loop het volledige parcours vooraf na, controleer kruisingen en modderige of gladde stukken en leg vast waar routepijlen en markeerlint moeten komen.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de wandeling definitief. Zo weet je hoeveel startnummers, routekaarten, naambadges, bekers en hapjes je moet klaarzetten.
Regel de vergunning en startlocatie voordat de uitnodigingen eruit gaan. Een wijziging van startpunt of route na inschrijving zorgt snel voor verwarring, vooral wanneer de route al digitaal is gedeeld.
Zet bij de start een aparte registratietafel met klemborden en pennen klaar. Geef deelnemers hun startmateriaal pas na registratie en plan daarna een veiligheidsbriefing van ongeveer 5 minuten.
Bereid het rustpunt voor op wisselvallig weer. Zet water, gekoelde dranken en hapjes klaar en zorg voor een tent, verlichting en een alternatief als deelnemers langer moeten wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trailwandeling organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie en vergunning. Open daarna de inschrijving en plan de routecontrole uiterlijk 1 week voor de wandeling.
Hoeveel drank heb je nodig voor een trailwandeling?: Reken voor het rustpunt op minstens 0,5 liter water per deelnemer, plus extra voor warme omstandigheden. Koel de dranken vooraf en zet ook waterkannen bij de start klaar.
Wat moet je regelen voor de veiligheid tijdens een trailwandeling?: Loop de route vooraf na, markeer gevaarlijke punten en plaats duidelijke routepijlen. Leg EHBO-koffers, nooddekens, zaklampen en fluitjes klaar en geef vóór vertrek een briefing van 5 minuten.
Wanneer moet je de route van een trailwandeling delen?: Deel de digitale route zodra startlocatie en parcours definitief zijn, bij voorkeur minstens 1 week vooraf. Stuur op de dag vóór de wandeling nog een bericht met weerinformatie, starttijd en laatste wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.