Trailrun organiseren: checklist voor een veilige wedstrijddag

Een trailrun organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzetten. Je regelt tegelijk toestemming van terreinbeheerders, verkeersmaatregelen, tijdregistratie, EHBO en voldoende vrijwilligers voor posten langs het parcours. Begin met datum, afstand en startlocatie en werk daarna toe naar een gecontroleerde route en duidelijke deelnemersinformatie. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je enkele weken vooraf vastlegt en wat je op de dag zelf nog controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Terreinbeheerders informeren
2 personen
Startlocatie reserveren
Parkeerterrein reserveren
Tijdregistratie reserveren
Verzekering controleren
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting bevestigen
Route volledig nalopen
3 personen
Afstanden nameten
2 personen
Routekaart maken
Risicopunten markeren
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Startnummers bestellen
Medaillelinten bestellen
Catering reserveren
Sanitaire voorzieningen reserveren
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst sluiten
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Bevoorradingsposten samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Startgebied opbouwen
6 personen
Finishgebied opbouwen
5 personen
Registratietafel inrichten
3 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Route uitzetten
6 personen
Pijlen en linten controleren
3 personen
Bevoorradingsposten inrichten
6 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Parkeerroute bewegwijzeren
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Bagage innemen
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Trailrun starten
3 personen
Verkeerspunten bemannen
6 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Deelnemers doortellen
3 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Fruit en snacks aanvullen
4 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille uitreiken
3 personen
Herstelruimte begeleiden
3 personen
Bagage teruggeven
3 personen
Laatste lopers opvangen
4 personen
Route officieel vrijgeven
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Finishcatering serveren
4 personen
Afval tussentijds verzamelen
3 personen

Nazorg

Startgebied afbreken
5 personen
Finishgebied afbreken
5 personen
Routebebording verwijderen
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies en materiaal reinigen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Geleende spullen verzamelen
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Route controleren op achtergebleven spullen
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Registratietafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 600
Finishermedaillesaantal 250
Routepijlenaantal 120
Markeerlintrollenaantal 12
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Routebordenaantal 20
Meetwiel
Kompasaantal 3
Rugzakken voor postenaantal 8
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 30
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 12
Reflectievestenaantal 20
Paraplu'saantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 6
Oplaadbankenaantal 6
Tijdregistratiesysteem
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Werklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Schenkkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Drinkwaterjerrycansaantal 12
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Draagkrattenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Handschoenenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Loop het volledige parcours minimaal twee keer na: eerst om afstanden en risicopunten vast te leggen, daarna kort voor de trailrun om routepijlen, markeerlint en verkeerskegels te controleren.
Bevestig de bezetting van iedere post uiterlijk één week vooraf. Geef vrijwilligers een postlocatie, taak, telefoonnummer en rugzak met het benodigde materiaal.
Verstuur deelnemersinformatie ten minste 7 dagen voor de start. Vermeld daarin starttijd, parkeerplaats, routeafstanden, tijdregistratie, weersadvies en wat deelnemers zelf meenemen.
Test tijdregistratie, portofoons, megafoon en luidsprekers vóór de wedstrijddag. Laad oplaadbanken op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar op de startlocatie.
Plan sanitaire voorzieningen, catering en afvalbakken op basis van het definitieve deelnemersaantal. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie de laatste veiligheidsbeslissing neemt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trailrun organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, parcours, terreinbeheerders en vergunningen. Reserveer startlocatie, parkeerterrein, tijdregistratie, catering en sanitaire voorzieningen zodra de datum vaststaat.
Wanneer moet ik de route van een trailrun uitzetten?: Loop en meet de route uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf volledig na. Zet routepijlen, routeborden en markeerlint bij voorkeur op de dag ervoor, zodat je ze vlak voor de start nog kunt controleren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een trailrun?: Reken minimaal één vrijwilliger per bemande post en voeg 2 tot 4 mensen toe voor registratie, start, finish en opruimen. Bevestig de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf en zorg voor een reserve voor uitval.
Wanneer stuur ik deelnemersinformatie voor een trailrun?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de trailrun. Verstuur een korte laatste update 24 tot 48 uur vooraf met weersverwachting, parkeerinformatie, starttijd en eventuele routewijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.