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Trailrun organisieren: die komplette Checkliste

Ein Trailrun braucht deutlich mehr Vorbereitung als eine markierte Laufstrecke. Neben Startort und Anmeldung müssen Genehmigungen, Parkplätze, Zeitmessung, Erste Hilfe und Helfer rechtzeitig feststehen. Plane die Route vollständig abzulaufen und Gefahrenstellen vor dem Veranstaltungstag zu prüfen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenplanung bis zur Wetterkontrolle und zeigt, was am Veranstaltungstag oft zu spät auffällt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Strecke festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Geländeverwalter informieren

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Parkplatz reservieren

  • Zeitmessung reservieren

  • Versicherung prüfen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen

  • Route vollständig ablaufen

    3 Personen

  • Abstände nachmessen

    2 Personen

  • Routenkarte erstellen

  • Gefahrenpunkte markieren

    2 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Startnummern bestellen

  • Medaillenbänder bestellen

  • Catering reservieren

  • Sanitäre Anlagen reservieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste schließen

    2 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Volunteer-Briefing vorbereiten

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Versorgungsstationen zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

Event

  • Startbereich aufbauen

    6 Personen

  • Zielbereich aufbauen

    5 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    3 Personen

  • Zeiterfassung installieren

    2 Personen

  • Route festlegen

    6 Personen

  • Pfeile und Bänder kontrollieren

    3 Personen

  • Versorgungsstationen einrichten

    6 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Parkroute ausschildern

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    4 Personen

  • Gepäck annehmen

    3 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Start begleiten

    3 Personen

  • Trailrun starten

    3 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    6 Personen

  • Streckenposten besetzen

    8 Personen

  • Teilnehmer nachzählen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    4 Personen

  • Obst und Snacks auffüllen

    4 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    3 Personen

  • Medaille überreichen

    3 Personen

  • Ruheraum betreuen

    3 Personen

  • Gepäck zurückgeben

    3 Personen

  • Letzte Läufer auffangen

    4 Personen

  • Route offiziell freigeben

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    4 Personen

  • Verpflegung im Ziel servieren

    4 Personen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Startbereich abbauen

    5 Personen

  • Finishbereich abbauen

    5 Personen

  • Wegweiser entfernen

    6 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Geschirr und Material reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    3 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Route auf zurückgelassene Gegenstände prüfen

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 30
  • RegistrierungstischeAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 250
  • SicherheitsnadelnAnz. 600
  • FinishermedaillenAnz. 250
  • WegweiserAnz. 120
  • AbsperrbandrollenAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • WegweiserAnz. 20
  • Messrad
  • KompassAnz. 3
  • Rucksäcke für StationenAnz. 8
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • RettungsdeckenAnz. 30
  • TaschenlampenAnz. 8
  • PfeifenAnz. 12
  • WarnwestenAnz. 20
  • RegenschirmeAnz. 6

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 12
  • MobiltelefoneAnz. 6
  • LadestationenAnz. 6
  • Zeitmesssystem
  • LaptopsAnz. 2
  • DruckerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • MegafonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • ArbeitslampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • AusgießkannenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6
  • TablettsAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • TrinkwasserkanisterAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • TragekistenAnz. 20

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 4
  • HandschuheAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke und Startort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Für Genehmigungen, den Geländeverwalter, Parkplätze und Verkehrsmaßnahmen bleibt dann ausreichend Zeit.
  • Laufe die komplette Route spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Trailrun ab. Miss kritische Abstände nach, markiere Gefahrenpunkte und prüfe, ob Wegweiser und Absperrungen an jeder Abzweigung sichtbar stehen.
  • Teile Helfer nicht nur nach Stationen ein, sondern bestätige zusätzlich eine Erste-Hilfe-Besetzung und die Funk- oder Telefonverbindung. Für jede Station sollte mindestens eine erreichbare Kontaktperson eingeplant sein.
  • Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Start. Dazu gehören Startort, Parkhinweise, Streckenangaben, Ablauf, Verpflegung und Hinweise zu erfassten Ernährungswünschen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Lauf und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Lade Funkgeräte, Mobiltelefone und Zeitmesssysteme vollständig und teste Drucker, Lautsprecher sowie Beleuchtung vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Trailrun anmelden und genehmigen lassen?
Beginne mit Anmeldung und Genehmigungen 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Je nach Strecke können Geländeverwalter, Verkehrsbehörden, Startort und Versicherung zusätzliche Prüfzeiten benötigen.
Wie viele Helfer braucht ein Trailrun?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Verpflegungs- oder Kontrollstation und zusätzliche Helfer für Registrierung, Start, Ziel und Streckensicherung ein. Die genaue Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Zahl der Gefahrenstellen ab.
Wann sollte man die Trailrun-Strecke kontrollieren?
Laufe die gesamte Strecke 10 bis 14 Tage vorher ab und kontrolliere sie zusätzlich am Veranstaltungstag. Nach Sturm, starkem Regen oder Bauarbeiten solltest du gefährdete Abschnitte innerhalb der letzten 24 Stunden erneut prüfen.
Was muss am Trailrun-Tag vor dem Start getestet werden?
Teste mindestens 2 Stunden vor dem Start Zeitmessung, Funkgeräte, Mobiltelefone, Lautsprecher, Mikrofon und Beleuchtung. Kontrolliere außerdem Startnummern, Wegweiser, Absperrungen, Erste-Hilfe-Besetzung und die Zufahrt für Notfälle.

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