Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Begin een toneelavond niet met decoratie, maar met de speeldata, zaal en inhoud van het stuk. Daarna werk je in deze volgorde: gasten uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, catering en programma vastleggen en pas daarna techniek, decor en ontvangst uitwerken. Plan een aparte controle voor rollen, teksten, kleding en grime. Op de dag zelf draait alles om een vrije podiumruimte, getest licht en geluid en een kleedruimte waar rekwisieten en kleding direct te vinden zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Speelstuk en speeldatum bevestigen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering bestellen
8
Programma definitief maken
2 personen
9
Rollen en teksten controleren
3 personen
10
Techniek en zaalindeling afstemmen
2 personen
11
Programma's afdrukken
2 personen
12
Decor en rekwisieten verzamelen
3 personen
13
Kleding en grime controleren
3 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

17
Zaal openen
2 personen
18
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
19
Stoelen opstellen
4 personen
20
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
21
Cateringtafel inrichten
3 personen
22
Decoratie ophangen
3 personen
23
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
24
Licht en geluid testen
3 personen
25
Kleedruimte inrichten
2 personen
26
Publieksroute controleren
2 personen
27
Avondbriefing geven
5 personen
28
Spelers laten omkleden
3 personen
29
Publiek ontvangen
4 personen
30
Programma's uitdelen
2 personen
31
Dranken en hapjes serveren
4 personen
32
Toneelvoorstelling begeleiden
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Pauzedrankjes serveren
4 personen
35
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

36
Rekwisieten opruimen
3 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Zaal schoonmaken
4 personen
39
Decoratie en techniek afbreken
4 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Inventaris controleren
2 personen
42
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Dessertbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Laptop
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Projectiescherm

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoek
Gordijnenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Programmabordenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Scharenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Karaffenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koekblikkenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Tips

Reserveer de zaal voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer meteen hoeveel stoelen, tafels en kleedruimte beschikbaar zijn. Zo voorkom je dat de ontvangsttafel of cateringtafel later de looproute blokkeert.
Leg het programma vast zodra het speelstuk en de speeldatum bevestigd zijn. Druk programma’s pas af nadat rollen, teksten, pauzemomenten en eventuele microfoons definitief zijn gecontroleerd.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten tijdig door aan de catering. Houd water, koffie en koude dranken apart klaar; thermoskannen en koelboxen staan dan niet in de weg tijdens de ontvangst.
Test licht en geluid vóór de gasten binnenkomen met de laptop, microfoons, statieven, audiokabels en podiumlampen. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen, want een ontbrekende aansluiting merk je meestal pas wanneer de zaal al volloopt.
Maak op de opbouwdag eerst de podiumruimte vrij en zet daarna stoelen, decor, rekwisieten en ontvangst klaar. Richt de kleedruimte in vóór de spelers arriveren en leg kleding en grime per rol bij elkaar, zodat niemand tijdens de laatste repetitie hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, het speelstuk en de speeldatum. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de avond.
Wanneer moet je catering voor een toneelavond bestellen?: Bestel de catering zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen voor de toneelavond door.
Hoeveel tijd heb je nodig om een toneelzaal op te bouwen?: Reken op 3 tot 4 uur voor stoelen, ontvangsttafel, catering, decor, rekwisieten en kleedruimte. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor een volledige test van licht, geluid en microfoons.
Wanneer controleer je rollen, teksten, kleding en grime?: Doe een eerste controle ongeveer 1 week vooraf en een laatste controle op de dag zelf, minimaal 2 uur voor aanvang. Leg ontbrekende kleding of rekwisieten direct apart en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.