Ein Townhall-Meeting Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Townhall-Meeting entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über den Ablauf vor Ort. Lege zuerst Datum, Programm und Raum fest, bevor du Referenten einlädst oder Catering bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Technik, Präsentationen und die genaue Mengenplanung für Getränke und Buffet. Plane außerdem feste Prüf- und Briefingtermine ein: Viele Probleme entstehen, weil Folien, Adapter oder Ernährungswünsche erst am Veranstaltungstag auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Referenten und Moderatoren buchen
2 Personen
- 3
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 4
Catering-Vereinbarungen treffen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen erfassen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Technik und Präsentation inventarisieren
2 Personen
- 11
Programm und Zeiten bestätigen
2 Personen
- 12
Präsentationen sammeln
- 13
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Registrierungsliste drucken
- 16
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 17
Einkaufsliste prüfen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Technik testen
2 Personen
- 20
Location-Management informieren
- 21
Briefing für die Referenten senden
- 22
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Podiumstisch herrichten
2 Personen
- 29
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 30
Mikrofone bereitlegen
2 Personen
- 31
Präsentationslaptop anschließen
- 32
Technik erneut testen
2 Personen
- 33
Präsentationen vorbereiten
- 34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 35
Namensschilder bereitlegen
- 36
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 37
Empfangsbereich prüfen
2 Personen
Event
- 38
Referenten empfangen
2 Personen
- 39
Letztes Briefing für die Sprecher geben
2 Personen
- 40
Besucher registrieren
3 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 42
Eröffnung ankündigen
- 43
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 44
Mikrofone wechseln
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 47
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 48
Buffet aufbauen
3 Personen
- 49
Buffet eröffnen
- 50
Buffet bedienen
3 Personen
- 51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 52
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
- 53
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 54
Kaffee und Tee neu zubereiten
2 Personen
- 55
Letzte Fragerunde moderieren
2 Personen
- 56
Abschluss ankündigen
- 57
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 59
Abfall sammeln
2 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 62
Technik ausschalten
2 Personen
- 63
Präsentationen sicher speichern
- 64
Dekoration entfernen
2 Personen
- 65
Saal reinigen
3 Personen
- 66
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Material verstauen
- 68
Location sauber übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 75
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- Rednertisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 5
- LaserpointerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 8
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 80
- BestecksetsAnz. 85
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- NamensschildhalterAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
- KlebebandAnz. 4
- SchreibmaterialAnz. 20
- FlipchartsAnz. 2
- Flipchart-PapierAnz. 4
- StifteAnz. 24
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Raum und Referenten. Erst wenn diese Punkte bestätigt sind, lassen sich Einladungen, Anmeldung und Catering zuverlässig planen.
- Setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Meeting. Erfasse dabei nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche und besondere Anforderungen an Sitzplätze oder Technik.
- Sammle alle Präsentationen spätestens 3 Werktage vorher und prüfe sie auf Format, Schriftgröße und Videos. Teste jede Datei anschließend auf dem Präsentationslaptop mit Projektor, HDMI-Kabel und passenden Adaptern.
- Plane die Technik nicht nur nach Geräten, sondern nach Anschlüssen und Wegen: Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien mindestens am Vortag im Raum.
- Bereite Registrierung, Namensschilder und Raumaufbau am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn vor. Kaffee, Tee, Wasser und Snacks sollten vor dem Eintreffen der ersten Gäste bereitstehen, damit der Empfang nicht den Start verzögert.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Townhall-Meeting organisieren?
- Für ein internes Townhall-Meeting solltest du 6 bis 8 Wochen vorher beginnen. So bleiben genug Zeit für Raumreservierung, Referenten, Einladungen, Anmeldungen und Techniktests.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Townhall-Meeting verschicken?
- Verschicke die erste Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 7 Tage vorher, damit du Cateringmengen, Namensschilder und die Registrierungsliste vorbereiten kannst.
- Wann müssen die Präsentationen für ein Townhall-Meeting vorliegen?
- Fordere die Präsentationen spätestens 3 Werktage vor der Veranstaltung an. Prüfe sie danach gesammelt und teste sie am Vortag auf dem tatsächlich verwendeten Laptop und Projektor.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Townhall-Meeting?
- Plane mindestens 60 Minuten für Registrierungstisch, Bestuhlung, Buffet, Beschilderung und Technik ein. Bei mehreren Mikrofonen oder Präsentationen sind 90 Minuten realistischer.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!