Einen Themenabend Schritt für Schritt organisieren
Ein gelungener Themenabend steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Reserviere zuerst Saal und Termin, kläre das Spiel oder Motto und verschicke danach die Einladungen. Sobald die Anmeldungen eingehen, kannst du Catering, Ernährungswünsche und die Sitzordnung verlässlich planen. In den letzten Tagen geht es um Programm, Rollen, Kostüme, Requisiten und Technik. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Aufbauplan, damit Empfang, Bühne, Verpflegung und Umkleide rechtzeitig bereit sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 2
Spiel und Termin bestätigen
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Catering bestellen
- 8
Programm finalisieren
2 Personen
- 9
Rollen und Texte prüfen
3 Personen
- 10
Technik und Raumaufteilung abstimmen
2 Personen
- 11
Programme ausdrucken
2 Personen
- 12
Dekor und Requisiten sammeln
3 Personen
- 13
Kleidung und Schminke kontrollieren
3 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 17
Saal öffnen
2 Personen
- 18
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
- 21
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 23
Requisiten bereitstellen
3 Personen
- 24
Licht und Ton testen
3 Personen
- 25
Umkleide einrichten
2 Personen
- 26
Publikumsroute kontrollieren
2 Personen
- 27
Abendbriefing geben
5 Personen
- 28
Spieler zum Umziehen schicken
3 Personen
- 29
Publikum empfangen
4 Personen
- 30
Programme ausgeben
2 Personen
- 31
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
- 32
Theateraufführung begleiten
4 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 35
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 36
Requisiten aufräumen
3 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 38
Saal reinigen
4 Personen
- 39
Dekoration und Technik abbauen
4 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Inventar prüfen
2 Personen
- 42
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 40
- DesserttellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 6
Catering
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- Einkäufe
Ausstattung
- Laptop
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- AudiokabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Projektionsleinwand
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Dekoration
- Hintergrundtuch
- VorhängeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
- ProgrammschilderAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- ScherenAnz. 3
- ServierzangenAnz. 4
- KaraffenAnz. 8
- WasserkocherAnz. 2
- KeksdosenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Tipps
- Lege den Termin erst fest, wenn Veranstaltungsort und Saal bestätigt sind. Verschicke die Einladungen anschließend früh genug, damit du mindestens 7 Tage vor dem Themenabend eine belastbare Teilnehmerzahl hast.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und gib die endgültige Zahl beim Catering mindestens 3 bis 5 Tage vorher weiter. Plane außerdem Wasser und Getränke für den Empfang ein, nicht nur Speisen.
- Schließe Programm, Rollen und Texte spätestens 3 Tage vor dem Abend ab. Drucke die Programme vorher aus und lege zusätzliche Exemplare am Empfangstisch bereit, falls einzelne Gäste kurzfristig dazukommen.
- Teste Laptop, Mikrofone, Audiokabel, Verlängerungskabel und Projektionsleinwand nicht erst beim Einlass. Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Licht- und Tontest sowie für die Einrichtung des Bühnenbereichs ein.
- Bereite Requisiten, Kleidung und Schminke getrennt voneinander vor und richte eine Umkleide ein. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; stelle Empfangs- und Cateringtisch erst auf, wenn die Laufwege und der Bühnenbereich frei sind.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Themenabend planen?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Saal, Termin und Spiel beziehungsweise Motto. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Abend verschickt werden, damit du Catering und Raumaufteilung nach den Anmeldungen planen kannst.
- Wann soll ich die Einladungen für den Themenabend verschicken?
- Verschicke sie idealerweise 3 Wochen vor der Veranstaltung und setze eine Rückmeldefrist von 7 bis 10 Tagen. So bleiben dir noch mindestens 3 bis 5 Tage, um Catering, Ernährungswünsche und Sitzplätze zu bestätigen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Themenabends?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Stühle, Tische, Dekoration, Empfang, Cateringtisch und Requisiten ein. Für Licht- und Tontest sowie die letzte Kontrolle von Kleidung und Schminke solltest du zusätzlich etwa 30 Minuten einrechnen.
- Wann muss ich Technik und Programm für einen Themenabend fertig haben?
- Finalisiere Rollen, Texte und Programm spätestens 3 Tage vorher und drucke die Programme anschließend aus. Laptop, Mikrofone, Leinwand und Beleuchtung testest du am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!