Trailrun organisieren: die komplette Checkliste

Ein Trailrun steht und fällt mit einer geprüften Strecke, klaren Zuständigkeiten und funktionierenden Verpflegungspunkten. Lege zuerst Datum, Route, Start und Ziel fest und kläre frühzeitig Genehmigungen sowie Parkplätze. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Verkehrsregelung und die Informationen für Teilnehmende. In der letzten Woche zählen Streckenbegehung, Markierungen, Notfallkontakte und ein belastbarer Wetterplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Start- und Zielbereich reservieren
Parkplatz reservieren
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Wegbeschreibung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Wettervorhersage verfolgen
Route vollständig ablaufen
3 Personen
Gefahrenstellen markieren
3 Personen
Notrufnummern sammeln
Teilnehmerinformationen per E-Mail versenden
Startnummern drucken
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
Armbänder sortieren
2 Personen
Freiwilligenbriefing erstellen
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
Catering bestellen
2 Personen
Wasserstellen festlegen
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Batterien aufladen
Wettermaßnahmen bereitstellen
2 Personen
Route erneut inspizieren
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Bänder und Absperrungen aufstellen
4 Personen
Startbogen aufbauen
3 Personen
Zielbogen aufbauen
3 Personen
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Wasserstellen einrichten
4 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Parkroute ausschildern
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Zeiterfassung testen
2 Personen
Medaillen-Theke einrichten
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
6 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Gepäck annehmen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Teilnehmer briefen
2 Personen
Startschuss geben
2 Personen
Startbereich betreuen
4 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Wasser und Sportgetränke verteilen
6 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Obst und Snacks ausgeben
4 Personen
Parcours kontrollieren
3 Personen
Zeiterfassung überwachen
2 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Medaillen verteilen
3 Personen
Zielfotos machen
2 Personen
Erste-Hilfe leisten
2 Personen
Gepäck zurückgeben
3 Personen
Verpflegung im Ziel servieren
5 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
Route freigeben
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Absperrgitter und Bänder entfernen
4 Personen
Zelte und Startbögen abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
Verlorene Gegenstände zurückschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 30
KlappischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

Startbogen
Zielbogen
WegweiserAnz. 120
AbsperrbandAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20
KegelAnz. 30
KilometermarkierungenAnz. 15
StartnummernAnz. 150
StartnummernbänderAnz. 150
MedaillenbänderAnz. 120
Finisher-MedaillenAnz. 120
GepäcknummernAnz. 120
ArmbänderAnz. 150
PreiseAnz. 12
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
WasserkanisterAnz. 12
GetränkespenderAnz. 8
TrinkbecherAnz. 1500
KühlboxenAnz. 8
ThermodeckenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 12
FunkgeräteAnz. 12
StoppuhrenAnz. 6
ZeitmessmattenAnz. 2
RoutenpläneAnz. 25
WarnwestenAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
Rucksäcke für StationenAnz. 8

Geschirr

KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
TassenAnz. 120
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150

Küche

WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8
ThermoboxenAnz. 4

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
PinnwändeAnz. 4
MegafoneAnz. 2

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
HandfegerAnz. 4
KlappkarrenAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigungen und reserviere Start-, Ziel- und Parkplatz spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf. Bei Wald- oder Privatwegen können mehrere Stellen zuständig sein.
Laufe die komplette Route innerhalb der letzten 7 Tage ab. Markiere Gefahrenstellen, kontrolliere Wegweiser und prüfe, ob Kilometer-Markierungen noch sichtbar und vollständig sind.
Plane pro Wasserstelle einen festen Verantwortlichen und zusätzliches Material für mindestens 10 Prozent mehr Teilnehmende ein. Wasserkanister, Getränkespender und Trinkbecher dürfen nicht erst am Veranstaltungstag eintreffen.
Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 5 Tage vor dem Start. Darin sollten Anfahrt, Parken, Startgruppen, Notrufnummern, Verpflegung und Hinweise zu Ernährungswünschen stehen.
Beende das Helferbriefing spätestens 60 Minuten vor dem ersten Start. Weise dabei die Positionen an Strecke, Wasserstellen, Start, Ziel und Erste-Hilfe-Besetzung einzeln zu.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Trailrun anmelden?: Öffne die Anmeldung etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf, damit genug Zeit für Einladungen, Streckeninformationen und die Einteilung der Startgruppen bleibt. Schließe die Anmeldung je nach Auswertung spätestens 7 Tage vorher.
Wann sollte die Trailrun-Strecke markiert werden?: Bereite Wegweiser, Absperrband und Kilometer-Markierungen 1 bis 2 Tage vor dem Start vor. Kontrolliere die gesamte Markierung am Veranstaltungstag noch einmal, besonders an Abzweigungen und Gefahrenstellen.
Wie viel Wasser brauche ich für einen Trailrun?: Plane für jede Wasserstelle ausreichend Vorrat für die erwartete Teilnehmerzahl plus 10 Prozent Reserve. Die genaue Menge hängt von Streckenlänge, Temperatur und Anzahl der Stationen ab; bei warmem Wetter solltest du spätestens 48 Stunden vorher nachbestellen können.
Wann müssen die Helfer beim Trailrun vor Ort sein?: Die Helfer für Aufbau, Start und Ziel sollten mindestens 90 Minuten vor dem ersten Start eintreffen. Streckenposten und Erste-Hilfe-Kräfte müssen so früh positioniert sein, dass die Strecke 30 Minuten vor dem Start vollständig besetzt ist.

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