Trailrun organiseren: checklist van route tot finish
Een trailrun organiseren begint niet bij de startboog, maar bij een haalbare route en duidelijke afspraken. Leg datum, start- en finishplek, parkeerterrein en vergunningen eerst vast. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers, verkeersveiligheid, waterpunten en route-markering. In de laatste week controleer je de route opnieuw, deel je startgroepen in en brief je de vrijwilligers. Deze checklist helpt je de 78 taken in een logische volgorde af te werken, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn en de organisatie op de dag zelf kan doorwerken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Start- en finishplek reserveren
Parkeerterrein reserveren
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Routebeschrijving publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Weersverwachting volgen
Route volledig nalopen
3 personen
Gevaarlijke punten markeren
3 personen
Noodnummers verzamelen
Deelnemersinformatie mailen
Startnummers afdrukken
2 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Vrijwilligersbriefing maken
EHBO-bezetting bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Waterpunten bepalen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Batterijen opladen
Weersmaatregelen klaarzetten
2 personen
Route opnieuw inspecteren
3 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Linten en hekken plaatsen
4 personen
Startboog opbouwen
3 personen
Finishboog opbouwen
3 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Tenten opzetten
4 personen
Waterpunten inrichten
4 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Parkeerroute bewegwijzeren
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Medaillebalie inrichten
2 personen
Event
Deelnemers onthalen
6 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Bagage innemen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Deelnemers briefen
2 personen
Startschot geven
2 personen
Startvak begeleiden
4 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Water en sportdrank uitdelen
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
Parcours controleren
3 personen
Tijdregistratie bewaken
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille uitdelen
3 personen
Finishfoto's maken
2 personen
EHBO-hulp verlenen
2 personen
Bagage teruggeven
3 personen
Finishcatering serveren
5 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Route vrijgeven
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
4 personen
Hekken en linten verwijderen
4 personen
Tenten en startbogen afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Verloren spullen terugsturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 30
- Klaptafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Startboog
- Finishboog
- Routepijlenaantal 120
- Markeerlintaantal 12
- Afzethekkenaantal 20
- Pionnenaantal 30
- Kilometermarkersaantal 15
- Startnummersaantal 150
- Startnummerbandenaantal 150
- Medaillelintenaantal 120
- Finishmedaillesaantal 120
- Bagagenummersaantal 120
- Polsbandjesaantal 150
- Prijzenaantal 12
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Waterjerrycansaantal 12
- Drinkdispensersaantal 8
- Drinkbekersaantal 1500
- Koelboxenaantal 8
- Thermodekensaantal 30
- Zaklampenaantal 12
- Portofoonsaantal 12
- Stopwatchesaantal 6
- Tijdregistratiemattenaantal 2
- Routekaartenaantal 25
- Verkeershesjesaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 20
- Rugzakken voor postenaantal 8
Servies
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Mokkenaantal 120
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
Keuken
- Waterkokersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 8
- Thermoboxenaantal 4
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Prikbordenaantal 4
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Opvouwbare kruiwagensaantal 2
- EHBO-koffersaantal 3
- Brandblussersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Loop de volledige route uiterlijk in de laatste week nog een keer na. Markeer gevaarlijke punten en controleer na regen of wind of routepijlen, linten en kilometermarkers nog zichtbaar en stevig staan.
- Maak één deelnemersmail met starttijd, startgroep, parkeerinformatie, routebeschrijving, noodnummer en wat deelnemers zelf moeten meenemen. Verstuur die bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de trailrun.
- Plan per waterpunt minstens één verantwoordelijke en controleer vooraf hoeveel waterjerrycans, drinkdispensers en bekers nodig zijn. Zet extra voorraad klaar voor warm weer en langere looptijden.
- Bevestig de EHBO-bezetting en verzamel alle noodnummers uiterlijk 48 uur voor de start. Geef vrijwilligers een korte briefing met hun post, portofoonafspraak, route naar de dichtstbijzijnde hulp en procedure bij een vermiste deelnemer.
- Leg startnummers, polsbandjes, bagagenummers en medaillelinten per startgroep klaar. Sorteer ze vóór de wedstrijddag, zodat registratie en uitgifte niet tegelijk met de eerste start hoeven te gebeuren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een trailrun organiseren?
- Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, start- en finishplek en vergunningen. Open daarna de inschrijving, werf vrijwilligers en werk het verkeers- en veiligheidsplan uit.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een trailrun?
- Reken naast de organisatie op minimaal één vrijwilliger per waterpunt, één persoon per gevaarlijk kruispunt en extra mensen voor start, finish, registratie en bagage. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf, wanneer het deelnemersaantal bekend is.
- Wanneer moet ik de trailrunroute markeren?
- Controleer de volledige route in de laatste week en plaats de definitieve routepijlen, het markeerlint en de kilometermarkers zo kort mogelijk voor de start. Loop vlak voor opening nog een snelle controle van kruisingen en onduidelijke stukken.
- Hoeveel water moet ik regelen voor een trailrun?
- Bepaal de hoeveelheid op basis van deelnemers, afstand en weersverwachting; plan in elk geval een waterpunt op ieder vooraf bepaald verzorgingspunt plus reservevoorraad. Controleer de voorraad opnieuw 24 uur voor de start en vul drinkdispensers vlak voor gebruik.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!