Zo organiseer je een townhallbijeenkomst

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je een zaal of catering vastlegt. Boek daarna de sprekers en gespreksleiders, reserveer een locatie en werk de techniek uit rond presentaties, microfoons en projectie. Verstuur uitnodigingen op tijd en houd aanmeldingen, dieetwensen en presentaties centraal bij. In de laatste week controleer je aantallen, test je de apparatuur en richt je registratie, koffie, buffet en spreekplek in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers en gespreksleiders boeken
2 personen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Cateringafspraken maken
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen registreren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Techniek en presentatie inventariseren
2 personen
11
Programma en tijden bevestigen
2 personen
12
Presentaties verzamelen
13
Presentaties controleren
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Registratielijst afdrukken
16
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Techniek testen
2 personen
20
Locatiebeheer informeren
21
Sprekers briefing sturen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Buffet voorbereiden
3 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen opstellen
3 personen
28
Podiumtafel inrichten
2 personen
29
Projector en scherm plaatsen
2 personen
30
Microfoons klaarleggen
2 personen
31
Presentatielaptop aansluiten
32
Techniek opnieuw testen
2 personen
33
Presentaties klaarzetten
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Naamkaartjes klaarleggen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Ontvangstruimte controleren
2 personen

Event

38
Sprekers ontvangen
2 personen
39
Sprekers laatste briefing geven
2 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Opening aankondigen
43
Presentaties begeleiden
2 personen
44
Microfoons wisselen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Pauzehapjes serveren
3 personen
47
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
48
Buffet opbouwen
3 personen
49
Buffet openen
50
Buffet bedienen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
53
Avondprogramma begeleiden
2 personen
54
Koffie en thee opnieuw zetten
2 personen
55
Laatste vragenronde begeleiden
2 personen
56
Afsluiting aankondigen
57
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

58
Eten en drinken opruimen
3 personen
59
Afval verzamelen
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Techniek uitschakelen
2 personen
63
Presentaties veilig opslaan
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opbergen
68
Locatie netjes opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 75
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Spreektafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Laserpointeraantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Oplaadbare batterijenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Besteksetsaantal 85
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Naambordhoudersaantal 12
Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Plakbandaantal 4
Schrijfmateriaalaantal 20
Flip-overbordenaantal 2
Flip-overpapieraantal 4
Stiftenaantal 24

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast met begin- en eindtijd, pauzes en spreektijd per onderdeel. Zo weet je hoeveel stoelen, microfoons en presentaties je nodig hebt en voorkom je uitloop.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en aanwezigheid uit. Sluit de registratie bijvoorbeeld 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je cateringhoeveelheden, naamkaartjes en de registratielijst kunt afronden.
Verzamel presentaties uiterlijk 2 werkdagen voor de bijeenkomst en controleer ze op bestandsformaat, beeldverhouding en video. Zet alle bestanden op één presentatielaptop en neem HDMI-kabels, adapters en een presentatieklikker mee.
Plan een volledige techniekproef vóór de ontvangst begint. Test projector, scherm, luidsprekers, draadloze microfoons, stekkerdozen en verlengkabels in de opstelling waarin ze tijdens de townhall staan.
Richt registratie en catering als twee aparte stromen in. Zet de registratietafel met naamkaartjes bij de ingang en plaats koffie, thee, waterglazen en het buffet zo dat wachtende bezoekers de zaal en doorgangen niet blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een townhallbijeenkomst organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een townhallbijeenkomst op te bouwen?: Reserveer minstens 2 uur voor zaalopstelling, registratie, buffet en techniek. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige test met presentatielaptop, projector en microfoons.
Wanneer moet je de catering voor een townhallbijeenkomst definitief maken?: Maak de aantallen 3 tot 5 dagen vooraf definitief, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd bij koffie, thee en water rekening met het volledige programma en de pauzemomenten.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een townhall?: Verzamel presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf en test alle bestanden op de presentatielaptop. Controleer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor aanvang projector, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en batterijen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.